[Tuto] ¿Cómo se gestiona un programa de voluntariado con una herramienta específica?

Los voluntarios se han convertido en una parte indispensable de la organización de eventos. Sin su contribución, la mayoría de los eventos no podrían organizarse en condiciones óptimas.

Sin embargo, la gestión de los voluntarios sigue siendo una tarea tediosa y lenta para los organizadores. Es una tarea que requiere cierto rigor por parte del equipo organizador.

En este tutorial, vamos a sugerir algunas formas de digitalizar la gestión de su programa de voluntariado, simplificando el proceso y sus comunicaciones con la comunidad.

¿Cómo preparar y planificar su programa de voluntariado?

Contexto

Los voluntarios son un recurso esencial para los organizadores. Están presentes durante todo el acontecimiento, aportando su tiempo y su experiencia para que sea un éxito.

Sin su presencia, ningún acontecimiento deportivo o cultural podría celebrarse. Según el último estudio de France Bénévolat, casi 12,5 millones de personas dieron su tiempo para mantener en marcha estas actividades y asociaciones en 2019.

Sin embargo, la gestión y coordinación de estos equipos de voluntarios sigue siendo un reto importante para el equipo organizador. La gestión es una tarea compleja que requiere cierta experiencia. Es un trabajo en el que generalmente pasas mucho tiempo rellenando hojas de cálculo Excel e introduciendo información de diferentes fuentes.

Como organizador, tu trabajo consiste en reclutar, gestionar, coordinar y unir a un equipo de voluntarios cuyas habilidades y espíritu harán que tu evento sea un éxito.

He aquí algunos consejos que le ayudarán a elaborar su programa de voluntariado de forma eficaz y a ahorrar un tiempo precioso.

Pasos a seguir

1- Defina sus necesidades y perfiles tipo

Su acontecimiento está tomando forma. Una de las etapas clave de su organización es determinar todas las necesidades (materiales, humanas, técnicas) necesarias para el buen desarrollo de su acontecimiento. Conviene elaborar previamente una lista de las distintas tareas. Esto le dará la oportunidad de reunir un equipo de voluntarios competentes.

Hay que tener en cuenta el perfil de cada voluntario. Voluntarios con personalidades diferentes pueden aportarle todos sus conocimientos y habilidades en materia de recepción, logística o merchandising.

Algunos puestos también pueden ser ocupados por personas con capacidades físicas específicas. Por ejemplo, se le puede pedir que esté de pie durante un día para distribuir suministros a los corredores o que ayude a los atletas en sus esfuerzos en la montaña. Antes, durante y después de su evento, estos voluntarios son esenciales para el buen funcionamiento y la satisfacción de los participantes.

2 - Elaborar las descripciones de los puestos

Para asignar a sus voluntarios las tareas adecuadas, es esencial crear descripciones de los puestos.

Su primera tarea será añadir una descripción detallada del puesto. Cuanto más detallada sea la descripción, mejor. A continuación, adjunte la ubicación específica.

Con programas como Recrewteer, puedes incluso especificar la zona de acción mediante un mapa interactivo y coordenadas GPS. Así tus voluntarios podrán orientarse fácilmente y situarse en el lugar adecuado. Por ejemplo, en un puesto de clasificación durante una carrera a pie o trail, será importante estar en el cruce correcto.

Otro elemento importante que hay que rellenar son las franjas horarias deseadas y los datos de contacto de la persona encargada del puesto. Los voluntarios podrán remitirse a su responsable directo y hablar con él fácilmente.

Digitalizar y centralizar toda la información relativa a su programa de voluntariado es un enfoque que le ahorrará tiempo en su gestión.

3 - Reclutamiento de voluntarios

Crear un equipo de voluntarios es un verdadero trabajo en curso. Es importante crear una campaña atractiva utilizando los canales de comunicación adecuados. Un anuncio en varios medios de comunicación, como la página web del evento o las redes sociales, es ya esencial.

