[Estudio de caso] Infopro Digital optimiza su planificación y sus recursos

La empresa líder en información automovilística sobre métodos y recambios presupuesta finamente sus estudios.

Infopro Digital (3.600 empleados, 480 millones de euros de volumen de negocio, presencia en 15 países) desarrolla soluciones digitales (plataformas, software, ferias, bases de datos, formación) que permiten a sus clientes de seis comunidades profesionales (seguros y finanzas, automoción, construcción, distribución, industria y sector público) aumentar su rendimiento comercial.

Su actividad de automoción es líder en el mercado francés de datos relativos a métodos y piezas de recambio. Con vistas a desarrollar este tipo de servicio para la exportación, la empresa necesitaba primero obtener una visión más detallada de su tiempo de investigación. A continuación, pasó a una fase de análisis de los tiempos mediante el cruce de información. Philippe Sevot, Responsable de Calidad y Cambio, explica los retos organizativos de Infopro Digital.

Un mercado francés favorable, ambiciones internacionales

Infopro Digital diseña manuales de reparación de automóviles para fabricantes internacionales y particulares. Ahora que estos manuales están en formato digital, la empresa está enriqueciendo bases de datos traducidas a 47 idiomas en una aplicación utilizada por sus clientes. En ella se detallan las piezas, los precios, la información necesaria para elaborar presupuestos y las cifras del seguro tras un siniestro.

La empresa es líder de mercado en Francia en datos de "Métodos" y "Piezas", y ofrece un servicio completo. Sólo en el ámbito de los métodos, Infopro Digital no tiene competencia en Francia en este nicho de mercado. Ha diseñado aplicaciones especializadas para parabrisas, retrovisores y piezas de parabrisas para redes que trabajan con aseguradoras. Los presupuestos realizados con la herramienta interna de Infopro Digital deben comunicarse con la solución de la aseguradora para poder ser reembolsados.

La ambición de la empresa es desarrollar sus métodos en el extranjero, además de las piezas, donde se codeará con operadores británicos y alemanes, entre otros.

El reto: conocer a fondo las piezas y los métodos utilizados

Una enorme base de datos (95.000 entradas) compuesta principalmente por información de los fabricantes constituye el núcleo de la actividad.

"El reto para el departamento de Producción, repartido en varios centros -Antony, Orléans, Burdeos y Túnez-, es recuperar la información de los fabricantes e introducirla en una base de datos para publicarla en las herramientas de Infopro Digital. La base de datos sigue siendo única, pero las herramientas tomarán partes específicas en función del cliente. Como editor, nos beneficiamos de contratos especiales para editar y recrear la documentación técnica de los fabricantes, que completamos con iconografía y métodos propios", explica Philippe Sevot, que también se encarga de la asistencia documental.

Construir un coche es un proceso complejo

Un vehículo está formado por un complejo conjunto de componentes. Una carrocería puede tener 5 puertas y presentarse en versiones familiar, cabriolet, 3-4 o 5 puertas. También hay diferentes motores, cajas de cambio y chasis. Las agrupaciones se realizan durante la producción. Por ejemplo, un cambio de aceite del motor implicará a un grupo de vehículos. En este contexto, un estudio consiste en tomar un conjunto de vehículos y recopilar información para cada motor, caja de cambios, carrocería, etc.

Un estudio en Infopro Digital es como construir un vehículo "real". Así, por ejemplo, inyectamos un determinado número de métodos, piezas y tiempos de mano de obra en un chasis deportivo familiar Audi A4 con motor de 2 litros y caja de cambios automática de 7 velocidades. Algunos equipos trabajan con métodos de nivel 1 o 2, otros con piezas, tiempos o precios originales del fabricante.

"Estimar los tiempos de producción de un estudio era complejo y nos enfrentábamos a imprecisiones y tiempos de procesamiento que considerábamos demasiado largos. Necesitábamos una solución robusta capaz de asignar un número preciso de horas a partes concretas del proceso de producción. La herramienta Beebole se adaptó para cumplir todos estos requisitos.

