7 mejores prácticas para gestionar con éxito la contratación pública

Aprovisionamiento es un término utilizado para describir la gestión de compras en el sentido más amplio del término. Centralizado o no, el proceso de obtención de suministros de los proveedores desempeña un papel estratégico en las operaciones de una empresa, así como en sus resultados financieros. Por eso es esencial conocer los métodos correctos que hay que utilizar en el día a día para gestionar las compras de la forma más eficaz posible.

¿Qué es el aprovisionamiento?

El aprovisionamiento es el proceso de compra de productos o servicios a los proveedores. El proceso consta de varias fases clave:

• Elaboración de pliegos de condiciones, sobre todo para compras complejas con especificaciones técnicas elaboradas.
• Búsqueda de proveedores que puedan ofrecer el producto o servicio requerido.
• Poner a los proveedores en competencia para obtener ofertas.
• Cierre : elegir al proveedor, negociar, validar internamente y firmar el contrato.

En el sector público, la licitación puede llevarse a cabo mediante un procedimiento de contratación pública, sobre todo cuando el valor total del contrato supera un determinado importe. En el sector privado, la mayoría de las compras se hacen de mutuo acuerdo, simplemente firmando un presupuesto.

Desde hace algunos años se oye hablar cada vez más de la contratación electrónica. Este término se refiere a la evolución de la contratación hacia servicios en línea para gestionar todo el proceso de compra.

El papel central de la contratación corporativa

Cuando se evalúan los riesgos a los que está expuesta una empresa, no se piensa necesariamente en primer lugar en la contratación pública. Sin embargo, la cadena de suministro depende totalmente de sus proveedores.

Si los fabricantes no disponen de materias primas, no se puede seguir produciendo. Si los precios suben bruscamente, se ve obligada a reducir sus márgenes, al menos temporalmente, hasta que pueda aumentar sus precios o mejorar su productividad.

Sin duda lo habrá notado durante la crisis sanitaria de 2021. Las tensiones en las fuentes de suministro tienen un impacto casi inmediato en la disponibilidad de los productos finales, pero también en su precio. Por eso es tan importante asegurar las relaciones con los proveedores, para que usted siga siendo un cliente prioritario, incluso en tiempos de crisis.

¿Cómo optimizar la gestión de compras?

1 - Simplifique su gestión de compras

Cuando se trata de compras electrónicas, la primera buena práctica es prescindir del papel. En muchas empresas, el empleado que necesita un producto rellena un formulario de pedido en una hoja de papel, que luego firman varios responsables antes de enviarlo al proveedor.

Todo ello lleva mucho tiempo. Esto provoca retrasos problemáticos en la cadena de suministro. A veces, las solicitudes se pierden por el camino.

Para hacer frente a estos retos, Mon Intranet ha desarrollado un módulo de software Procure to Pay que desmaterializa el proceso de gestión de compras de principio a fin:

• Los empleados cumplimentan y envían sus pedidos de compra electrónicos en línea.
• Los gestores validan la solicitud.
• El pedido validado se envía electrónicamente al subcontratista.
• El empleado acusa recibo de los productos y genera una solicitud de pago, que es validada por el responsable de pagar las facturas de los proveedores.

Con una solución en línea como ésta, los pedidos de compra en papel son cosa del pasado. El ahorro de tiempo en la preparación de los pedidos y su posterior validación es considerable. Como resultado, puede reducir los plazos de suministro que pueden afectar al buen funcionamiento de sus operaciones.

Otro punto importante es que este tipo de software le permite centralizar la información de los proveedores en una base de datos. Esto facilita la gestión del aprovisionamiento.

2 - Centralizar la información de los proveedores

Al utilizar una base de datos centralizada para todos los proveedores de la empresa, será más eficaz en términos de abastecimiento, pero también en la fase de negociación. Tomemos el ejemplo de una gran empresa con varias plantas industriales. Si cada departamento de compras realiza sus pedidos de forma independiente, debe :

• Buscar y hacer una lista de proveedores para cada producto del catálogo.
• Negociar individualmente las condiciones de precio.

Utilizando una plataforma común, el proceso de compra es más rápido. Tiene acceso a información sobre cada proveedor incluido en la lista de la empresa y sobre el volumen de negocio ya realizado. Esto le da una ventaja efectiva para la fase de negociación. Este es uno de los componentes esenciales de una solución de contratación electrónica.

3 - Evaluar los riesgos

La elección de un proveedor de servicios implica la gestión de riesgos. Estos riesgos son numerosos:

• Riesgo de conformidad: si el producto no cumple determinadas normas, sobre todo cuando se fabrica en otros continentes donde las normas son diferentes.
  
  
• Riesgo de fluctuación de precios: el precio de ciertas materias primas puede variar considerablemente en función de diversos criterios. Si su proveedor es un mayorista o un distribuidor, estará más directamente expuesto a estas fluctuaciones y tendrá que repercutirlas en usted más rápidamente.
  
