Project Portfolio Management software: guía de compra
¿Qué es un PPM software en línea?
Definición de Project Management Software en español
Las herramientas para Project Portfolio Management Software o gestión de la cartera de proyectos (PPM) en línea se han desarrollado para que los procesos de gestión de proyectos sean prácticos y eficientes. Es una solución que puede acelerar y mejorar drásticamente el seguimiento de todos los proyectos realizados por una empresa. Estos instrumentos de gestión ofrecen a los usuarios todos los medios para recopilar, calificar y priorizar sus ideas, a fin de impulsarlas con confianza, con una buena visibilidad de los recursos disponibles.
¿Cómo funciona el Project Portfolio Management Software?
En general, una herramienta PPM permite gestionar eficientemente proyectos simultáneos. Dado que esta gestión requiere la ejecución de diversas tareas como la evaluación de la viabilidad, el estudio de los datos estratégicos y la supervisión de los progresos, la utilización de estos instrumentos te permitirá realizar todas estas actividades de manera fácil y rápida. Para ello, este tipo de aplicación integra programas que automatizarán la mayoría de las tareas bajo la responsabilidad de los administradores y de todos los equipos encargados de organizar los proyectos de la empresa.
Estas aplicaciones en línea ofrecen módulos esenciales dedicados a optimizar la cartera de una empresa y a correlacionarlos con la planificación y ejecución de proyectos. El objetivo es cumplir los plazos, asegurando al mismo tiempo que los proyectos se pongan en marcha a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Cuáles son las principales características de las herramientas PPM?
La gestión de un plan estratégico requiere una herramienta de alto rendimiento para optimizar las capacidades de sus recursos y garantizar el buen funcionamiento de la empresa. Para ello, una herramienta PPM debe incluir estas pocas funcionalidades:
Gestión de las actividades
La planificación de las actividades que aseguren la ejecución de varios proyectos puede convertirse en una tarea tediosa. El uso de una herramienta PPM permitirá a los directores de proyectos gestionar fácilmente sus actividades gracias a un plan detallado que es fácil de estudiar. Este plan suele incluir los atributos y asignaciones necesarios para cada proyecto. Esta funcionalidad permite al administrador gestionar mejor el proceso de priorización, de modo que los proyectos más importantes sean los primeros que se lleven a cabo, sin descuidar los demás en curso.
Gestión de los costes
El uso de una herramienta PPM ayuda a fortalecer la organización financiera. Proporciona una visibilidad completa y transparente de los gastos necesarios para llevar a cabo un proyecto. También proporciona una buena visibilidad de las posibles limitaciones y los costos adicionales (en el peor de los casos). Esto permitirá al usuario evaluar la situación financiera de su empresa y decidir qué proyecto llevar a cabo, cuál congelar y cuál detener.
Análisis del rendimiento
Obtener una visión detallada del estado de una cartera es una forma eficaz de gestionar la planificación de proyectos. Con un tablero de mandos intuitivo y completo, todos los indicadores clave se pondrán a disposición de los gestores para analizar la viabilidad de los proyectos.
¿Quién utiliza herramientas PPM gestión de proyectos?
Todas las empresas que necesitan gestionar una cartera de proyectos pueden utilizar este tipo de solución. Tanto si se trata de una pequeña estructura como de una gran empresa, independientemente de su tamaño o incluso de su sector de actividad, el uso de una herramienta de PPM proporciona una hoja de ruta clara y precisa para garantizar el trabajo de PPM y, por lo tanto, proyectos bien enfocados.
¿Por qué utilizar un project portfolio management software?
Ventajas
Una herramienta PPM permite clasificar los proyectos según su importancia.
El uso de este tipo de software permite manejar diferentes proyectos al mismo tiempo, sin temor a ver algunos fracasos.
Los recursos de la empresa pueden ser optimizados gracias a las funcionalidades esenciales
Facilita la toma de decisiones sobre si el proyecto es viable o no.
Reduce significativamente el riesgo de déficit.
La comunicación entre los equipos se hace más fácil.
Permite prever las necesidades futuras.
Desventajas
Pocas herramientas gratuitas de PPM satisfacen a las empresas, debido a una considerable falta de funcionalidad.
¿Cómo elegir un PPM software?
Las herramientas de PPM tienen cada una sus propias propiedades. Estos son algunos puntos importantes que hay que tener en cuenta antes de elegir la herramienta adecuada.
Según las necesidades de la empresa: la elección de una herramienta de PPM depende sobre todo de los objetivos de la empresa. Los gestores deben determinar sus proyectos con antelación para encontrar una herramienta capaz de satisfacer sus necesidades técnicas y funcionales.
Según la dispersión de la información: dado que la gestión de la cartera de proyectos se hace generalmente en equipo, se recomienda un instrumento de colaboración.
Lista de los mejores project portfolio management español
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