Philippe Sevot, responsable Qualité et Changement pour l’activité automobile

Beebole: una herramienta flexible y fácil de usar para el seguimiento de tendencias

Los empleados pueden acceder a una hoja de actividades a través de su ordenador o smartphone. Se presenta en una vista diaria o semanal muy sencilla. La "materia prima" es un coche. El empleado elige una actividad de un menú desplegable con decenas de miles de entradas. Cada modelo tiene un "código de grupo de modelos" que muestra todos los elementos relacionados con el modelo seleccionado. Infopro Digital ha enumerado todos los modelos de coche en los que trabaja, teniendo en cuenta que un modelo puede tener un motor diferente, existir en varias versiones, etc.

La empresa necesitaba un sistema robusto capaz de procesar esta masa de información en forma de proyectos. El empleado selecciona una entrada e introduce un número de horas y/o minutos. No es necesario indicar la hora de inicio o fin. Una vez realizada la entrada, el empleado puede enviar la hoja para su aprobación. Todo funciona a la perfección.

El administrador se encarga de dos cosas

• la creación de todos los modelos de coches a medida que van llegando,
• la creación de los empleados en el sistema y sus derechos de acceso.

El sistema de agrupación de entradas permite definir tendencias

Uno de los puntos clave del sistema: Philippe Sevot ha desarrollado un sistema para agrupar las entradas y darles una nueva dimensión. Así, los modelos de coches se han estructurado por marca, tipo de motor, etc. Hay una veintena de grupos, lo que permite identificar tendencias. Hay una veintena de grupos, lo que añade dimensión a cada entrada de la lista.

Así, la lista de modelos de coches muestra las diferentes marcas, motores, cilindradas, etc. Al generar informes, el administrador obtiene una visión global de todos los modelos de coche, pero incorporando los distintos criterios de agrupación predefinidos. Así, por ejemplo, es posible analizar el tiempo dedicado a todos los modelos de Fiat, o el tiempo medio de desmontaje de un coche de gasolina, etc. Así pues, el sistema permite realizar análisis avanzados y definir tendencias por modelo.

Gestión compleja del tiempo en varios centros

Se añaden controles de calidad y entrega a lo largo de todo el proceso de producción. Cada etapa se detalla en la herramienta de gestión del tiempo. El objetivo es poder identificar con precisión, para cada vehículo creado, el tiempo necesario para completar el nivel "piezas y mantenimiento", el nivel "600 piezas" y el nivel "par". Por ejemplo, completar el nivel de 600 piezas requiere un 10% del tiempo para la preparación del vehículo, un 70% para la producción pura y un 20% para el control de calidad. Por tanto, la herramienta de gestión del tiempo se especificó así desde el principio. Desde el punto de vista ético, estaba descartado utilizarla para medir la productividad o en las evaluaciones anuales.

Hoy en día, el personal francés trabaja 7,30 horas al día y 6,30 horas los viernes. La semana se ha congelado en 36 horas y 50 minutos. Philippe Sevot ha encontrado dificultades a la hora de ampliar el horario: "Queríamos bloquear la jornada a las 7.30 horas diarias. Si se sobrepasaban las horas, el encargado tenía que presentar una solicitud de horas extraordinarias, lo que exigía introducir un reglamento específico para limitar la jornada diaria a 7,30 horas".

En cuanto a la entidad tunecina, trabaja 8 horas diarias. Sin embargo, durante el periodo del Ramadán, se reduce a 6,30 horas, al igual que en verano, antes de volver a las 8 horas en septiembre.

Control más estricto de los horarios y tareas de estudio

"Idealmente, nos gustaría afinar nuestra noción de horarios diarios/semanales y tener la posibilidad de crear franjas horarias estándar asignadas a empleados o equipos. La ventaja actual con Beebole es que, de un vistazo, podemos ver el estado de una entrada (normal o anormal) mediante un código de color verde o rojo".

