[Estudio de caso] La receta de una PMO para optimizar los ciclos de desarrollo de sus proyectos industriales

Cuando se atiende a clientes de sectores como el aeroespacial, la energía y la defensa, es crucial cumplir los plazos de entrega. Aubert & Duval lo sabe muy bien. La metalúrgica francesa desarrolla aceros de alto rendimiento para diseñar piezas complejas a medida para empresas que operan en sectores críticos.

Por ello, la empresa deseaba mejorar el control de los ciclos de diseño y fabricación de sus productos. Lo ha conseguido adoptando el software de gestión de carteras de proyectos de Sciforma.

He aquí una entrevista con Arnaud Montels, Responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de Aubert & Duval, para hacer un balance de esta exitosa iniciativa y saber más sobre esta herramienta PPM.

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¿Qué le llevó inicialmente a dotarse de una herramienta de gestión de proyectos?

Arnaud Montels:

En pocas palabras, queríamos mejorar nuestra eficacia y la satisfacción de nuestros clientes optimizando nuestros proyectos de desarrollo de productos.

Grandes retos

Normalmente, nuestros proyectos de diseño duran varios meses y requieren una inversión inicial importante. Por ejemplo, tenemos que encargar varias toneladas de superaleaciones, que se pueden negociar a unos 60 euros el kilo: ¡haga cuentas!

Además, las piezas que nuestros clientes esperan de nosotros son de naturaleza crítica. Incluyen trenes de aterrizaje y otros componentes esenciales para la construcción de un avión. Cualquier retraso afectará a nuestros clientes y perjudicará su satisfacción, que es, por supuesto, nuestra prioridad.

Todo esto para decir que no tenemos derecho a cometer errores. Con tanto en juego, es esencial ejecutar nuestros proyectos con la mayor eficacia posible y cumplir escrupulosamente nuestros compromisos.

El problema de la adecuación de la carga de trabajo a la capacidad

Antes, no disponíamos de medios para garantizar un control perfecto de nuestros ciclos de producción, sobre todo porque nos costaba ver las cosas con claridad. Cada equipo llevaba un seguimiento de sus proyectos en Excel, pero no teníamos una visión consolidada de las cargas de trabajo actuales y futuras. Disponer de una visión de conjunto era tanto más complicado cuanto que nuestros equipos de diseño están repartidos en varias sedes, una de ellas en la India, y realizan proyectos de distinto tipo y naturaleza.

Sin conocer y anticipar la carga, no podíamos adaptar la capacidad a ella. Así que a menudo acabábamos con equipos sobrecargados, y a veces incluso teníamos que rechazar proyectos porque, sencillamente, no teníamos mano de obra para gestionarlos.

Por tanto, el principal objetivo de adquirir una herramienta de gestión de proyectos era poder adaptar la capacidad de los equipos a la carga de trabajo, y no al revés.

Otro reto importante era identificar y analizar mejor estas cargas de trabajo para priorizar mejor y mejorar la gestión de los ciclos de desarrollo.

El software de Sciforma nos ofrecía soluciones a estos problemas. Así que adoptamos la herramienta y la pusimos en funcionamiento a principios de 2018.

¿Ha estado la herramienta a la altura de sus promesas? Qué han ganado con el despliegue de Sciforma?

Arnaud Montels:

La palabra clave: visibilidad.

En primer lugar, la herramienta nos ha proporcionado una base de datos central en la que todos nuestros datos se consolidan automáticamente, en tiempo real. Se acabaron los malabarismos entre varios archivos Excel, todo está en el mismo sitio. Ya no hay que preocuparse por la fiabilidad de los datos, porque la automatización elimina el riesgo de error.

Ahora tenemos una visión global de nuestros proyectos actuales: sabemos claramente en qué fase de desarrollo se encuentra cada proyecto.

Y también sabemos hacia dónde vamos. El software nos dio inmediatamente una nueva visibilidad sobre nuestra carga de trabajo prevista". En cuanto se crea un proyecto, el equipo de diseño selecciona de una biblioteca un modelo de calendario preparado de antemano que incluye hitos y cargas de trabajo genéricas.

Imagen ilustrativa Sciforma 7.1 - Ejemplo de hoja de ruta.

A continuación, a lo largo de la vida del proyecto, la evolución de la carga de trabajo real con respecto a la prevista se controla, pondera y analiza en función de varios ejes (por tipo de proyecto, por fase, etc.). Esto nos permite afinar nuestros modelos y previsiones a lo largo del tiempo.

Sobre todo, toda esta información, para cada uno de nuestros proyectos, se refleja en tiempo real en un único plan de carga de trabajo, consolidado en todos nuestros equipos. Gracias a ello, ahora tenemos una visibilidad global durante un periodo de 18 meses de la carga de trabajo futura de los equipos de diseño: por lo tanto, podemos prever la capacidad necesaria y anticipar cualquier contratación que pueda ser necesaria.

Imagen ilustrativa Sciforma 7.1 - Centro de planificación de proyectos.

