Todo lo que necesita saber sobre el flujo de trabajo del proceso logístico de entrada

Disponer de un buen flujo logístico es esencial para el negocio de una empresa y su proyección mundial. Es el enlace entre las empresas y el mundo.

Todos hemos hecho alguna vez un pedido por Internet, o al menos una vez en la vida. Pero, por supuesto, no se trata sólo de ir a un sitio web, hacer clic en comprar y recibir la confirmación de compra en el correo electrónico. También hay un proceso para esa compra. Y ese proceso forma parte de la logística.

Desde el momento en que haces clic en comprar, hay todo un equipo trabajando entre bastidores, para validar y hacer lo necesario para que te llegue lo antes posible.

Hay dos tipos de logística. Por un lado, la logística de salida, que se centra en la entrega de los productos acabados al cliente para su consumo, y por otro, la logística de entrada, que se ocupa de recibir las materias primas para almacenarlas y transformarlas en un producto.

En este artículo, nos centraremos en la logística de entrada y su proceso de flujo de trabajo.

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¿Qué es el flujo de trabajo logístico?

El flujo de trabajo logístico es un sistema automatizado paso a paso que muestra los procesos esenciales por los que pasan las mercancías en una empresa antes de llegar al cliente, es decir, al centro de distribución. Permite a empresas, compradores y vendedores hacer más eficientes sus flujos de trabajo, ya que es importante que los materiales lleguen a su destino según lo previsto.

Disminuye la introducción manual del tratamiento de los envíos de mercancías. La documentación del proceso simplifica las tareas necesarias. Los exámenes constantes de cada paso por el que pasan esos materiales requieren menos tiempo.

Este proceso reduce los costes y cumple los plazos de entrega del proveedor y los suyos.

¿Qué es el proceso de entrada en logística?

La logística de entrada es la red de flujo y afluencia de materias primas y materiales que van de un proveedor a su empresa. Su proceso incluye todo, desde el transporte hasta el almacenamiento y la entrega de las mercancías que recibe de los proveedores.

El funcionamiento de la logística de entrada consiste en asegurarse de que sigues los pasos adecuados para no incrementar los costes de envío y de que no envías los materiales a un destino equivocado. Para ello, debes comprobar

• El abastecimiento y aprovisionamiento: que consiste en determinar y examinar posibles proveedores con los que puedas gestionar y negociar condiciones en logística así como recibir los mejores precios.
• El pedido/compra: que consiste en adquirir la cantidad adecuada de bienes y materiales para la empresa a la que va a realizar la entrega, y comprobar que se recibe la cantidad correcta a tiempo.
• Transporte: consiste en decidir qué medio de transporte utilizar, ya sea un camión, un barco, un avión, un tren, etc., para entregar los materiales a la empresa. También incluye seleccionar el transporte más rápido para la recepción de mercancías, pactar con los transportistas y acordar precios y rutas con los proveedores.
• La recepción de los materiales: que implica ocuparse de descargar los nuevos materiales que han llegado descargando los camiones que los han transportado. Una vez hecho esto, la cantidad de materiales de la mercancía en el camión debe coincidir con el pedido y que no haya errores.
• La maniobra de los materiales: cada artículo que se obtiene debe colocarse y organizarse en la instalación hasta que sea necesario utilizarlo.
• Guardar: se cogen los materiales del muelle y se llevan al almacén en su ubicación designada.
• Almacenamiento y depósito: en esta parte de la logística, realizas la entrega de los materiales antes de que vayan a los fabricantes. Se asegura de que se cumplen las condiciones de almacenamiento de los materiales y de que se colocan donde deben estar para su cumplimiento. Se asegura de que las ubicaciones sean coherentes.
• Gestión de inventarios: en logística, es asegurarse de que el tipo, la cantidad de mercancías para la venta y que las materias primas para producir esas mercancías están alineadas. Es pensar dónde distribuirlas y colocarlas en logística.
• La expedición: consiste en supervisar el avance de los materiales y que lleguen a tiempo a sus instalaciones.
• El seguimiento: suele consistir en comprobar si los pedidos se han enviado y en qué fase del trayecto se encuentran.
• La logística inversa: si, por cualquier motivo, hubiera algún problema con los materiales, como defectos, problemas de entrega, devoluciones o reparaciones, debe aceptarlos de vuelta. También es una forma estupenda de obtener productos usados para las empresas que se dedican al reciclaje.