Además, un técnico de un equipo que trabaja en parabrisas puede estar ayudando temporalmente a otro equipo con la filtración. Como resultado, el sistema acaba teniendo entradas incoherentes: aunque forma parte del equipo de parabrisas, ha realizado tareas relacionadas con los filtros.

"Ahora sé que Beebole integra el concepto de equipo. Basta con crear dos tipos de equipo: equipos de 'personas' y equipos de 'proyectos' o 'actividades'. En Beebole aparecen dos columnas diferentes que permiten visualizar los movimientos entre equipos.

Con varios años de retrospectiva, el Sr. Sevot mide el tiempo dedicado a rellenar una base de datos y es capaz de identificar tendencias temporales en el diseño de estudios, gracias sobre todo a la metavisión no intrusiva que ofrecen los grupos. Esto le permite planificar mejor los recursos y el número de estudios para los próximos años.

Ganancias en términos de precisión

Desde hace un año, un nuevo equipo de gobernanza ha asumido una misión de calidad y ahora cruza la información: "Beebole me permite comprobar que las horas se introducen realmente para cada etapa, de modo que podemos ir más allá de lo declarativo. Las cifras anunciadas en un lado deben corresponder a los datos reales introducidos", asegura el Sr. Sevot. Como el sistema lo utilizan casi 300 personas, el rigor es esencial. Sobre todo porque el coste se repercute, por supuesto, en el precio de la documentación que compran los clientes.

Explica: "Ciertos tipos de estudio solían tardar doce días en completarse, periodo que la anterior dirección redujo a 9 días. La duración real era de 7 días. Sin embargo, no se habían introducido los pasos de preparación que reducirían los errores posteriores. Por lo tanto, se solicitaron 2 días más. Me aseguro de que se introduzcan correctamente en Beebole. Al final, la introducción de datos inexactos es sistemáticamente contraproducente.

Evolución de la utilización operativa de la gestión del tiempo

Actualmente, el Sr. Sevot trabaja con una extracción mensual y luego elabora tablas dinámicas. Esto le permite realizar comprobaciones cruzadas con otros tipos de tablas. De momento, el proceso sigue siendo un poco engorroso, porque estas exportaciones mensuales de unas 5.000 líneas a Excel van a llegar a su límite. El propio Excel no está pensado para ser una base de datos y, a medio plazo, probablemente será necesario utilizar una solución intermedia.

No obstante, Beebole ofrece un cuadro de mandos que cubre un espectro relativamente amplio de necesidades de información. Un complemento, en forma de pequeño menú lateral, permite recuperar datos externos como Google Sheets con un simple clic y en tiempo real. No hay necesidad de reelaborar los datos, ni los gráficos, vlookups o tablas dinámicas - todo lo que tienes que hacer es actualizar los datos Beebole utilizando el botón correspondiente, por lo que no tiene que volver a crear un informe cada vez, y no se pierde ninguna información. Por el momento, los complementos sólo afectan al mundo Google.

El "plus" de Beebole: optimización de la calidad

"La simplificación de la gestión diaria del tiempo es lo que más me gusta de Beebole. Los cambios son visibles al instante".

Philippe Sevot, Responsable de Calidad y Cambio de la División de Automoción

Al principio, la herramienta se utilizaba para presupuestar futuros estudios. Ahora también puede utilizarse para comprobar que lo que se indica en términos de horas es lo que realmente se hace, como parte de un proceso de control de calidad continuo. Con la ventaja de casi 6 años de experiencia operativa, las cifras medias se vuelven más significativas y fiables con la afluencia de datos a lo largo del tiempo.

"La simplificación de la gestión diaria del tiempo es lo que más aprecio de Beebole. Los cambios son visibles al instante. Vamos a examinar más detenidamente la función de activación del cronómetro disponible en los ajustes de la hoja de actividades, que nos permitirá controlar los tiempos aún más de cerca", concluye el Sr. Sevot. Por último, Infopro Digital se alinea con el planteamiento organizativo del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, que impulsa el uso de una solución única de gestión de servicios para garantizar la transparencia de las horas de trabajo y el control de las horas extraordinarias.