[Estudio de caso] Cómo optimizar los procesos para aumentar la tesorería

El mundo de los negocios tiene mil facetas. Algunas de estas facetas son tan importantes que pueden ser el principio del fin. O, siendo optimistas, el principio del éxito.

Todos sabemos que la tesorería es vital... incluso esencial. Pero, ¿cómo mejorar la tesorería? Eso es algo que los empresarios no siempre saben.

Cuando Antony Bouteiller, responsable de Assistance Frigorifique, se hizo cargo de la empresa familiar, se embarcó en una nueva aventura con muchas ambiciones y un imperativo importante: tenía que trabajar con lo que ya existía.

¿Cómo optimizar los procesos de una pequeña empresa de éxito? ¿Cómo racionalizar y replantear una estructura que existe desde hace 25 años? En esta entrevista, Antony Bouteiller hace una retrospectiva del equipo de Assistance Frigorifique y explica por qué recurrió a Evoliz.

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Assistance Frigorifique en pocas palabras

Assistance Frigorifique, fundada en 1994, está situada en el polígono industrial de Saint Gelais y está especializada en instalaciones frigoríficas, tanto para particulares (climatización, bombas de calor) como para profesionales (industria, restauración, agroalimentación, empresas frigoríficas). El objetivo de la empresa es claro: ofrecer a los clientes servicios de calidad con equipos de alto rendimiento y personal cualificado. En la actualidad, siete personas trabajan cada día para satisfacer a sus clientes.

Las dificultades logísticas y organizativas afectan a la tesorería

Cuando decidió hacerse cargo de la empresa familiar, Antony Bouteiller se enfrentó a 3 grandes problemas :

• Los equipos informáticos se gestionaban a nivel local y, además, eran caros y consumían mucha energía. Antony, que reside en Toulouse, trabaja en gran medida a distancia, lo que le obliga a tener acceso a la gestión de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  
• Se utilizan 3 herramientas diferentes para gestionar las ventas, las cuentas y los presupuestos. Se dio cuenta de que estas herramientas no podían interconectarse y observó que se perdía tiempo (triple entrada de la base de datos de clientes) y que aumentaba el riesgo de error.
  
• El gestor no tiene una visión global de su situación contable. Quería controlar sus ventas y compras en tiempo real para anticiparse a la situación financiera de la empresa y poner de relieve las áreas de mejora.

Implantar el software adecuado

Gracias a su dilatada experiencia profesional y a su dominio de los programas de gestión diseñados para grandes grupos, Antony Bouteiller se propuso encontrar una solución informática similar, pero adaptada a estructuras más pequeñas. Tras probar cerca de 5 softwares diferentes, se lanzó en 2019 a descubrir Evoliz. Por su ADN, Evoliz resuelve varios problemas a los directivos:

• en primer lugar, su modo SaaS (100% en línea, sin descargas), que le permite gestionarlo todo a distancia,
  
• en segundo lugar, el abanico de funciones (ventas, compras, banca) que permite centralizar toda la empresa en un único programa informático. Evoliz también ofrece una serie de funciones poco frecuentes en los programas informáticos de uso general, como las facturas con estado y la gestión simplificada de las existencias, que son esenciales para su negocio.

Entre los programas informáticos probados inicialmente, algunos iban más allá en cuanto a las funcionalidades ofrecidas, pero la pesadez y la complejidad de uso no convencían al equipo de Antony. Contable, comercial, técnico... en Assistance frigorifique, todo el mundo tiene que poder utilizar el software... ¡sin romperse la cabeza!

Tras algunas conversaciones con el servicio de atención al cliente para prolongar el periodo de prueba y probar la función de importación de datos, Antony se decidió por el software de Banana.

Racionalizar la tesorería, sí... ¿pero cómo?

Datos limpios y conformes

La elección de una solución informática también se basa en las garantías que ofrece. Los cambios en la herramienta y en la legislación son una garantía de calidad. Sin embargo, los editores pueden ir más allá y someterse a una auditoría anual para obtener la certificación NF203, la ley antifraude del IVA.

Todo empresario es consciente de que los documentos no conformes pueden acarrear una serie de inconvenientes para la empresa (facturas impagadas más frecuentes, imposibilidad de recurrir a la justicia, auditorías fiscales, etc.).

