Gestión de activos digitales, definición y software
Gestión de activos digitales, ¿qué es este anglicismo de marketing digital? si te dijéramos que es gestión de activos digitales, ¿sería mejor?
Hablamos constantemente de la desmaterialización y de sus beneficios; pero una vez que has digitalizado todos tus documentos, ¿ dónde los colocas? ¿cómo puedes organizarlos para no perder horas buscándolos cada día? hoy te hablamos de la solución a este problema que te garantizará un uso óptimo y sencillo de tus archivos digitales
A través de este artículo, appvizer arroja luz sobre la gestión de activos digitales y te da algunos consejos sobre la mejor manera de cuidarlos.
Gestión de activos digitales: definición y traducción
La gestión de activos digitales, o DAM para los entendidos, significa "gestión de activos digitales".
Incluye la creación, indexación, almacenamiento y recuperación de activos digitales, como imágenes (ilustraciones, fotos, etc.), imágenes animadas (GIF, vídeos, etc.), grabaciones de audio (música, voz, etc.) y otros documentos multimedia (fuente: Wikipedia).
Según el diccionario de Cambridge, es "un sistema para recopilar, almacenar y organizar recursos en formato digital".
El DAM pertenece a la categoría de herramientas de gestión de contenidos Web, pero aunque cumple el mismo propósito, se ocupa de contenidos multimedia digitales más amplios.
Gestión de contenidos digitales: definición
La gestión de contenidos empresariales (ECM) es "el conjunto de tecnologías informáticas que permiten adquirir, gestionar, almacenar, salvaguardar y publicar contenidos y documentos relacionados con los procesos empresariales" (Fuente: Il Sole 24 Ore).
Abarca todo el ciclo de vida, es decir, las fases
- de creación/captura
- de almacenamiento
- indexación
- gestión
- limpieza
- distribución
- publicación
- de investigación
- de archivo
En definitiva, podemos hablar de la producción y distribución de contenidos para una marca o empresa, teniendo en cuenta los procesos de negocio.
DAM vs. PIM, ¿hacia una plataforma común?
En esta larga lista de siglas de marketing, también encontramos PIM, Product Information Management.
Se trata de una tecnología de gestión que centraliza y armoniza toda la información técnica y de marketing de los catálogos de productos.
Se trata de dos prácticas complementarias en la digitalización de la oferta de productos, pero sus procesos de organización de archivos difieren considerablemente.
El DAM gestiona los archivos multimedia y facilita los flujos de trabajo creativos entre los equipos de marketing, gráficos y comerciales. La gestión de la información sobre productos, incluso para los mismos equipos, implica muchas categorías y subcategorías que son incompatibles con el archivado multimedia.
Las funcionalidades de una solución de software DAM
Las herramientas de gestión de activos digitales son sistemas de gestión de contenidos (CMS) que ofrecen numerosas funcionalidades como:
- anotación
- clasificación
- almacenamiento
- búsqueda
- descarga
- renombrar
- copia de seguridad
- agrupación
- archivado
- optimización
- compresión
- exportación de archivos digitales
Es, en cierto modo, una mediateca online avanzada.
¿Cuáles son las ventajas de una herramienta de gestión de activos digitales?
Las soluciones DAM, que antes eran simples bases de almacenamiento de activos digitales, se han convertido poco a poco en verdaderas plataformas de colaboración.
El ROI (retorno de la inversión) no reside en el almacenamiento de archivos, sino en el uso de los medios, su compartición y explotación interna y externa, o su integración con otras soluciones corporativas.
Algunas ventajas:
- el apoyo a la estrategia inbound, que requiere la optimización de los recursos para una mejor segmentación
- el fomento de la colaboración, hasta el nivel internacional
- la centralización segura de los documentos en una única plataforma
- la reutilización de recursos, eliminando así los costes de rediseño
- la gestión de los derechos de autor y las restricciones de uso
- el cumplimiento de normativas cada vez más estrictas
- búsqueda rápida y puesta en común de archivos digitales (búsqueda por similitud, etc.)
