[Tutorial] ¿Cómo compartir archivos de forma segura?

Ya sea interno o externo, el intercambio de documentos dentro de las empresas está creciendo rápidamente. Más allá de los problemas de sobrecarga de los servidores de archivos o del envío de archivos de gran tamaño, las empresas se enfrentan cada vez más a los problemas de control y seguridad de estos flujos de datos.

Pongamos un ejemplo concreto con Carl, que dirige un equipo de ventas, y Aurore, una clienta. Carl está a menudo de viaje de negocios. Cada día recibe un gran número de correos electrónicos y comparte archivos con sus colegas y clientes. Necesita poder acceder a sus archivos y compartirlos desde todos sus terminales, esté donde esté.

Veamos en este tutorial las mejores prácticas que Carl, su equipo de ventas y Aurore deben seguir para compartir archivos de forma segura. Para esta demostración, utilizaremos la solución NumSync, una herramienta de almacenamiento, sincronización y compartición de archivos.

Ver todos los software Compartir archivos

Buena práctica nº 1: aloja tus datos de forma segura

Para cumplir las leyes del RGPD sobre confidencialidad de datos, Carl utiliza una nube francesa segura.

Para intercambiar archivos de gran tamaño con Aurore, su cliente que trabaja desde casa, Carl crea una carpeta de compartición en la plataforma Numync en la que almacenará los archivos.

Interfaz de usuario de NumSync

Importar archivos a la carpeta del cliente

Buena práctica nº 2: Compartir carpetas en la nube internamente

Una vez que los archivos están en línea, Carl quiere dar acceso a su personal de ventas al proyecto vinculado al cliente Aurore. Tendrán derechos de edición en esta carpeta compartida entre usuarios. Para ello, Carl crea el recurso compartido y les autoriza a modificar los archivos, añadiéndolos o suprimiéndolos, etc.

Compartir archivos de clientes con otros usuarios de NumSync

Definir los derechos de acceso a los archivos de los clientes

Buena práctica nº 3: Compartir a través de una sala de datos para ahorrar tiempo

Carl puede seleccionar la carpeta (o subcarpeta) y optar por compartirla a través de un enlace público con su cliente. De este modo, crea una "sala de datos" en la nube privada, que le permite controlar el intercambio de datos y recibir automáticamente los archivos que Aurore comparte con él, ¡ahorrando tiempo!

Cuando Carl selecciona compartir por enlace público, se abre una nueva ventana que le ofrece una serie de parámetros.

Elegir compartir por enlace público

Buena práctica nº 4: Definir los permisos

Compartir archivos no implica necesariamente el mismo modo de colaboración cada vez. Al hacer clic en la opción de colaboración, Carl puede elegir si permite o no a su cliente Aurore añadir archivos a la carpeta.

Sin embargo, en ningún caso podrá borrar archivos. Carl sigue siendo el "amo" de la sala de datos.

Definir las opciones de colaboración con el cliente

Buena práctica nº 5: Reforzar la seguridad de los archivos compartidos

Dado que los intercambios con Aurore implican datos sensibles, es importante dificultar el acceso a la carpeta compartida. Por ello, en este caso concreto, Carl opta por proteger el enlace con una contraseña y define un periodo de validez para el enlace en las opciones de seguridad.

Definir las opciones de seguridad

Buena práctica nº 6: Elegir por su nombre a las personas externas con las que compartir una sala de datos

Una vez definidas las opciones de seguridad, Carl puede introducir los usuarios a los que desea enviar este enlace. Para ello, hace clic en "Enviar este enlace por correo electrónico" y añade la dirección de correo electrónico de su cliente Aurore. De este modo, Carl sabrá que fue Aurore quien abrió el enlace cuando reciba la notificación de que ha sido abierto.

Definir los usuarios externos con los que compartir el enlace público

Buena práctica nº 7: Fomentar la colaboración con socios externos

Facilitar la carga de archivos

Aurore ha recibido los archivos enviados por Carl y ahora puede intercambiar archivos con él en la misma carpeta, aunque no tenga una cuenta NumSync. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar sus archivos y cargarlos en la carpeta.

Aurore ya no tiene que enviar archivos de gran tamaño por correo electrónico ni restringir la cantidad y el peso de sus archivos.

Interfaz de usuario externa

Importación de archivos a la carpeta por parte del cliente

Simplificar la visualización de archivos sin descargarlos

Aurore no necesita descargar archivos de imagen (jpeg, png, mp4, pdf) de la carpeta compartida para visualizarlos. Puede abrirlos directamente desde la nube y ver los documentos en su totalidad.

Previsualizar el contenido de la carpeta compartida

Dejar la opción de descargar archivos según sus necesidades

Aurore puede descargar todos o sólo algunos de los archivos de la carpeta compartida de Carl, en función de lo que realmente necesite. Para ello, selecciona los archivos que desea y hace clic en el icono "Descargar" del menú de la derecha.

Carga de archivos

Alerta por correo electrónico cuando se carga un nuevo archivo

Aurore puede suscribirse a la alerta por correo electrónico. Recibirá una notificación por correo electrónico cuando lleguen nuevos archivos a la carpeta. La lista de archivos aparecerá en el correo electrónico.

Independientemente de quién los haya cargado, Aurore sabrá que han llegado nuevos elementos a la carpeta. Para activar la alerta por correo electrónico, basta con hacer clic en el relojito.

Crear una alerta por correo electrónico

Buena práctica nº 8: Manténgase informado sobre la actividad de los enlaces compartidos

Una vez que su archivo ha sido compartido con Aurore, Carl puede seguir su compartición. Recibe una notificación por correo electrónico cuando Aurore abre el enlace. Si ella sube archivos, Carl recibe inmediatamente una alerta por correo electrónico y una lista de los archivos en cuestión.

Recibir una alerta de acceso a la carpeta compartida

Todos los "eventos" externos (acceso al enlace, depósitos, descargas) e internos (renombrar, mover, eliminar, etc.) se enumeran y son fácilmente accesibles en la interfaz web de Carl.

Historial de acciones realizadas en el archivo compartido

Ver todos los software Compartir archivos

Conclusión

Al elegir una solución como NumSync, Carl puede estar seguro de que sus intercambios internos con sus empleados, y sus intercambios externos con Aurore o sus otros clientes, están protegidos . Los datos de su empresa están agrupados en una única nube. Puede trabajar en colaboración respetando la normativa vigente. Puede trabajar eficazmente y ahorrar tiempo cada día.

Se optimiza el trabajo colaborativo en movilidad y a distancia. Carl y su personal de ventas pueden sincronizar y acceder a sus archivos en todos sus terminales en todo momento. Cuando Carl enciende un dispositivo y está conectado a Internet, la sincronización es automática y todos los archivos se actualizan. Él y su equipo siempre están trabajando en el archivo correcto, en la versión correcta, almacenado en el mismo lugar, ¡en una nube francesa!

Le invitamos a ver el caso de uso en imágenes.