Por ello, Antony Bouteiller ha aprovechado este cambio de software para hacer más seguro su proceso de venta: las condiciones generales de venta se añaden automáticamente a cada presupuesto , los albaranes se crean con un solo clic, las facturas incluyen toda la información obligatoria, etc.

Gracias a la certificación NF203, Evoliz garantiza la seguridad dentro del propio programa. No hay lugar para el error. De este modo, Assistance Frigorifique puede estar segura de que su facturación es totalmente legal .

Mejorar la conversión de clientes potenciales en clientes

Como explica Antony Bouteiller: "Una de las principales razones por las que elegí Evoliz fue que aceptaba citas en línea, en formato de documento web.

Gracias a una gestión más precisa y completa de los presupuestos, los empresarios han podido asegurar su proceso de ventas y ahora disponen de un documento de compromiso oficial. El presupuesto se envía a través de un documento web y el cliente potencial puede aceptarlo fácilmente, dejarlo en espera o rechazarlo. El equipo de Assistance Frigorifique valida la recepción del documento, consulta su estado y actúa en consecuencia: un método eficaz para la conversión de nuevos clientes. Además, permite al equipo conocer en tiempo real la tasa de conversión y la cartera de pedidos. Una auténtica ventaja para la gestión financiera de su empresa.

Facturación: ahorre tiempo... ¡y dinero!

Cada día que se retrasa la facturación a un cliente es un día de dinero perdido. La solución ideal es facturar inmediatamente, en cuanto se haya completado el trabajo. La herramienta digital permite ahorrar tiempo no sólo en la creación de la factura, sino también en el envío del documento : en Evoliz, directamente por correo electrónico, por correo postal, por fax digital o incluso a través de Chorus Pro para los clientes de la Administración Pública. En unos pocos clics, la aplicación se encarga de todo. Como las facturas se envían más rápidamente, también se pagan más rápidamente.

Por ejemplo, el responsable de Assistance Frigorifique señala que "antes podía haber un retraso de 2 o 3 semanas, o incluso 1 mes, entre el final de la intervención y la facturación. Hoy, a 31 de mes, hemos facturado todo el mes".

Y para acelerar aún más el cobro, los clientes pueden pagar sus facturas directamente en línea mediante PayPal, Payzen o Stripe (Payplug próximamente) , o ser cargados en cuenta por la empresa a través de su conexión con GoCardless.

"Esto nos ha permitido reducir nuestro DSO en un 60%.

Siga los gastos de los proveedores de un vistazo

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Está claro que para controlar su tesorería, Antony necesita conocer en tiempo real el estado de sus gastos pasados y futuros. Aunque Assistance Frigorifique todavía no ha invertido al 100% en compras, el director de la empresa ya es consciente de que ha mejorado considerablemente la trazabilidad de sus gastos.

Ahora pueden :

• conocer el estado de las facturas de sus proveedores: pendientes, pagadas, vencidas, etc.
• tener una visibilidad casi directa de sus gastos y del peso respectivo de cada categoría, para poder racionalizar en caso necesario.
• Seguir la evolución de los precios de los proveedores para negociar contratos y reducir costes .

A menudo olvidamos que una buena relación con nuestros proveedores es tan esencial como con nuestros clientes. Por eso es importante respetar sus condiciones de pago para :

• garantizar la durabilidad y calidad de su colaboración - y por qué no, negociar condiciones de pago especiales,
• mantener la fluidez de todo el proceso de venta.

Después de más de un año utilizando el programa Evoliz, los resultados son positivos para el equipo de Assistance Frigorifique, y los progresos son fáciles de medir. Para Antony Bouteiller, la gestión a distancia de la empresa y el seguimiento diario son ahora posibles gracias a "una herramienta sencilla con una interfaz agradable". Pero cambiar de herramienta es -muy a menudo- un paso difícil. Cambiar los hábitos de trabajo, formar a los empleados... ¡es duro! Para Assistance Frigorifique, gracias a Evoliz, las solicitudes de reembolso de gastos son más rápidas, y los cursos de formación gratuitos en línea han conseguido que el equipo se incorpore en un abrir y cerrar de ojos... ¡Y con entusiasmo! Una tesorería más saneada y una mayor tranquilidad, ¡con una media de 22.000 euros más al final de cada mes!