8 buenas razones para utilizar herramientas de trabajo colaborativo
¿Cansado de reuniones repetidas? ¿Demasiados correos electrónicos con los que lidiar? ¿Dónde está ese archivo de prioridades? Las herramientas de trabajo colaborativo pueden resolver todos sus problemas, especialmente en lo que se refiere a la gestión de proyectos. Si tiene alguno de los 8 síntomas siguientes, necesita utilizar una plataforma de trabajo colaborativo con urgencia, mañana, tarde y noche. Si aún no tienes una opinión sobre el software de gestión de tareas, es porque no sabes lo que es. Tranquilo, te lo explicamos todo.
1. Tu buzón está a rebosar
El correo electrónico es estupendo para enviar un mensaje rápido o enviar un pequeño archivo como adjunto. Donde se complica es cuando quieres compartir un archivo mucho más grande, o cuando acabas con 12 versiones de un documento y no recuerdas cuál estás buscando. Si tu bandeja de entrada de correo electrónico también se parece a una sala de reuniones, a veces con una reunión dentro de la reunión, es hora de adoptar una plataforma diseñada para ello.
2. Pasas demasiado tiempo en reuniones
¿Estás harto de la fatiga aguda de las reuniones? ¿Reunión tras reunión, agenda a menudo olvidada? ¿El tema de la reunión ha cambiado en el último minuto y no has traído el archivo adecuado? ¿Hay que aplazarla? ¿Nos estamos enredando internamente? Si crees que tu tiempo es oro y no quieres malgastarlo en reuniones interminables o improductivas, entonces necesitas una herramienta de trabajo colaborativo .
3. Nunca sabes en qué punto se encuentra tu equipo
¿Quién ha hecho qué? ¿Quién va por delante? ¿Quién va retrasado? ¿Quién tiene problemas? ¿Las fases se suceden correctamente? ¿Podemos pasar a la siguiente fase del proyecto? ¿Podremos cumplir los plazos? Que no cunda el pánico, puedes mejorar el seguimiento del trabajo colaborativo de tu equipo: lo veremos juntos más adelante.
4. No sabes priorizar tus tareas
Todo es siempre urgente y siempre para ayer. El acrónimo ASAP (as soon as possible) se ha convertido casi en una cortesía habitual en tu empresa, como un "buenos días"? ¿Lo que realmente había que tratar con urgencia aún no está terminado, y lo que podía esperar ya está terminado? La tecnología actual le ayuda a ordenar las cosas y a asignar sus prioridades. De paso, también te hace más zen.
5. Compartir documentos es una limitación
¿Compartir documentos entre colegas no es un picnic? ¿Se ha convertido incluso en una fábrica de gas dentro de su departamento? ¿Quién tiene la versión correcta? ¿Cómo que el documento se ha tirado a la papelera? Si estás viendo rojo y las luces parpadean, es porque aún no tienes un espacio de trabajo en línea que simplifique esta sencilla tarea.
6. Hay que revisar la organización del trabajo
Si, en la última reunión, tu arrebato final fue algo parecido a "¿Cómo que todos habéis estado haciendo las mismas tareas por separado?", es que hay un problema importante de organización del trabajo en tu equipo. ¿Quizá se te escapa la noción de trabajo colaborativo? Lo solucionaremos, ten paciencia...
7. La gestión de proyectos no es su fuerte
Sí, lo sabemos: no deberías decirlo. Y menos a tu jefe. En cuanto al equipo, ni hablemos: piensan que todo recae sobre tus hombros. Si es así, lo mejor es que te hagas con una herramienta de gestión de proyectos que te ayude a gestionar cada proyecto con mayor eficacia. Te damos un consejo unas líneas más abajo.
8. La productividad no está a la altura
Has llegado al final de la lista, y reconozcámoslo: tú y tu equipo podéis hacerlo mejor. Hay algunos aspectos que mejorar. Pero, ¿qué se puede hacer? ¿Cómo podemos trabajar mejor en equipo?
Abramos las puertas al maravilloso mundo de las herramientas de trabajo colaborativo. Las respuestas que busca están dentro.
Cómo el trabajo colaborativo mejora la productividad
Como hemos visto en los 8 puntos que acabamos de enumerar, los principales retos del trabajo en equipo pueden resumirse de la siguiente manera:
- gestión del trabajo
- comunicación del equipo
- organización del trabajo
- intercambio de información y puesta en común de documentos,
- gestión de proyectos.
¿Qué es el trabajo colaborativo? Sencillamente, es una forma de trabajar en equipo, colectivamente, de manera más eficaz y con mucha menos jerarquía. Para ello es necesario utilizar las tecnologías de la información y la comunicación: se trata de herramientas basadas en la web que ofrecen respuestas concretas en cuanto a usos. Entre ellas se encuentran una serie de herramientas de trabajo colaborativo que fomentan la interacción, la cooperación y la coordinación con el objetivo de mejorar la productividad. En la mayoría de los casos, sólo una plataforma de colaboración completa es capaz de responder a todos los retos del trabajo colaborativo.