Y, aunque este es el proceso general, depende de la amplitud de los materiales que una empresa reciba o envíe y de la relación que tenga con el comprador o el vendedor.

¿Cómo se hace la logística de recepción?

Es importante respetar los pasos de la logística de entrada, ya que garantiza que se entregue todo el material y, además, el suministro correcto, o podría sobrepasar la capacidad de almacenamiento y nos quedaríamos con mercancías o materiales sin utilizar. También pueden producirse fallos de comunicación si no hay un seguimiento regular. Así pues, los pasos que se siguen son:

• Compras: Para iniciar el proceso de entrada, una empresa busca vendedores que puedan administrar el material o las mercancías que va a necesitar. Una vez encontrada la empresa, se inicia el proceso de negociación de precios para comprar los materiales.
• Recepción: Después de que las negociaciones se han cumplido, hay un registro de la orden de compra y la empresa obtiene un recibo tan pronto como ha realizado su compra.
• Actualización del envío: Una vez comprada la mercancía, la empresa recibe una notificación, gracias a un número de seguimiento, del proveedor haciéndole saber que los materiales han sido enviados.
• Llegada: Los materiales llegan al muelle asignado por la empresa receptora.
• Recogida: Los operarios de la empresa receptora descargan los materiales y comprueban si se cumplen las condiciones con un código de barras. Si lo son, los materiales pueden llevarse a donde la empresa los necesite, como su almacén o cualquier otro lugar.

¿Cómo funciona el flujo logístico en las empresas internacionales?

Para que una empresa internacional tenga éxito, debe participar en envíos internacionales. En algún momento, empresas de todo el mundo querrán encargarle mercancías, al igual que usted querrá recibir mercancías. Y esas mercancías deben pasar por algún tipo de proceso y cumplir ciertos requisitos, sobre todo cuando se trata de las aduanas de los distintos países.

Entonces, ¿cómo funciona la logística para las empresas internacionales? Puede leerlo a continuación:

El éxito de las empresas depende del éxito de las entregas y de una cadena de suministro eficiente, que reagrupe toda la serie de envíos. Y lo que es aún mejor, añade valor a su empresa cuando la cadena no se interrumpe. Eso significa que no hay gastos adicionales por retrasos ni decepción por parte del cliente.

Y el envío internacional no es menos exigente porque entregar no es tarea fácil, hay normas y reglamentos que cumplir, y la gestión de la documentación logística para el comercio internacional puede ser agitada. Afortunadamente, existen soluciones específicas diseñadas para facilitarle la tarea.

Cada comercio es específico de cada país; es esencial controlar la cadena documental vinculada a sus operaciones internacionales. Esos documentos pueden servir de prueba, permitir una transferencia de propiedad, asegurar la mercancía, condicionar un pago. Así que tenga cuidado.

He aquí algunos consejos sobre la documentación necesaria:

Usted dispone de la documentación general:

• La factura proforma, un documento comercial que define con precisión los términos de la transacción.
• El certificado de origen, que identifica la mercancía y su procedencia.
• La lista de empaque, elaborada por el vendedor, que detalla la mercancía paquete por paquete (número, peso, marcas).
• El certificado de seguro, expedido por la compañía de seguros del remitente, que cubre la mercancía en caso de daños (tenga en cuenta que algunos países exigen el uso de una compañía de seguros nacional).

Los documentos para el transporte: flete marítimo, aéreo o terrestre.

Estos documentos pueden variar según el tipo de transporte, no obstante, normalmente los encontrará a continuación:

• Para el transporte marítimo: el Conocimiento de Embarque (o B/L).
• Para el transporte aéreo: la carta de porte aéreo (o AWB).
• Para el transporte por carretera: la carta de porte CMR.
• Para el transporte por ferrocarril: la carta de porte CIM o la carta de porte internacional.

Es indispensable conocer las formalidades aduaneras de los países por los que transitan sus mercancías. Las normas son más o menos complejas según el territorio aduanero: los intercambios dentro de la UE serán evidentemente más fáciles que los de fuera de la UE.