Si te diriges a las asociaciones locales y a las ciudades cercanas al lugar de la recepción, también podrás ampliar tu radio de acción. También puedes aprovechar la influencia de los periódicos y emisoras de radio locales para hacer llegar tu mensaje.

💡 El reclutamiento será tanto más eficaz cuanto más sencillo sea el formulario de inscripción, accesible a todo el mundo. La creación de este formulario en línea debe personalizarse con campos específicos en función de sus necesidades (información personal, disponibilidad, competencias específicas, idiomas hablados, etc.). Con sólo unos clics, tu futuro contratado podrá identificarse y rellenar la información solicitada sin necesidad de ser un experto informático.

4 - Asigne funciones y responsabilidades

Sus voluntarios ya están en el punto de partida y listos para dedicarle su tiempo. Asignar los voluntarios a los puestos en función de su disponibilidad puede convertirse rápidamente en un verdadero quebradero de cabeza para los organizadores. Duplicados, plazas olvidadas, asignaciones inadecuadas... los errores pueden aparecer rápidamente si se multiplica la información en varias hojas de cálculo Excel.

La gestión en línea con "correspondencia inteligente" entre sus voluntarios y sus puestos mediante módulos de asignación es una de las ventajas de esta digitalización. Podrá completar sus asignaciones en tiempo real, para una mayor eficacia y capacidad de respuesta. Para cada voluntario, este nuevo sistema de gestión muestra todos los puestos que corresponden a su disponibilidad y a sus deseos. Podrá evitar imbroglios en su organización y satisfacer a todo su equipo.

5 - Comunicar con regularidad y eficacia

La comunicación es esencial para unir y retener a sus voluntarios. Antes, durante y después de su evento, es esencial mantener este vínculo comunicándose frecuentemente con el personal.

Ya sea específica o general, la comunicación dará a los voluntarios la oportunidad de mantenerse al tanto de las tareas a realizar, cualquier cambio de última hora o elementos relacionados con el trabajo.

Correo electrónico, WhatsApp, SMS, Slack, videoconferencia... hay muchas formas de mantener estas relaciones y motivar a los efectivos. Los voluntarios necesitan estos contactos para sentirse realmente involucrados en el proyecto.

Tutorial completo para la gestión de voluntarios en línea

Veamos paso a paso cómo Frédéric Farinetti, responsable de voluntarios del TVJ, Trail Volodalen du Jura, utiliza el software de gestión de voluntarios Recrewteer.

Tras dos años difíciles, la 12ª edición del Trail vuelve con muchas novedades y un nuevo formato de carrera, un Ultra Trail de 80 km. Estos eventos requieren más voluntarios para supervisar las carreras y apoyar a los participantes en sus esfuerzos.

Tras varios años haciendo malabarismos con hojas de cálculo Excel, Frédéric ha optado por una solución en línea en la que todos los elementos se almacenarán en un único lugar.

De este modo, la gestión del programa de voluntariado será menos tediosa y menos estresante para el organizador.

Etapa 1: identificar las necesidades

El primer paso de Frédéric fue importar todos los recorridos de la carrera a la solución de gestión del voluntariado. Esto permitirá enumerar todas las tareas y necesidades durante el evento.

En esta etapa se puede determinar el número de voluntarios necesarios:

• comisarios
• avituallamientos
• distribución de dorsales
• catering,
• logística.

Paso 2: importar la base de datos de voluntarios

A lo largo de sus once años de existencia, TVJ ha construido una auténtica base de datos de sus voluntarios. Para renovar una campaña de comunicación utilizando la plataforma en línea, Frédéric primero tuvo que limpiar y estructurar su archivo.

La información esencial, como apellidos, nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono, tendrá que introducirse en varios campos de un archivo Excel antes de importarla.

Etapa 3: creación de una página de voluntarios en el sitio web del acontecimiento

Una buena comunicación es la clave para movilizar a los voluntarios. Hay que animar a los voluntarios a participar. Frédéric utilizará este espacio para promover los valores del TVJ y el ambiente amistoso que fomenta.