Además, la transparencia que ofrece la herramienta nos ha permitido demostrar a nuestra dirección la sobrecarga de nuestros equipos, que desde entonces se han reforzado con un total de 26 nuevas contrataciones. Sciforma nos proporciona los recursos que necesitamos para cumplir nuestra misión y trabajar con eficacia.

Uno para todos, todos para uno

Una mayor eficacia, tanto colectiva como individual. Los usuarios introducen ahora en Sciforma el tiempo que pasan, lo que nos ha permitido identificar y analizar las inercias y las fuentes de pérdida de tiempo... ¡y hacer algo al respecto!

Por ejemplo, hemos creado una pantalla de inicio específica, que muestra a cada jefe de proyecto una visión general de sus proyectos en curso y de los indicadores asociados, clasificados por estado, tipo, etc. Esta interfaz, que ha respondido a las expectativas de nuestros equipos, ha supuesto un aumento real de la productividad, al tiempo que ha hecho más cómodo el trabajo.

Imagen ilustrativa Sciforma 7.1 - Pantalla espacial personalizada: elemento de trabajo.

Todo ello ha permitido también normalizar y mejorar las prácticas de gestión de proyectos. Por supuesto, tenemos equipos de gestores de proyectos profesionales, pero otros perfiles de usuarios también contribuyen a los proyectos. En consecuencia, no todo el mundo estaba al mismo nivel en lo que se refiere a la gestión de proyectos, y las diferentes formas de trabajar coexistían como podían.

La introducción de Sciforma brinda una oportunidad ideal para revisar las metodologías e institucionalizar las prácticas compartidas. Aún no hemos alcanzado la madurez global en materia de gestión de proyectos, pero la implantación de Sciforma está contribuyendo en gran medida a ello.

Nuestros clientes confían en nuestra empresa para producir piezas críticas para su propio negocio. Como PMO, nuestra responsabilidad es asegurarnos de que nuestros proyectos se gestionan de forma que ofrezcan productos de la máxima calidad, a tiempo. Y eso es lo que Sciforma nos ayuda a garantizar.

Como responsable de la PMO, ¿qué papel ha desempeñado en la implantación de Sciforma en Aubert & Duval?

Arnaud Montels:

Bueno, la PMO inició y dirigió la iniciativa de principio a fin, y seguimos dando vida a la solución a diario.

La PMO: una función polifacética

Una PMO es algo más que una torre de control para sancionar las infracciones de los procedimientos. En Aubert & Duval, queríamos una PMO activa. La PMO depende directamente de la Dirección de Desarrollo Industrial, lo que la convierte en una función transversal que sirve de puente entre los distintos equipos, así como entre los responsables de la toma de decisiones y el terreno.

Imagen ilustrativa Sciforma 7.1 - Vista de la cartera de proyectos con índice de salud.

Aunque nuestra PMO es responsable de aplicar la metodología y supervisar el progreso de los proyectos, también desempeña otras muchas funciones importantes.

Para la dirección, la PMO es la garante de la calidad y la integridad de los datos; proporciona los indicadores pertinentes, puede orientar la toma de decisiones y ayuda a seleccionar o priorizar los proyectos para aplicar la estrategia.

La PMO también debe desempeñar el papel de asesor, entrenador y apoyo a los usuarios , escuchando sus necesidades para poder responder desarrollando o adaptando las funcionalidades o procedimientos adecuados .

La importancia del apoyo a largo plazo

En el marco del despliegue de Sciforma, la configuración técnica de la herramienta no representaba más que una pequeña parte de nuestro trabajo. Fue esencialmente la gestión del cambio en el seno de una comunidad de equipos de ingenieros multi-sitios y multi-cualificados lo que movilizó nuestras energías.

Para ello, nos apoyamos en los equipos de Sciforma y en los de su socio certificado ASI, con el que habíamos establecido una colaboración a largo plazo.

Se recurrió a estos expertos externos para apoyar a la PMO, responder a las necesidades y preguntas de los usuarios, formar e informar a los jefes de proyecto. Y continúan apoyándonos a largo plazo para ayudarnos a desarrollar tanto nuestros métodos como el software, con vistas a una mejora continua. La modularidad funcional de Sciforma, que se presta a parametrizaciones específicas, es una gran ventaja en este sentido.

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Algunas lecciones de la historia de Aubert & Duval

Para prestar un buen servicio a sus clientes y crear valor, un número creciente de empresas y organizaciones necesitan garantizar la optimización de la gestión de sus proyectos. Esto es cierto en el diseño y desarrollo de nuevos productos, especialmente en mercados complejos, pero también se aplica más ampliamente a todos los agentes económicos, sea cual sea su sector de actividad y su tamaño. Cuando se trata de optimizar la creación de valor y el retorno de la inversión, la gestión de proyectos representa una formidable palanca de mejora.

El papel de la PMO, o de los responsables de la gestión de proyectos, se convierte entonces en fundamental. Aunque una herramienta no lo es todo, cada vez es más importante que la PMO pueda contar con una solución de software robusta y adecuada, que le ayude a desempeñar plenamente su papel estructurador y facilitador, y le permita acelerar y mejorar los proyectos para servir mejor a la estrategia de la empresa.

Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son de su exclusiva responsabilidad.