[ITW] Olivier Pin, vicepresidente internacional de gestión de productos y director general de DocuSign Francia

La crisis de Covid ha demostrado, por si hiciera falta alguna prueba, la absoluta necesidad de una rápida transformación digital de las empresas. Entre estas transformaciones, la introducción de la firma electrónica parece evidente. Sin embargo, todavía no es el caso de muchas empresas en Francia.

Aquí hablamos con Olivier Pin, Director General de DocuSign Francia y SVP Global de Producto.

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¿Cuál es la situación actual de la firma electrónica? ¿Se ha producido una adopción masiva a raíz de los acontecimientos de Covid?

Olivier Pin:

Hoy en día, sólo una de cada dos empresas en Francia ha adoptado la firma electrónica. A pesar de todo, es un mercado en rápido crecimiento y eso ya era así antes de la epidemia de Covid. En 2019, DocuSign tuvo un crecimiento del 40%. Los dos primeros trimestres de 2020 mostraron una aceleración en esta tendencia, con un crecimiento de alrededor del 60%.

Lo que estamos viendo es que los clientes que ya han adoptado DocuSign han tenido que desarrollarlo en todos sus departamentos (compras, RRHH, legal, etc.). Y algunas empresas que aún se mostraban reticentes, dudaban o posponían la decisión han solicitado urgentemente implantar servicios de firma electrónica por las mismas razones: todos estábamos confinados en nuestros hogares, con los servicios postales a menudo en dificultades, y para garantizar la continuidad de la actividad debíamos adoptar este tipo de solución. Desde entonces, la tendencia hacia un trabajo más flexible desde casa no ha dejado de crecer, y nuestros servicios responden a esta demanda.

¿Cómo explica esta reticencia de las empresas, que a veces todavía se resisten a pasar a la firma electrónica?

Olivier Pin:

Esto se debe esencialmente a la inercia. Pero hay que decir que el marco normativo en Europa ha evolucionado recientemente. Hemos tenido que esperar hasta el reglamento europeo eIDAS de 2014 para definir un marco para la firma electrónica. Entonces se estableció que la firma electrónica no podía ser discriminada respecto a la firma en papel. También se definieron tres niveles de firma: simple, avanzada y cualificada.

Fue con este marco normativo más sólido cuando empezamos a ver una aceleración muy clara, porque para las empresas, el marco estaba establecido y era más fácil tomar la decisión de digitalizarse. Durante la epidemia, vimos cómo algunas empresas introducían firmas masivas para que, por ejemplo, todos los empleados de una empresa pudieran firmar. Otras empresas introdujeron contratos que la gente podía redactar en forma de formularios de autoservicio y firmar ellos mismos. Todas estas funciones forman parte de la gama DocuSign.

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¿Qué sectores y empresas están más preparados para pasar a una verdadera transformación digital?

Olivier Pin:

Durante sus primeros 15 años de vida, nuestra empresa DocuSign se centró en un objetivo: eliminar el papel. Digitalizarnos y convertirnos en el líder de la firma electrónica y en un proveedor de servicios de confianza con DocuSign eSignature.

Pero cuando nos fijamos en lo que hacían nuestros clientes más maduros, nos dimos cuenta de que, una vez implantada la firma electrónica, se abría la puerta a la digitalización de un ciclo de vida mucho más amplio, al que llamamos DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management). Consta de 4 etapas principales:

• Preparación del acuerdo: cómo se genera el acuerdo con los datos correctos, cómo se negocia, cómo se aprueba...
• Firma del acuerdo
• Implementación: una vez firmado el acuerdo, ¿cómo implementar los servicios acordados? Se trata de integrar el contrato en los distintos sistemas operativos.
• Y por último, la gestión: ¿cómo archivamos, recuperamos y renovamos los contratos una vez en marcha?

Estos cuatro estados conforman el ciclo de vida de los contratos. Y muy a menudo, las empresas gestionan este ciclo de vida con soluciones separadas o manuales, perdiendo así las ventajas de la digitalización.

Los acuerdos y contratos están presentes en todas las empresas y en todos los departamentos. Esto se aplica a todas las industrias y a todos los procesos.

Hemos asistido a una fuerte aceleración de la demanda desde el inicio de la pandemia. Los beneficios en términos de tiempo y costes son evidentes, pero también lo es la satisfacción de las partes interesadas, tanto del lado del cliente como dentro de las propias empresas. Para nosotros, se trata de una transformación irreversible que va mucho más allá de las circunstancias actuales.

Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.