En esta página, se especificará una presentación de las misiones y necesidades con un texto pegadizo. La página debe ser atractiva y cálida, con el añadido de testimonios positivos de voluntarios que no dudan en animar a futuros reclutas a participar.

👉 Ejemplo de la página de voluntarios de TVJ.

Etapa 4: creación del formulario de reclutamiento

La inscripción en línea simplifica la recopilación de información.

Para facilitar el proceso a los voluntarios, la solución no requiere nombre de usuario ni contraseña. Los voluntarios pueden inscribirse muy fácilmente. Los campos personalizados permiten a Frédéric obtener la información que necesita (disponibilidad, deseos, competencias, permiso de conducir, etc.).

👉 Ejemplo de formulario de inscripción de voluntarios.

Etapa 5: Lanzamiento de la campaña de captación de la comunidad

Contacto inicial con los voluntarios fieles.

Frédéric envía una primera campaña por correo electrónico o SMS a su base de datos de voluntarios. Un mensaje conciso pero positivo para animar a sus voluntarios a repetir la experiencia. Estos dos canales de comunicación son ahora la forma más directa de llegar a los voluntarios. El formulario de inscripción también se integra en la página web del evento para atraer a posibles nuevos voluntarios (familiares, amigos).

También es esencial sondear a los ayuntamientos, clubes y asociaciones deportivas locales. Es una situación en la que todos ganan, ya que se pueden utilizar las herramientas de comunicación de la plataforma para promocionar las instalaciones.

Etapa 6: elaboración de la descripción de los puestos

Se trata de una etapa clave en la organización del programa de voluntariado.

Las fichas deben ser detalladas y lo más informativas posible. Deben contener toda la información posible para que los voluntarios puedan realizar correctamente sus misiones.

La solución Recrewteer dispone de un gran número de campos que pueden definirse (nombre del puesto, categoría, descripción, localización GPS, franjas horarias). Frédéric debe asegurarse de añadir una descripción clara y precisa para tranquilizar a sus voluntarios cuando ocupen su puesto.

Paso 7: Planificar los intercambios con los voluntarios

Aunque la tecnología digital se ha convertido en una herramienta esencial para gestionar su programa de voluntariado, Frédéric se esfuerza por hablar con sus voluntarios de forma individual.

El contacto humano es esencial para saber lo que cada voluntario quiere, desea y le motiva. Hay que crear un vínculo entre las dos partes para que la colaboración sea un éxito.

Etapa 8: Asignación de puestos

El reclutamiento de los equipos está a punto de concluir. Toda la información se integra directamente en la plataforma.

Recrewteer le permite asignar sus voluntarios a los puestos de forma sencilla y sin errores, gracias a los módulos de asignación. La solución tiene en cuenta las competencias, la disponibilidad y los deseos de cada persona y les asigna las tareas correspondientes.

A continuación, Frédéric envía una descripción de las tareas y un calendario individual a cada participante.

Paso 9: definir una estrategia de comunicación

Mantener un vínculo constante con los equipos a lo largo del año ayuda a conservar una relación familiar amistosa. Frédéric desarrolló una estrategia de comunicación para mantener este estrecho vínculo con su comunidad.

La solución ofrece una serie de funciones para transmitir los mensajes adecuados. Como parte de la organización de la TVJ, unos meses antes del evento envía un avance del diseño de la camiseta del voluntario y anima a los voluntarios a dar su opinión. También se envía una guía del voluntario con información práctica una semana antes del evento. El día antes de cada acto, el equipo organizador envía un mensaje de texto de ánimo para aumentar la motivación y otro de agradecimiento por la noche para felicitar a los voluntarios. Además, durante el año se programa una velada de voluntariado para que todos los voluntarios puedan reunirse en una comida de convivencia.

Los voluntarios deben sentirse integrados e implicados en el acontecimiento. El organizador debe elaborar un auténtico programa de voluntariado que incluya una comunicación clara, un ambiente agradable y algún tipo de recompensa (comida, golosinas).

Suelen estar muy solicitados en otros eventos de la zona. Así que pon todas las posibilidades de tu parte para reunir una plantilla de oro.