  
• Tensiones de suministro: ¿cuál es el volumen de producción de su productor de materias primas? ¿Dónde está situado? ¿Se trata de una actividad estratégica para ellos? ¿Representa su contrato una parte importante de su volumen de negocios? Todas estas preguntas son esenciales para evaluar y anticipar posibles dificultades en la entrega de los productos esperados.
  
  
• Problemas de calidad: el pliego de condiciones permite definir el nivel de calidad esperado para la entrega de cada producto. Las desviaciones aceptables deben definirse con precisión. Una auditoría de las instalaciones del fabricante proporciona una visión útil de los métodos de trabajo y del nivel de calidad que se puede esperar.

Para limitar los riesgos, siempre es preferible referenciar al menos a dos proveedores para la misma necesidad. De este modo, no sólo se mantiene la competencia, sino que también se dispone de una solución de reserva en caso de que el proveedor histórico tenga dificultades.

Asegurar su relación con el proveedor mediante un contrato le ayudará a encontrar soluciones rápidas a cualquier problema que pueda surgir. Los contratos establecen un marco jurídico. No todo debe contractualizarse, ya que ello complicaría demasiado el proceso de compra. Pero es una buena práctica de contratación redactar un contrato, que vaya más allá de las condiciones generales de compra, en cuanto se supere un determinado importe o haya una nueva especificidad.

Una vez más, es una cuestión de equilibrio. No debemos caer en la trampa de la complejidad que encontramos en la adjudicación de ciertos contratos. Esto podría desanimar a algunos proveedores.

Además, la complejidad administrativa de la contratación se refleja siempre en la factura que paga el cliente. Además, un contrato no lo resuelve todo. Lo importante también es la relación de confianza que puedas establecer con tu interlocutor.

4 - Comprobar bien cada compra

Cuando un empleado hace un pedido, está incurriendo en un gasto. ¿Está justificado este gasto? ¿Es apropiado el importe? La dirección debe controlar cada compra para asegurarse de que se ajusta a las prioridades operativas y a los objetivos presupuestarios.

Este control debe ser proporcionado. No tiene sentido que una solicitud de compra de 50 euros sea aprobada por 5 líneas de gestión. En cambio, cuando se trata de un gasto de capital estratégico que comprometerá a la empresa durante varios años, entonces está plenamente justificado un control más estricto. Por tanto, el proceso de aprobación debe adaptarse a la política de la empresa. Debe seguir siendo eficaz y no provocar retrasos excesivos a lo largo de la cadena de suministro.

5 - Comprar cuando sea necesario y óptimo

Los gastos repercuten en la tesorería de la empresa. Cada pedido recibido supone, en las semanas siguientes, una salida de caja para pagar la factura del proveedor. Si los productos pedidos no se utilizan rápidamente, la tesorería se destina a existencias que no producen ningún valor añadido para la empresa.

La gestión del programa de producción debe permitir anticipar los suministros con la mayor exactitud posible. El precio de las materias primas fluctúa con el tiempo, en función de la coyuntura económica y de la temporada. Por ello, el departamento de compras debe encontrar el justo equilibrio entre un precio objetivo y unas existencias óptimas. La prioridad es siempre garantizar un suministro ininterrumpido a la cadena de suministro. Al fin y al cabo, cuando la producción se paraliza por falta de materias primas, los costes fijos se mantienen y pesan mucho en el balance de la empresa.

6 - Evitar desviaciones presupuestarias

Cada año, la empresa define un presupuesto de gastos para los distintos departamentos. La centralización de las compras facilita el trabajo del departamento de contabilidad, que puede así controlar la evolución de los gastos en relación con el presupuesto previsto, en función de su asignación. Cualquier aumento incontrolado de los gastos se detecta rápidamente. Por supuesto, esto sólo es posible con la aplicación de las herramientas adecuadas.

La rentabilidad de la actividad de una empresa o incluso de un simple proyecto está íntimamente ligada al respeto del presupuesto. Sirve de base para calcular los costes y fijar los precios de los productos acabados. Por ello, el proceso de contratación debe estar directamente vinculado al presupuesto.

7 - Comprender el valor global del subcontratista

El valor añadido de un fabricante de materias primas no puede reducirse al precio de sus productos. Al contrario, hay que tener en cuenta :

• Los plazos de entrega, en particular para las necesidades imprevistas.
• Las condiciones de pago.
• La gama de productos disponibles.
• La calidad de los productos entregados: los defectos de calidad y los problemas de entrega implican riesgos y costes para la cadena de suministro.
• La estabilidad de la relación contractual y financiera: evolución previsible y razonable de los precios, política comercial equilibrada.

Todos estos factores deben tenerse en cuenta a la hora de hacer la selección. El precio siempre incluye un determinado nivel de servicio. Es la calidad de este servicio lo que hay que analizar para ver si responde a sus necesidades.

Son muchos los factores que intervienen en la optimización del proceso de contratación. Dominarlos requiere las herramientas adecuadas y la implicación de todas las personas de la organización que realizan compras.