[Estudio de caso] Business Intelligence: ¿por fin un puente entre finanzas y gestión?

Las herramientas digitales están ayudando a los directores financieros a convertirse en la fuerza motriz de la creación de valor. Siempre que puedan controlar el creciente flujo de datos que resulta...

La belleza del Business Intelligence es que se está convirtiendo en el mejor activo del CFO en este proceso, permitiéndole hacer las mejores propuestas posibles. ¿Qué mejor manera de asumir un nuevo papel ante los responsables de la toma de decisiones?

En este artículo, le ofrecemos la opinión de Verdié Voyages sobre cómo el Business Intelligence ha mejorado su rendimiento.

[Temas] Finanzas y gestión: perseguir el tiempo no favorece el diálogo

Los responsables de la toma de decisiones recurren constantemente a los departamentos financieros, que necesitan indicadores para la gestión diaria. En dos palabras: ¡datos fiables sin demora! Sólo así podrán sentarse a la mesa de los estrategas.

Pero, ¿qué ocurre cuando el Director Financiero recaba información antes de tomar una decisión?

En un primer momento, los equipos financieros actualizan sus bases de datos, pero siguen sometidos a las limitaciones del departamento informático (D+1, D+3, etc.). A continuación, tienen que cruzar la información de varios paquetes de software de contabilidad y tesorería, u hojas de cálculo Excel. Por último, realizan ajustes manuales para neutralizar tal o cual efecto, porque lo excepcional es a menudo la regla.

Obtener datos fiables al final de la cadena, y el tiempo necesario para analizarlos, es todo un reto. ¿Cuál es el resultado? Las decisiones se toman sobre la base de información incompleta, irrelevante o ya obsoleta. Y los directivos acaban prescindiendo de este análisis...

¿Cómo resuelve estos problemas el Business Intelligence? He aquí un ejemplo concreto de Verdié Voyages

Implantación de la solución de ayuda a la decisión MyReport en Verdié Voyages

En Verdié Voyages, la herramienta de Business Intelligence MyReport ha descompartimentado la empresa.

Los responsables de las unidades de negocio y el departamento financiero trabajan codo con codo para optimizar el rendimiento.

¿Qué problemas hay que resolver?

Verdié Voyages cuenta con 4 marcas, 35 agencias y más de 200 empleados.

Esta configuración conlleva una serie de problemas que hay que resolver:

• Procesos lentos y tediosos,
• Demasiado procesamiento manual en Excel,
• Poco tiempo para el análisis y la gestión,
• Necesidad de dotar a la dirección de un cuadro de mandos de gestión.

3 años después de incorporarse al grupo, el Director Financiero quería revisar ciertos procesos internos.

Los informes de datos eran tan complejos y llevaban tanto tiempo que era imposible tener una visión global del rendimiento en tiempo real. En consecuencia, los equipos financieros eran incapaces de proporcionar indicadores de dirección a las distintas unidades de negocio. La empresa estaba compartimentada, sin sinergia entre las finanzas y las líneas de negocio.

Además, el equipo financiero dependía demasiado del departamento informático. Además de tener que pedir al departamento informático que pusiera a disposición los datos en función de los cambios estructurales, el departamento financiero tenía que adaptarse a la disponibilidad del departamento informático, que a su vez estaba muy ocupado con sus tareas cotidianas y otros proyectos en curso. Así pues, los empleados tuvieron que reelaborar manualmente en Excel los informes y los estados contables de apoyo a las cuentas anuales.

¿Qué solución?

Desde la adopción de la solución MyReport :

La dirección recibe automáticamente una instantánea de las ventas diarias, en lugar de una vez al mes anteriormente. Esto es esencial para nuestro negocio.

Laurent Albouy, DAF

Así pues, la herramienta ha contribuido a establecer "un enfoque transversal dentro de la empresa, que rompe las barreras organizativas y fomenta la toma de decisiones concertada".

Ventajas

Una visión de 360° del rendimiento empresarial

Al centralizar los datos en un almacén de datos y hacerlos utilizables y accesibles, MyReport ofrece al Director Financiero una visión de 360° del rendimiento de cada unidad de negocio.

Empleados capacitados

Gracias a MyReport, los datos son accesibles y utilizables. Los empleados ya no tienen que hacer peticiones al departamento de TI. Las unidades de negocio tienen un alto grado de autonomía en la elaboración de sus informes.

Acceder a los datos ahora es fácil, podemos acceder a todas las cifras de la empresa de forma rápida y sencilla.

Laurent Albouy, DAF

Optimizar los análisis financieros

En palabras de Laurent Albouy:

"Operamos en un ecosistema con un gran volumen de flujos contables. Por ejemplo, MyReport nos ha permitido ahorrar unos 15 días de trabajo en la justificación de las cuentas de clientes de nuestra red de agencias de viajes.días para justificar las cuentas de clientes de nuestra red de agencias de viajes, porque las actualizaciones de datos entre nuestros productos comerciales y nuestra contabilidad CEGID son ahora casi instantáneas.

La dirección recibe ahora automáticamente una instantánea de las ventas diarias, frente a una vez al mes anteriormente. Esto es esencial para nuestro negocio, ya que necesitamos analizar diariamente la actividad de ventas de nuestra red comparándola con el total acumulado (YTD)".

En conclusión, el BI hace posible que los responsables financieros y operativos trabajen juntos

Gracias al BI, se están creando nuevos procesos que permiten tomar decisiones informadas con mayor fluidez.

En la práctica, el Director Financiero y sus equipos pueden trabajar en una solución que recopila datos de diferentes fuentes y los hace fiables y estructurados. Ya no es necesario actualizar tres tablas manualmente, ni comprobar los enlaces para asegurarse de que los informes son fiables. Tampoco es necesario crear un cuadro de mando desde cero.

Con esta herramienta de gestión, el Director Financiero dispone de una importante visión operativa de la actividad de la empresa. Puede presentar tranquilamente su análisis y proponer palancas de acción a sus directivos. Se crea así una relación de confianza y un auténtico diálogo entre iguales.

Una nueva relación que beneficia a ambas partes, ¿por qué desaprovecharla?