10 pasos para implantar un SGA en su almacén
Dado que permite optimizar los recursos del almacén y los procesos logísticos, el buen funcionamiento de un sistema de gestión de almacenes ( SGA) es crucial para quienes intervienen en la cadena de suministro.
Por lo tanto, hay que tener cuidado durante la fase de implantación, ya que su eficacia futura dependerá del éxito de su despliegue.
Generix WMS explica aquí los pasos a seguir .
Paso 1 - Implique a su organización en un enfoque colaborativo
La implantación de un SGA repercute en toda la empresa:
- Departamento de marketing
- DEPARTAMENTO INFORMÁTICO
- directores de logística, etc.
Para acelerar el retorno de la inversión y reducir el riesgo de rechazo por parte de los equipos, cada departamento debe estar preparado para absorber el cambio.
Una vez aceptado el principio de implantación del SGA, es muy importante revisar la organización interna de la empresa y prever la formación de todo el personal implicado. Para alcanzar todo su potencial, el proyecto debe enfocarse como un todo, con los responsables de flujos en el centro de su planteamiento.
Así que, para garantizar el compromiso de todos, el apoyo a la gestión del cambio suele ser esencial y estratégico para tranquilizarles sobre cómo evolucionarán sus puestos de trabajo: ¡no, tus empleados no serán sustituidos por robots cuando se implante el software!
👉 Hay varias palancas disponibles para apoyar a los equipos, dependiendo del proyecto, las personas involucradas y los recursos disponibles, por lo que soluciones como el aprendizaje digital, la formación o el coaching pueden ser buenas ideas.
Etapa 2 - Definir con precisión el alcance del cambio
Tanto si es la primera vez que se instala un SGA como si se sustituye uno ya existente, hay que analizar sistemáticamente el alcance de los cambios que se quieren implantar. Puede parecer obvio, pero.... Sus necesidades no son las mismas que las de su vecino.
Por tanto, debe tenerlas en cuenta y definir los objetivos de rendimiento que desea alcanzar para orientarse hacia la solución de SGA adecuada. Se trata del escalado local de la estrategia global. Esta etapa se divide en dos fases:
- Recopilación de las necesidades: hay que definir los centros logísticos que hay que equipar y los flujos físicos que hay que modelizar. Hay que tener cuidado de incluir a los distintos departamentos implicados.
- Elaboración del pliego de condiciones: hay que especificar los grandes objetivos de la empresa y los retos empresariales a los que se enfrenta.
💡 Esta fase de anticipación operativa identificará los recursos industriales que deben desplegarse, en relación con el SGA.
Fase 3. Consultar a los equipos sobre el terreno
Muy a menudo hay discrepancias entre la información que conocen los responsables de la toma de decisiones (jefe de almacén, jefe de proyecto, jefe de logística) y lo que saben y hacen los operarios.
En un almacén, siempre hay que ponerse en la piel del operario: ¿puede orientarse y realizar su tarea con la información de que dispone?
En esta fase, se trata de comparar las previsiones de los responsables con las estimaciones y las reacciones de los equipos operativos. Esto permite precisar el tiempo necesario para el cambio en el marco de las estimaciones presupuestarias.
Cuarta etapa. Definir y desplegar el equipo del proyecto
El equipo del proyecto de implantación del SGA se compone de dos partes:
Un equipo de proyecto externo
Se trata de los responsables del proyecto en la editorial, e incluye :
- Un experto funcional, que debe tener un perfecto conocimiento de la herramienta y una sólida experiencia en proyectos de implantación de SGA. Podrá aconsejarle lo mejor posible sobre las configuraciones estándar, pero también podrá apoyarse en sus comentarios para adaptar la herramienta a las necesidades específicas de su proyecto.
- Un consultor técnico que pondrá en práctica estas recomendaciones de personalización.
- Un arquitecto de soluciones, que se encargará de integrar la herramienta en la arquitectura técnica del almacén, así como en el resto del SI de su empresa.
- Un jefe de proyecto, que se encargará de la coherencia y el buen funcionamiento del proyecto en su conjunto: cumplimiento del calendario, provisión de recursos, registro de tiempos, facturación, gestión de los comités de seguimiento y arbitraje de las decisiones.
Un equipo de proyecto interno
La identificación de sus miembros es fundamental. En efecto, la elección y la disponibilidad de los responsables internos del proyecto SGA son la clave de su éxito. Es importante conocer muy bien el sector:
- Los jefes de almacén y los supervisores encargados de áreas de actividad como la recepción, la preparación o la expedición.
