¿Cómo impulsar la confianza en las relaciones B2B?

La noción de confianza es extremadamente importante en las relaciones comerciales B2B.

Y aunque en el pasado bastaba un apretón de manos para concluir un acuerdo, la complejidad de los negocios ha generalizado el uso de contratos. De este modo, cada parte puede documentar y asegurar todos los detalles relativos a su ejecución. Las tecnologías actuales, y en particular la firma electrónica, permiten garantizar que ambas partes han aceptado realmente los términos del acuerdo. En caso de incumplimiento, disponen de un recurso.

"En lo que respecta a los comerciantes, los actos de comercio pueden probarse por cualquier medio, salvo que la ley disponga otra cosa". Esto es lo que dice el artículo L110-3 del Código de Comercio francés, en vigor desde el 21 de septiembre de 2000. La prueba de estos actos comerciales es, por tanto, libre, y las empresas no están obligadas a utilizar la firma electrónica. Podrían muy bien formalizar su acuerdo por correo electrónico o prever otro método de prueba más o menos sofisticado, pero la ley no les obliga a ello.

Formalizar para mayor claridad

Los contratos nacieron de la creciente complejidad de las transacciones.

Hace varios siglos, el hombre decidió plasmar en blanco y negro todas las cláusulas de un contrato, es decir, las reglas definidas y las obligaciones de cada parte.

Por eso es importante el contenido de los contratos, así como la firma que formaliza los intercambios y da fe del acuerdo entre las partes.

Evaluar el nivel de riesgo de la transacción

Sin embargo, corresponde a cada parte evaluar el nivel de riesgo que implica la transacción o calibrar la fiabilidad de la otra parte para elegir el nivel de firma electrónica adecuado a la transacción y a las cuestiones en juego. ¿Simple, avanzada o cualificada?

Según el Código de Comercio francés, basta con una firma electrónica "simple". Pero si existen dudas reales sobre la otra parte, en el caso de un acuerdo con un proveedor o cliente desconocido o poco conocido, puede ser prudente optar por una firma electrónica "avanzada" o "cualificada".

Hoy en día, sin embargo, la necesidad en B2B se reduce principalmente a firmas electrónicas "simples", que es lo que ofrecen la mayoría de las plataformas del mercado.

Integrar la firma electrónica con las características específicas de la empresa

Lex Persona, por su parte, quiere ir más allá de la simple provisión de una plataforma de firma y pretende desarrollar la confianza entre la empresa y sus clientes, empleados, socios o proveedores.

Esto se consigue teniendo en cuenta las características específicas de cada negocio en la solución de firma proporcionada. Suscribir, abonarse, comprar, firmar, unirse: son muchos los términos que pueden utilizarse para describir una transacción, cada uno de los cuales corresponde a un negocio específico y a prácticas habituales o tradicionales. Pero en todos los casos se trata de un contrato que las partes firman.

Por eso hemos querido hacer hincapié en las prácticas de los clientes y en la posibilidad de adaptar el mensaje a cada negocio. Por eso, en nuestra opinión, la plataforma de firma debe permitir personalizar el protocolo de consentimiento del contrato y las notificaciones a los firmantes.

Procesos de firma adaptados a cada negocio

Los procesos de firma deben poder adaptarse a las necesidades y prácticas de cada sector económico .

Ya se trate de la relación entre un hipermercado y sus proveedores, una editorial y sus autores o una aseguradora y sus asegurados. Además de su gran potencial de personalización gráfica, las plataformas de firma electrónica son capaces de estructurar a los usuarios. Pueden, por ejemplo, crear usuarios que puedan ver los contratos que conciernen a su equipo y adaptarse a las prácticas y al funcionamiento de la empresa.

Cuando la plataforma deja paso a la relación entre los firmantes

La mayoría de las grandes plataformas de firma electrónica hacen hincapié en su facilidad de uso, pero ¿cómo adaptan su funcionamiento a las necesidades de las empresas?

Estas plataformas tienen una desafortunada tendencia a estandarizar la firma electrónica. Las particularidades de ambas partes se borran en favor de la plataforma y del editor, que impone su marca, su forma de hacer las cosas y sus prácticas. En B2B, el valor añadido de una plataforma de firma electrónica reside en su capacidad para hacerse a un lado en favor de la relación entre la persona que quiere que se firme un contrato y la(s) persona(s) firmante(s).

La plataforma debe estar al servicio de la confianza entre las partes, en lugar de pretender ser el único garante de la confianza. Muy a menudo, no está en condiciones de garantizar que el internauta que está detrás de la pantalla sea realmente la persona que dice ser. De hecho, es un error pensar que toda la confianza en una transacción comercial recae en la plataforma de firma electrónica.

Rastro y trazabilidad de la prueba

Las plataformas también deben ofrecer trazabilidad del circuito de firma. Por ejemplo, estas soluciones permiten añadir validadores a un flujo de trabajo de firma.

En muchas empresas, es importante que el gerente u otros responsables puedan comprobar los documentos y tener una trazabilidad del proceso de firma y de las responsabilidades implicadas. Y no sólo la firma final. El proceso de validación también es muy importante.

En el sector de la construcción y la ingeniería civil, al igual que en muchos sectores industriales, es esencial disponer de una trazabilidad de las distintas etapas del proceso de validación, dado que las responsabilidades pueden estar repartidas entre diferentes oficios, subcontratistas, expertos, etc.

Una plataforma de firma electrónica: un tercero de confianza, ¡pero dos tercios software!

En última instancia, la plataforma de firma electrónica contribuye a la relación de confianza entre las dos partes y a la forma en que se redacta el contrato. Pero, sobre todo, contribuye a que estas etapas contractuales sean más ágiles, eficaces, rastreables y seguras.

Admitámoslo, una plataforma de firma electrónica no es el tercero de confianza sobre el que descansan todas las cuestiones jurídicas. Pero es un medio para establecer esa confianza.