Planning software: guía de compra
¿Qué es un software planning?
Un software de planificación es una herramienta informática para gestionar los horarios comunes a un equipo. Permite organizar las horas de trabajo de cada persona y los recursos de la empresa. El software de planificación ofrece importantes funcionalidades de colaboración que permiten tener en cuenta los imprevistos y las nuevas limitaciones en cuanto se producen. También pueden integrarse en la agenda de los empleados, así como en las herramientas de nómina, gestión de proyectos o contabilidad de terceros.
Principales funcionalidades de la aplicación para hacer cuadrantes de trabajo
Las herramientas de gestión de la planificación abarcan funcionalidades que van desde los calendarios compartidos hasta el análisis de los indicadores clave de rendimiento de los recursos humanos:
Consideración de las limitaciones: indisponibilidad, enfermedad, limitaciones personales, habilidades del empleado, etc.
Consideración de las normas: convenio colectivo, tipos de contratos, horarios de trabajo, derecho laboral, días festivos y otras normas legales.
Gestión y optimización de las horas extraordinarias.
Propuesta del mejor horario para el equipo.
Gestión de las interacciones: solicitud de sustituciones, bajas o indisponibilidades, intercambio de franjas horarias.
Gestión de permisos y ausencias: permisos retribuidos, enfermedad, ausencias, RTT, etc.
Sincronización de datos (horas, contactos, localización) con los teléfonos móviles.
Recuento de horas y control del tiempo.
Gestión de los costes salariales y de la rentabilidad.
Cuadro de mando de RRHH (KPIs relativos a las ausencias, costes, ingresos, tasa de ocupación, etc.).
Sincronización con un calendario en línea (compartido e individual) como Google Calendar.
Planificación horaria, diaria, semanal y mensual.
El software de planificación no es un software de control de horarios, ni de gestión de proyectos, ni de gestión de recursos humanos. Se pueden producir confusiones, por lo que es importante recordar estos matices.
¿Por qué utilizar un software de planificación?
El software de planificación tiene casi sólo ventajas. Si opta por una herramienta en línea, tendrá sin duda un periodo de prueba gratuito para probar la solución en condiciones reales, lo que limita en gran medida los riesgos.
Ventajas
- Optimización de las horas extraordinarias.
- Optimización del tiempo de trabajo.
- Comodidad de los empleados (respeto a sus limitaciones y preferencias).
- Posibilidad de acceder a su calendario en tiempo real desde su teléfono móvil.
- Mejora de la productividad: gestión optimizada del tiempo de trabajo.
- Elimina las programaciones obsoletas de Excel. Las hojas de cálculo de Excel son muy contraproducentes en comparación con una herramienta dedicada a este problema.
- Anticipación de las cargas de trabajo y de las necesidades de recursos.
- Mejora de la rentabilidad de los servicios.
- Acceso en línea desde cualquier lugar con una simple conexión a Internet.
- Mejora de la capacidad de respuesta de los servicios.
Desventajas
- Algunas herramientas no son lo suficientemente intuitivas, ergonómicas y colaborativas.
- Muy pocos programas informáticos están en modo SaaS (en línea).
¿Cómo elegir la aplicación para hacer cuadrantes de trabajo adecuada?
Es muy importante elegir la herramienta de gestión de tiempos, horarios y recursos adecuada. He aquí algunos puntos de vigilancia a tener en cuenta para hacer la elección correcta:
Generalista o especializada: la mayoría de las herramientas son generalistas, pero una herramienta de planificación especializada como Outburn para la planificación médica puede ser una opción rentable. Las especificidades de su profesión están efectivamente integradas en él.
El precio: el precio oscila entre 0 euros (gratis para las soluciones de código abierto) por herramientas sencillas como calendarios compartidos y otras soluciones de código abierto hasta varios cientos de euros al mes para soluciones que integran servicios humanos (línea de atención) e inteligencia artificial para hacer una planificación anticipada de hasta 6 meses.
Funcionalidades: a veces basta con una agenda compartida para coordinar los equipos. A veces hay que integrar un montón de reglas y restricciones para hacer una programación realmente eficiente.
Servicio de atención al cliente y soporte: es esencial comprobar con el editor de la solución que podrá beneficiarse de asistencia, ayuda a la configuración, copia de seguridad de sus datos, etc.
El modo de acceso: es preferible elegir una herramienta de planificación en línea porque siempre tendrá la última versión, se integrará mejor con el software de terceros y permitirá interesantes usos colaborativos (véase más arriba). Por último, revisa si hay una aplicación dedicada en tu teléfono móvil.