- distribución de soportes unificados
- tratamiento integrado de imágenes (imagen de uno, miniaturas, variantes)
- historial de imágenes
- flujo de trabajo para controlar y garantizar la calidad de los soportes
¿Cómo elegir su solución de gestión de activos digitales?
Consejo 1: el responsable del proyecto DAM debe proceder del departamento del que surge la necesidad de gestionar los activos digitales: puede ser el responsable de marketing o el de informática. En cualquier caso, los especialistas de cada uno de estos departamentos deben participar en el proyecto para expresar sus necesidades y limitaciones específicas, como la interoperabilidad de la herramienta DAM con aplicaciones de terceros.
Consejo 2: La implantación de una herramienta DAM, como la creación de un sitio web, requiere asesoramiento jurídico (interno o externo) para garantizar el cumplimiento de los avisos legales, derechos de autor y derechos de uso.
Consejo 3 : Una persona dedicada a la gestión de contenidos, como un gestor documental o de contenidos, puede ser muy útil para definir el repositorio de la futura mediateca y un plan de archivo optimizado.
Comparación de software DAM
Software de gestión de activos digitales en modo SaaS
Utilizados inicialmente por pequeñas y medianas empresas por sus reducidas limitaciones técnicas y su facturación de pago por uso, las grandes compañías los adoptaron rápidamente por la flexibilidad y escalabilidad que permite la nube.
Zoom sobre Bynder, un software intuitivo e inteligente
Desde las PYME hasta las grandes empresas, Bynder ofrece numerosas ventajas:
- una bonita interfaz ergonómica
- una galería de imágenes en línea
- gestión de duplicados y versiones obsoletas de archivos
- la herramienta de análisis Bynder que calcula el ROI por documento
- herramientas integradas de gestión de identidad visual y diseño gráfico
- interoperabilidad con Adobe CC, Salesforce, Wordpress, Drupal, Wrike, Slack, etc. a través de su sistema de integración listo para usar
- seguridad de los datos gracias al alojamiento en Francia y Alemania
- adaptabilidad del precio en función del tamaño de la empresa, el número de usuarios, los módulos elegidos y la capacidad de almacenamiento
Otras alternativas de software SaaS
Thron, la herramienta DAM inteligente
Thron permite gestionar cualquier archivo ofreciendo las siguientes funcionalidades
- eliminación de duplicados
- clasificación automática de documentos mediante herramientas de IA
- búsqueda inteligente
- enriquecimiento del contenido con herramientas clave como etiquetas o metadatos
- efecto retroactivo de los cambios en la taxonomía
- herramientas de colaboración
- aplicación móvil para Android e iOS
- monitor de actividad
InteractDAM, gestión óptima para los activos corporativos
InteractDAM es un software made in Italy que mejora y armoniza la gestión de los contenidos corporativos. Sus principales características son
- importación y exportación de contenidos
- gestión de derechos y permisos
- búsqueda facilitada de activos
- protección mediante cifrado avanzado
- aplicación de taxonomías de metadatos
- edición de imágenes y marcas de agua
- asociación de diferentes extensiones o versiones para un archivo
¿Hay alternativas?
Algunos dirán que marcas como Google drive o Dropbox pueden realizar las mismas funciones en cuanto a almacenar y compartir datos digitales.
En parte es cierto, pero estas soluciones de almacenamiento carecen de una característica clave: la visualización.
DAM es, de hecho, una plataforma mucho más visual que optimiza la creatividad; y la colaboración, la interactividad y la búsqueda son mucho más fáciles e intuitivas.
Su identidad visual en seguridad
Ya sea en el comercio electrónico, el marketing, la comunicación y muchos otros ámbitos, necesita gestionar una cantidad incalculable de imágenes y datos multimedia.
Para evitar perder tiempo y dinero (siempre volvemos a esto), una buena estrategia de gestión de activos digitales y el uso de la herramienta adecuada son las claves para una organización y colaboración fluidas de la identidad visual.
La transformación digital no ha hecho más que empezar, ¡en beneficio de tu productividad!
Artículo traducido del italiano