Compras software: guía de compra
¿Qué es una plataforma de compras?
Asegurarse de los pedidos, del presupuesto, de las entregas y de las facturas implica mucho trabajo. Con un software de abastecimiento en línea en tan solo algunos segundos, puedes gestionar todas estas tareas. Un software de compras permite crear una base de datos y guardar todo lo relacionado con los gastos de una empresa, empleados, comerciantes y usuarios independientes. ¡Optimiza el rendimiento de las compras de tu empresa gracias a herramientas especializadas!
¿Cómo funciona la plataforma de compras?
La contabilidad de las compras en línea puede realizarse desde cualquier lugar. Solo necesitas escanear o tomar una foto de las facturas para que la aplicación registre los gastos automáticamente. La herramienta integra la contabilidad de las compras de manera automática.
Los software de compras en línea se almacenan en la nube (SaaS). Puede ser utilizado desde cualquier dispositivo: ordenador, tableta o smartphon. Los datos que se integran son accesibles siempre y cuando se cuente con una conexión a internet.
En líneas generales, solo es necesario crear una cuenta y suscribir a un plan freemium o de pago para empezar a utilizar la herramienta.
¿Cuáles son las funciones principales de una plataforma de compras SaaS?
Teóricamente, un software de adquisición en línea para empresas permite la gestión del abastecimiento desde el pedido hasta la contabilidad. En la práctica, estas son algunas de las funcionalidades más buscadas:
Gestión financiera
El software de gestión se encarga de la administración del abastecimiento desde la creación de la orden de compra hasta la gestión de la existencia de productos. El seguimiento de las facturas y de las notas de entrega también forman parte del servicio propuesto. De esta manera, la herramienta permite el control de presupuestos, particularmente de las salidas y entradas de dinero.
Conciliación bancaria
Un software de compra en línea permite la conciliación entre las compras y las transacciones bancarias. Esta herramienta de gestión permite al usuario seguir en tiempo real la relación entre gastos y facturas.
Gestión de pedidos y proceso de adquisición
Esta opción permite consultar en todo momento el estado de los pedidos en curso. Las plataformas de compras en línea ofrecen la posibilidad de preguntar por el precio o de editar facturas y presupuestos.
¿Qué empresas utilizan una plataforma de compras?
Un sistema de adquisiciones es una solución necesaria para casi cualquier tipo de compañía: pymes o grandes corporaciones. También puede ser utilizado por microempresas, autónomos o comerciantes independientes. Este tipo de plataforma puede ser útil a todos aquellos que buscan una manera simple y eficaz para gestionar las compras y automatizar la contabilidad.
¿Por qué utilizar una plataforma de compras?
Existen diferentes razones para recurrir al uso de software de abastecimiento. Queremos enumerarte algunas de los beneficios de implementar un software en línea para la gestión de tus compras.
Las ventajas de implementar estas herramientas son múltiples:
abastecimiento estratégico,
ahorro de costes,
análisis de gastos,
simplificación de la cadena de suministros,
gestión centralizada de vendedores y proveedores,
optimización de la logística,
automatización del proceso de compra,
estructuración de la gestión de compras,
movilidad (en modo SaaS),
sincronización con sistemas de contabilidad y facturación,
aumento de la productividad.
Los datos son almacenados en la nube: por lo tanto, están protegidos y asegurados contra eventuales daños materiales. Los software en línea también permiten trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento.
¿Inconvenientes?
Las funcionalidades de este software son más o menos limitadas, sobre todo si se trata de una versión gratuita. Por lo general, los módulos específicos y las funcionalidades avanzadas son de pago.
Criterios para elegir una plataforma de compras
Ergonomía
Al momento de elegir una plataforma de compras, el primer criterio a tener en cuenta es que la interfaz de la solución sea intuitiva y fácil de usar. El utilizador debe poder utilizar la plataforma eficazmente sin mucho esfuerzo.
El tamaño de la empresa
Una pequeña empresa generalmente no necesita implantar una herramienta súper potente, un sistema que permita asegurar la gestión de las compras suele ser suficiente. Sin embargo, para obtener funcionalidades avanzadas, será mejor adquirir un software más avanzado. Por ejemplo, seguir de cerca el desarrollo de cada actividad y en tiempo real: pedidos en espera, entregas realizadas y en curso…
El costo del software
El precio suele variar en función del rendimiento de la plataforma. Algunos editores proponen versiones gratuitas. Por lo general, sólo encontramos las funciones de base. Para poder implantar un software que se adapte completamente a las necesidades del negocio, será necesario escoger herramientas de compras más profesionales.
Mejores plataforma de compras gratuitas y de código abierto
Existen diferentes aplicaciones para la gestión de compras y abastecimiento. Algunas herramientas se encuentran disponibles de manera gratuita:
Expensya
OpenConcerto
OpenERP
Dolibarr
Declaree
Las plataformas de compras más populares
Para autónomos y freelances
PayPal
MangoPay
EuroCompta
Para startups
Para grandes corporaciones
Evoliz
AddenAchat
Debitoor
Para pymes
Odoo
Decizyx
IPaidThat
Avanti
Fullstep
