Flex Office: cuando el espacio de trabajo se caracteriza por su flexibilidad

La flex office u oficina flexible se percibe como una tendencia más, propia del ecosistema de las startups.

Hoy en día, sin embargo, esta propuesta de espacios flexibles encaja perfectamente con el cambio necesario que requiere el mundo laboral, donde el auge de la transformación digital ha impulsado el nomadismo profesional.

¿En qué consiste entonces la oficina flexible y por qué las empresas la están considerando cada vez más dentro de su actividad? Appvizer, desde su propia experiencia, te lo cuenta en este artículo.

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¿Qué se entiende por flex office?

Flex office u oficina flexible es una nueva práctica de diseño de los espacios profesionales y, por ende, de la forma de trabajar.

Con la oficina flexible, ya no hay puesto de trabajo individual. Cada profesional, dotado⋅a de su propio equipo (ordenador, tableta, smartphone), ocupa el espacio de trabajo que más le conviene, en función de la tarea que tenga que realizar.

Pero el concepto de oficina flexible va más allá del espacio físico. Este también incluye la consideración de prácticas como el teletrabajo o el trabajo desde las instalaciones del cliente. Es decir que una empresa que se compromete con este modelo de trabajo, debe considerar la posibilidad de trabajar desde casa, una cafetería, un espacio de coworking, etc.

Ventajas del entorno flex office

1. Ahorro económico

La tasa de ocupación de una oficina dedicada es del 60%. Y cada metro cuadrado tiene un coste.

Hoy en día, entre el tiempo destinado a reuniones, viajes o teletrabajo, las oficinas permanecen vacías una gran parte del tiempo. Sin embargo, según Hub-Grade, el coste de un puesto de trabajo varía entre 12 000 y 14 000 euros al año.

💶  La oficina flexible permite optimizar los espacios de trabajo y reducir el tamaño de los locales, lo que conlleva un ahorro sustancial.

2. Trabajo colaborativo y agilidad

En modo flex office se promueve el trabajo colaborativo: las barreras físicas se rompen y se facilita el encuentro entre cada equipo o servicio. Estos son incentivados a intercambiar información en persona en lugar de utilizar sistemáticamente el correo electrónico.

🤝  Estas prácticas refuerzan la agilidad, la innovación y las nuevas metodologías de trabajo.

3. Calidad de vida en el trabajo

La oficina flexible puede constituir una fuente de bienestar en el trabajo por varias razones:

• Favorece el teletrabajo: el/la profesional puede lograr un mayor equilibrio entre vida privada y laboral, al reducir su tiempo de desplazamiento y, por tanto, sus niveles de estrés.
• Propone un modelo de organización más horizontal: puesto que por principio, desafía el funcionamiento de una estructura jerárquica vertical. Esto promueve a su vez la creatividad y la versatilidad.
• Diversifica la rutina: seguir una misma rutina día a día es una fuente de cansancio y monotonía, especialmente para las nuevas generaciones. En flex office, la rutina al trabajar se rompe y las dinámicas se diversifican.
• Ofrece mayor comodidad: la organización de oficinas flexibles contempla:
  • equipar la oficina con instalaciones y herramientas tecnológicamente avanzadas,
  • proponer locales modernos, bien diseñados y fáciles de usar.

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Características y requisitos del modelo flex office

1. Preparación del espacio

Para empezar, es fundamental preparar con suficiente antelación la llegada del modelo de oficina flexible a la empresa. Esto implica considerar todos los escenarios posibles, como las futuras contrataciones.

De este modo, evitas situaciones indeseadas como la escasez de puestos de trabajo que hagan que las personas se vean obligadas a negociar de entrada o a compartir el espacio de trabajo.

2. Sensibilización del personal

La oficina flexible también consiste en hacer toda una labor de pedagogía y comunicación con los equipos, puesto que muchas veces los cambios generan resistencia.

Por ello, hay que dedicar tiempo a socializar el modelo y sus ventajas, así como escuchar sus opiniones y convertirlas en posibles mejoras.

Por último, hay que tener en cuenta que dar ejemplo facilita la aceptación al cambio. Así, la Dirección también puede ser pionera en decir adiós a su despacho personal.

3. Planificación inteligente del espacio

Disponer de un espacio de trabajo perfectamente adaptado a la oficina flexible es, obviamente, uno de los requisitos fundamentales. Hay que pensar en la ubicación de los espacios de trabajo, según la necesidad puntual de cada cargo.

Algunas buenas prácticas:

• Disponer de suficientes salas de reunión (con un sistema para reservarlas) o de espacios que permitan el aislamiento, en caso de tener que atender llamadas telefónicas.

• Proporcionar espacios de almacenamiento para que las personas puedan guardar sus objetos personales al final de la jornada.

• Equipar la oficina con un mobiliario cómodo y con una decoración agradable e inspiradora. El objetivo es evitar la trampa del espacio impersonal: la oficina flexible no debe acabar con la cultura empresarial.

4. Instalación informática óptima

Cada profesional debe tener su propio ordenador portátil o incluso un teléfono móvil profesional, totalmente funcional y adaptado a sus necesidades.

Además, la empresa debe disponer de una conexión WiFi óptima, para que la persona tenga acceso a la Web, sin importar su ubicación dentro de la oficina.

5. Implementación del software adecuado

Flex office implica emplear soluciones de software adaptadas a una organización de este tipo. Entre los diferentes tipos de herramientas que existen están:

• 🛠️ El software de mensajería instantánea: esencial para los equipos móviles que requieren intercambiar información todo el tiempo.
• 🛠️ El software de videoconferencia: para celebrar reuniones siempre que lo requieras, aunque las personas no estén presentes físicamente .
• 🛠️ El software de gestión de proyectos y de gestión de tareas: los cuales refuerzan la coordinación y organización de los equipos que trabajan en un mismo proyecto.
• 🛠️ Las plataformas colaborativas: las cuales están desarrolladas específicamente para facilitar el trabajo en equipo, incluso en oficina flexible o totalmente a distancia.

Ahora ya tienes la clave para comprender mejor el concepto de flex office y, por qué no, implantarla en tu empresa.

Y tú, ¿cuáles crees que serán otras de las tendencias que se impondrán en el contexto actual? Déjanos tus comentarios.