Registro horario en teletrabajo: que nada te haga perder el control

Si como humano no puedes controlarlo todo, como responsable de recursos humanos, quizás estés un paso más cerca de lograrlo 😅.

Seguro ya has hecho hasta lo imposible por dar cumplimiento al Real Decreto-ley 8/2019 en términos de registro horario. Ahora, las reglas del juego han cambiado y el registro hay que garantizarlo, incluso en teletrabajo.

Para que el control horario no se te escape de las manos, revisa junto con nosotros algunos aspectos fundamentales sobre el teletrabajo: registro horario según la normativa, a partir de qué momento realizarlo y cómo garantizarlo.

Porque el control es inevitable, pero el mecanismo es opcional, ¡continúa leyendo para saber más!

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¿Qué es el registro de jornada?

El Real Decreto-ley 8/2019, que contempla medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, estableció la obligatoriedad de que las empresas cuenten con sistemas de registro horario.

Según lo anterior, las horas de entrada y salida de los trabajadores deben contar con un registro, conservable durante cuatro años y disponible para consulta de sindicatos y autoridades.

Dicho sistema de control tiene por objetivo:

• Asegurar el cumplimiento de los horarios laborales,
• regular las horas extraordinarias en cuanto a su cantidad y correcta remuneración.

Esta normativa aplica a todas las empresas, aunque exime ciertas relaciones laborales de carácter especial y a ciertos trabajadores bajo regímenes específicos.

Teletrabajo: registro horario obligatorio

Lo primero que hay que recordar es que, a la luz de la ley, se considera que a partir del momento en el que los trabajadores cumplen un 30% de la jornada laboral en remoto, estos están en situación de teletrabajo.

Desde que el teletrabajo en España se generalizó, la flexibilidad horaria entró a formar parte de la agenda de las empresas en términos de las modalidades laborales que implementaban y ofrecían a sus trabajadores.

La tarea, algo difícil de afrontar, planteó la necesidad de contar con mecanismos de regulación y control. Estos, además, debían enmarcan las nuevas prácticas y estar en línea con lo que ya disponían otras normativas como es el caso del Real Decreto Legislativo 2/2015:

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece este artículo.

Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Cómo funciona el registro de la jornada en teletrabajo?

A raíz de esta necesidad, el 13 de octubre de 2020, entró en vigor la Ley de trabajo a distancia. Entre sus disposiciones destacadas y relacionadas con el registro horario se incluyen los siguientes derechos:

• Compensación económica. A partir de llevar a cabo un correcto registro horario, los trabajadores tendrán la seguridad de recibir la compensación económica correspondiente al tiempo de trabajo a distancia.
• Horario flexible. Las personas ejerciendo sus labores bajo la modalidad de trabajo a distancia pueden beneficiarse de un horario flexible, según lo acordado con su empleador. Para este aspecto también resulta especialmente útil el registro horario, el cual vendrá a reflejar fielmente las horas trabajadas.
• Intimidad. El respeto de la vida privada de los trabajadores debe garantizarse. Aún si la empresa está en su derecho de implementar sistemas de control horario, esto no incluye la instalación de aplicaciones en dispositivos personales.
• Igualdad de trato. Los trabajadores a distancia deben gozar de los mismos derechos de aquellos trabajadores en presencial. Esto hace referencia a todo lo relacionado con:
  • Correcto acceso a la información,
  • retribución,
  • oportunidades de promoción,
  • estabilidad,
  • adecuada comunicación entre pares y con las directivas, etc.

Por otro lado, en términos de las obligaciones que tienen las empresas de cara a sus trabajadores, sobresalen:

• La desconexión digital. Los periodos de descanso, así como la duración establecida de la jornada laboral de los trabajadores, deben ser respetados por parte del empleador, limitando el uso de medios de comunicación tecnológicos.
• La responsabilidad económica. Las empresas están en obligación de correr con los gastos generados dentro del marco del trabajo a distancia, según lo establecido en la negociación colectiva o el acuerdo de teletrabajo. Dichos gastos incluyen costes por concepto de:
  • Material informático (ordenador, adaptadores, etc.),
  • mobiliario (sillas, escritorios, lámparas, etc.),
  • una proporción de la conexión a Internet y de la tarifa móvil, en caso de que los trabajadores tengan que hacer uso de su teléfono personal.

☝️  No lo pierdas de vista

• El trabajo a distancia es, hoy por hoy, una modalidad de adopción voluntaria.
• El mismo debe estar regulado por medio de un acuerdo o contrato de teletrabajo.
• Existen sanciones económicas aplicables por incumplimiento del registro horario de la jornada laboral que se confirme por parte de inspectores de trabajo y Seguridad Social, las cuales pueden ir hasta los 6 250 euros.

¿Cómo se hace un registro de teletrabajo?

Si bien la ley determina la obligatoriedad del control horario para el trabajo a distancia, la misma no especifica de qué manera las empresas deben cumplir con este requisito. Así queda constatado en la Guía sobre Registro de Jornada Laboral del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social:

Será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador.

Recurrir a sistemas que contemplen la utilización de la huella dactilar, sin embargo, deja de ser una posibilidad “al menos durante el estado de alarma y sus posibles prórrogas”.

Otros métodos de control que se pueden realizar incluyen:

• Registro horario en Excel. Generalmente, las empresas pequeñas, antes de lanzarse a probar un nuevo sistema, optan por un viejo conocido: Excel. Emplear una plantilla de control horario con todos los datos de los trabajadores y las especificidades de su contrato respecto a la hora de entrada y salida, puede llevarse a cabo y controlarse a partir de la trazabilidad que ofrecen los servicios de alojamiento de archivos en la nube.
• Software de control horario. Hoy en día, existe una variedad de herramientas de control horario en el mercado que van desde programas informáticos que detectan la actividad (ratón y teclado), pasando por sistemas de reconocimiento facial, hasta terminales con tarjeta. Las ventajas de este tipo de programas no son pocas:
  • Ahorro de tiempo al automatizar no solo el registro, sino también la verificación de las horas declaradas;
  • cumplimiento legislativo;
  • simplificación del proceso de fichaje;
  • mayor transparencia para los trabajadores;
  • protección de datos, etc.
• Aplicaciones de control horario. Estas aplicaciones pueden ser las versiones móviles del software de control con el que ya cuenta la empresa y que contemplan funcionalidades precisas de geolocalización, por ejemplo.

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En resumen…

El registro de la jornada laboral en España es obligatorio. Esto quiere decir que, sin importar si la dinámica laboral de la empresa se basa en el trabajo a distancia, el trabajo híbrido o el trabajo ciento por ciento presencial, el seguimiento y control de las horas de entrada y salida de los trabajadores se debe llevar a cabo. Más aún, debe guardarse registro de dicho control y ponerlo a disposición de la autoridad competente ante una eventual inspección.

Si consideramos que a partir del momento en el que un trabajador pasa 30% de su jornada laboral en casa, este se considera “en teletrabajo”, entendemos la importancia de conocer los requisitos que deben cumplir las empresas para asegurar el correcto desarrollo de las labores de sus trabajadores.

El marco legal español ya cuenta con disposiciones que regulan el teletrabajo y sus mecanismos de control. Cada empresa, sin embargo, está en libertad de escoger el método que más que le convenga para llevarlo a cabo y no tener que ser objeto de cuantiosas multas y sanciones.

Si bien el software de control horario ofrece diversas ventajas para llevar a cabo este procedimiento, existen otras muchas opciones para garantizar el cumplimiento de la jornada laboral de tus trabajadores. 

¿Preguntas? ¡Déjalas en los comentarios!