También utilizamos el término software de gestión de tareas, o a veces software de gestión de proyectos en línea: la plataforma ofrece un espacio de trabajo virtual (en línea) y diversas herramientas, que denominamos funcionalidades. Estas últimas permiten organizar y supervisar mejor el trabajo colaborativo, mejorar la comunicación y, en definitiva, optimizar la gestión de proyectos en su conjunto. Groupware es también el nombre que recibe este tipo de software, que reúne herramientas de trabajo colaborativo que favorecen el trabajo en equipo. Su equipo también puede utilizar determinadas plataformas de colaboración, como una red social corporativa.
¿Qué herramientas de trabajo colaborativo debo utilizar?
La oferta es muy amplia y las respuestas muy variadas. Todo depende de sus usos y expectativas. Le invitamos a definir cuidadosamente sus necesidades y a utilizar nuestro motor de búsqueda para descubrir todas las soluciones que pueden ayudarle a mejorar el trabajo colaborativo y el trabajo en equipo. El sentido común dicta que debe existir una función de mensajería para los mensajes privados. La agenda compartida también debería poder ofrecer una visión de la situación, para coordinar mejor las tareas. Para hacerte reflexionar, vamos a hablarte de los 4 puntos fuertes de una solución intuitiva y decididamente orientada al trabajo colaborativo : Azendoo.
Cada solución tiene sus propias cualidades y defectos, en función de la aprehensión de un equipo (en relación con la herramienta) y de sus necesidades, por lo que preferimos centrarnos en las principales cualidades de la plataforma colaborativa, sus bazas diferenciadoras:
- este software de gestión de proyectos es fácil de usar e intuitivo,
- puede ver en todo momento el progreso de sus propias tareas o de las de su equipo, lo que le permite organizar su trabajo de forma eficaz,
- la función de gestión del tiempo le ayuda a aumentar la productividad de todos,
- la calidad inigualable del soporte francés de la plataforma le ofrece incluso una asistencia a medida.
El software de gestión de proyectos favorece la comunicación
Mejor organización del trabajo gracias a la visualización
Parte de la gestión de proyectos consiste en planificar las tareas a lo largo del tiempo, para uno mismo o para los compañeros. Visualizar las tareas en curso confiadas a su equipo, o sus propias tareas, es esencial para una mejor organización. Azendoo le ofrece ambas posibilidades: una vista personal y una vista de equipo.
Vista de equipo :
Es la vista colectiva, compartida por todos los miembros de su proyecto colaborativo. Para estar al tanto del progreso de un proyecto, la vista de equipo le ofrece una visión analítica. Puede ver al instante qué tareas se han completado y cuáles están en curso. Para el gestor de proyectos es fácil hacer un seguimiento del trabajo del equipo. Puede organizar la gestión del trabajo de forma mucho más eficaz y supervisar el proyecto con total tranquilidad.
Su vista personal :
Con esta vista, sólo puedes ver las tareas que te han sido asignadas personalmente. Te concentras en tu propio trabajo y te organizas cada día en función de tu carga de trabajo personal.
La gestión del tiempo en el centro de la organización
La calidad del soporte en francés de la plataforma
Los francófonos lo agradecerán: la aplicación, que en nuestra opinión compite con las redes sociales corporativas, está disponible en francés. Y eso está muy bien.
Porque el equipo de Azendoo ofrece un soporte en profundidad:
- la presencia de un equipo de soporte en francés es tan rara que nos gustaría destacarla,
- diversas herramientas pedagógicas para ayudarle a descubrir la herramienta (vídeos de demostración, videoconferencias, tutoriales en la página web, etc.),
- la disponibilidad de todo el paquete, que le permite obtener respuestas 7 días a la semana,
- la posibilidad de visitar sus instalaciones para una sesión práctica demuestra la calidad del servicio.
Para ilustrar la atención y la calidad de la asistencia del equipo, nada mejor que el testimonio de un cliente satisfecho. AG2R manifestó su necesidad de apoyo en su transformación digital y eligió Azendoo por la calidad de sus herramientas de trabajo colaborativo. La plataforma envió a un consultor para ayudar al personal de su cliente a familiarizarse y utilizar la herramienta: ¡aprender haciendo tranquiliza y motiva a los equipos! Vea el breve testimonio de AG2R (4 min) sobre el apoyo de Azendoo en el siguiente vídeo:
¿En qué punto se encuentra su gestión de proyectos?
¿Sus herramientas de gestión actuales ya no le sirven? ¿Quiere inculcar una dinámica de equipo en su departamento y simplificar el reparto? ¿Desea coordinar el trabajo y colaborar sin fisuras? ¿Busca productividad? ¿Cuáles son sus buenas razones para adoptar una plataforma como Azendoo?
Artículo traducido del francés