- También se necesita un gestor de proyectos que dirija el proyecto durante los comités de seguimiento y sirva de enlace interno con la dirección de la organización, cuya implicación es esencial. También se recurrirá al equipo técnico durante las fases de instalación e intercambio de información entre el SGA y el software de gestión existente.
Etapa 5 - Elaboración de un calendario detallado
El tiempo necesario para implantar un SGA depende del alcance funcional. La implantación puede variar de unas semanas a un año, en función de las necesidades de la empresa, del tipo de almacén (manual o automático) y de la complejidad de los flujos logísticos que haya que gestionar.
Según los estudios de mercado sobre SGA, se tarda una media de 6 a 9 meses en implantar un SGA.
- si el almacén está automatizado, en el 30% de los casos el plazo de entrega puede llegar a ser de 10-12 meses;
- si el almacén se gestiona manualmente, en el 50% de los casos el plazo puede ser inferior a 6 meses.
Etapa 6 - Configurar la solución y adaptarla al proyecto
Esta etapa permite al proveedor de servicios adaptar el software del SGA a la organización de los almacenes. Para ello, hay que desarrollar un diseño que contenga especificaciones generales y, a continuación, especificaciones detalladas paso a paso.
Define tanto el esquema como el contenido del proyecto. Requerida para analizar los requisitos, se trata de una etapa muy intensa de reflexión sobre los procesos logísticos actuales y futuros.
👉 A continuación, se lleva a cabo un análisis funcional para asegurarse de que la solución elegida se ajusta lo más posible a la norma e identificar cualquier desviación de la misma. A continuación, el equipo encargado de esta etapa explotará las capacidades de parametrización de la herramienta para satisfacer requisitos empresariales específicos, preparará una especificación de aceptación completa y trabajará con el editor para introducir mejoras.
Etapa 7 - Integrar la solución en la práctica... y probarla
Justo antes de la puesta en marcha, es necesario un periodo de pruebas que tenga en cuenta todos los escenarios posibles. Es la última etapa antes de la puesta en marcha.
La implicación de todos es esencial para superar con éxito esta etapa. Hay que tener en cuenta que las pruebas deben ser realizadas por el cliente y no por el integrador, ya que éste no puede ser "juez y parte".
En esta fase, un comité de dirección estratégica decidirá el GO / NO GO en función de los distintos indicadores y alertas que reciba. La fase de formación sigue a esta etapa, una vez tratados los indicadores problemáticos.
Etapa 8 - Comunicación regular con los equipos operativos
Cambiar todo el mundo del trabajo de la noche a la mañana puede perturbar significativamente a los equipos: por lo tanto, es vital mantenerlos informados de forma regular.
📣 Un punto importante que hay que comunicarles: se trata ante todo de un proyecto para ellos, para facilitar su trabajo diario. De antemano, hay que informar sobre el progreso del proyecto, darle un nombre y hacer que los equipos se impliquen para crear y mantener el entusiasmo por él.
Etapa 9 - Conocer las posibilidades que ofrece el SGA
El día de la puesta en marcha del SGA, es probable que los operadores no estén al 100% de su capacidad. Hay una curva de aprendizaje. Los equipos necesitarán cierto tiempo para familiarizarse plenamente con la nueva solución, incluso con formación previa.
Las primeras semanas saldrán a la luz algunos problemas que no pudieron identificarse durante el periodo de prueba, y los empleados tendrán que aprender a dominar la amplia gama de funcionalidades. Sin embargo, si se han seguido las etapas anteriores, la adopción interna de la herramienta será relativamente rápida.
Etapa 10 - Mantener un contacto regular con el editor
Con una solución de SGA en la nube, puede estar seguro de que está utilizando la última versión del software: las actualizaciones son automáticas, tanto desde el punto de vista técnico como normativo: su gestión de facturas siempre cumplirá las normas. Y todo con la misma fluidez que una simple actualización de la aplicación en un smartphone. Pero eso no significa que deba cortar todos los lazos con el editor de su solución.
Al menos por dos razones:
- La primera es que los editores desarrollan sus soluciones a partir de las opiniones de los usuarios: al formalizar sus necesidades o dificultades, contribuirá sin duda a desarrollar la herramienta en su beneficio.
- La segunda razón es que el editor, por definición, siempre estará ahí para ayudarle si lo necesita, por teléfono, chat, correo electrónico o incluso en persona.
Artículo traducido del francés