El software de gestión de notas de gastos es un sistema integral de gastos para las empresas que manejan grandes volúmenes de tickets y/o facturas, disponible en versión web y móvil (iOS y Android).
Olvídate de guardar tickets originales en papel ya que las notas de gastos están homologadas por la Hacienda Tributaria.

Gestión de gastos

Entrada manual de gastos o OCR

Gersoft simplifica la entrada y la creación de gastos, pudiendo evitar la generación manual de hojas de forma manual. Con GerNOTAS es posible crear un gasto solamente con fotografiar el recibo desde su dispositivo móvil. Gracias a la tecnología de reconocimiento inteligente OCR, el software identifica los valores del recibo de forma inmediata, como por ejemplo: la fecha, el importe, el CIF, el IVA, la forma de pago, etc.

De esta forma el gasto ya estará automáticamente creado y listo para liquidar, pasar por el proceso de validación y ser aprobado.

A parte de la entrada por el dispositivo móvil, se pueden generar gastos por el aplicativo web o por facturas que recibamos por correo electrónico de forma automática. El sistema OCR identificará los valores de la factura, asignando el gasto a un empleado y creando automáticamente el gasto.

Gastos de Kilometrajes y Dietas

El gasto de un kilometraje se hará de forma automática solamente informando el origen y destino. El aplicativo calculará de forma automática la distancia recorrida, pudiendo indicar si es ida y vuelta o si queremos evitar peajes o autopistas.
Con el gasto de las Dietas, basta introducir los dias y el sistema generará tantos gastos como días introducidos por el usuario, quedando los gastos listos para liquidar.

Circuitos de validación

Los gastos se podrán agrupar y liquidar de forma conjunta, pasando por un circuito de validación asignado a cada usuario. Tanto el usuario como los validadores del circuito recibirán una notificación y correo electrónico con toda la información. 
Los gastos se podrán aprobar vía web o móvil, y una vez aprobados se podrán contabilizar y reembolsar el importe al usuario.
En los flujos de validación se podrán asignar tantos niveles de validación por circuito como se requiera, pudiendo hacer partícipe de una validación a los validadores que queramos.

Notificaciones y envío de correos electrónicos

El sistema envía notificaciones y correos electrónicos a los usuarios y validadores para informar en todo momento la situación del gasto reportado.
Se podrán enviar correos electrónicos y notificaciones manuales masivas a uno o más usuarios.

Gestión de viajes y anticipos

El usuario podrá solicitar un anticipo antes de realizar por ejemplo un viaje. A través de la app se solicitará un anticipo, introduciendo la fecha, divisa, días, motivo, etc. Este anticipo pasará por un flujo de validación, contabilización y pago para que el usuario pueda tener un importe concreto antes de realizar cualquier gasto.

Gastos multidivisas

Se podrán hacer gastos en el extranjero, puediendo elegir la divisa del país donde se ha realizado el gasto. El sistema convertirá el importe de divisa en euros utilizando el Banco Central Europeo, que actualiza las divisas diariamente. 

Otras configuraciones

• Límites de gastos
• Conceptos de gasto
• Tarjetas corporativas
• Formas de pago
• Asociación de CECO por gasto
• Certificaciones: ISO 27001, ISO 9001
• Homologación por Hacienda tributaria