Conozca las obligaciones de cada país para que sus mercancías no acaben bloqueadas en la aduana. Cuidado, estas obligaciones también serán inherentes a los Incoterms (utilizados para establecer las obligaciones que deben respetar compradores y vendedores cuando acuerdan contratos de comercio internacional.) elegidos como parte de su "contrato" de venta.

Si estos documentos te parecen abrumadores, existen plataformas digitales especializadas que pueden ayudarte a organizar y centralizar cada documento.

🛠 Por ejemplo, con TRADE.EASY, puedes editar automáticamente proformas, facturas y listas de empaquetado con tu propia imagen (logotipo, nombre, dirección, menciones...).

Esta solución facilita el seguimiento de su logística y ahorra tiempo en su flujo de trabajo de comercio internacional de mercancías. La lista de acciones a realizar (relacionadas con las formalidades y otras obligaciones) se genera automáticamente en función de sus propios procesos.

También centraliza todos los datos relacionados con su negocio, para ayudarle a gestionar las formalidades aduaneras, los documentos reglamentarios, los plazos, el transporte y los seguros de acuerdo con los incoterms de compra y venta.

El uso de una herramienta de este tipo le ofrece una visión de 360° de la actividad de cada uno para una mejor toma de decisiones estratégicas, y para ayudarle a estructurar sus procesos de trabajo.

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Ventajas de la logística de recepción

La logística de entrada es eficaz porque aumenta la calidad de los productos y disminuye el desperdicio de materiales. Hay menos errores en los envíos, lo que demuestra tu profesionalidad y eficacia. La logística de entrada aumenta sus ventas. Por tanto, la logística disminuye los costes y aumenta los ahorros de su empresa. Las relaciones comerciales se fortalecen, y las experiencias de servicio para ambas partes se desarrollan sin problemas.

Las ventajas también incluyen

• Previsión de los costes de las materias primas.
• Los procesos se automatizan. La información se transfiere fácilmente, por lo que permite una mejor cooperación entre su equipo facilitando la gestión logística
• Las entregas llegan a tiempo gracias a las actualizaciones de las notificaciones de envío que conducen a una relación más sólida entre el comprador y el vendedor/proveedor
• La calidad de las mercancías es mejor gracias a que los proveedores investigan la calidad de las mercancías realizando inspecciones
• Al supervisarse todos los procesos del transporte de materiales, pueden detectarse los problemas de la cadena de suministro.
• Mejor gestión del inventario y menos costes de almacén por exceso de existencias.

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Ejemplo de logística de entrada

Usted es fabricante de automóviles y va a necesitar piezas de recambio. Para ello, tendrá que comprar y abastecerse determinando cuáles y cuántas necesitará. Un equipo de compras buscará precios, estilos o piezas, cantidad y fecha de entrega, etc.

Una vez que hayan encontrado al proveedor adecuado, el gestor de compras se encargará de las negociaciones del contrato.

Después, se genera un registro de compra que se envía a los proveedores, y se envían recibos a los compradores.

Cuando llega el momento de la entrega de los productos, los proveedores envían notificaciones a los compradores a través de una notificación que se utiliza en su correo electrónico gracias a un número de seguimiento.

Luego, una vez que los productos llegan a los muelles, los trabajadores los reciben y los descargan, comprobando que no haya errores y asegurándose de que el pedido es válido mediante el escaneado de códigos de barras. Y a medida que dan su aprobación, los productos se llevan a sus instalaciones o almacén.

Una vez terminado todo ese proceso de recepción, hay una sección que se ocupa de la logística inversa, es decir, las empresas que no utilizan todo lo que tienen en inventario pueden devolverlo a los proveedores.

Se mire como se mire, la logística es la conexión del mundo. Si no existiera, lo más probable es que no se enviaran productos, ya que ni las personas ni las empresas invertirían demasiado tiempo y dinero en conseguir materiales en el extranjero. Llevaría mucho tiempo y probablemente se cometerían muchos errores de envío. Esto llevaría a las empresas a perder dinero y la satisfacción de sus clientes. Por tanto, para ser eficientes y realizar envíos internacionales a un mercado mayor, la logística es el camino a seguir.