¿Crear una base de datos de personal conforme con el RGPD? ¡Reto aceptado!

La creación de una base de datos de personal es una tarea indispensable y común de todo departamento de recursos humanos. Verdadero aliado en el día a día, esta herramienta te permite registrar y consultar información relevante sobre tu plantilla.

¡Pero pilas!: hoy en día, toda empresa que trate datos personales está en la obligación de cumplir con las disposiciones del RGPD.

Para salir avante de esta cruzada, hazte con todas las armas necesarias: conoce todo sobre la base de datos de tus candidatos(as), cómo construirla de acuerdo con el RGPD y, por último, qué herramientas pueden funcionar para automatizar su creación.

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¿Qué es una base de datos y por qué es importante en RR. HH.?

La base de datos de personal en la empresa

También conocida como "base de datos RR.HH.", la base de datos de personal almacena toda la información sobre los miembros de una empresa. Esta información se denomina "datos personales del empleado" y su importancia radica en que permite registrar y tener disponible en todo momento para consulta, la información propia a:

• El proceso de contratación de la persona,
• el ciclo de vida en la empresa a lo largo de la duración del contrato.

Ventajas de contar con una base de datos de trabajadores

Los beneficios de contar con la información de las y los trabajadores correctamente organizada, clasificada y disponible se resumen en:

• Mantener un historial de todos los datos de tu plantilla: lleundefined un registro de todos los datos de sus trabajadores, te permite llevar a cabo un seguimiento de los cambios en los registros de los mismos, como:
  • Un cambio de puesto,
  • un aumento de salario,
  • un cambio en los datos de contacto (dirección de domicilio).
• Aprovechar las ventajas de los sistemas centralizados: si tu empresa está creciendo, puede que te resulte difícil seguir el ritmo de la creciente cantidad de datos. Por ello, una base de datos de RR. HH. te ayuda a gestionar todos los datos críticos de tu empresa de forma centralizada, segura y en todo momento.
• Agilizar la mayoría de las tareas de recursos humanos: automatiza las tareas rutinarias de gestión de RR. HH., acelera el procesamiento de datos como la jornada laboral, las vacaciones, las bajas, la nómina, etc.

¿Qué debe contener una base de datos de recursos humanos?

Según lo anterior, con el objetivo de que la base de datos sea de utilidad para la empresa, la misma debe contener:

• Información recogida durante el reclutamiento:
  • Nombres;
  • apellidos;
  • datos de contacto (email, dirección, teléfono);
  • número de Seguridad Social;
  • tipo de contrato de trabajo;
  • persona de contacto (parentesco y datos de contacto);
  • permiso de conducir,
  • otros datos personales,
  • información bancaria,
  • diplomas, etc.

• Información recogida a lo largo de la vida de la persona trabajadora:
  • Fecha de inicio del contrato;
  • documentos médicos;
  • gastos de viaje;
  • nóminas, etc.

¿Cómo hacer base de datos de personal?

1. Registrar cada dato

Para gestionar adecuadamente tu plantilla y crear una base de datos de recursos humanos eficaz, puedes recopilar todo dato susceptible de aportar información personal sobre tus trabajadores. Estos datos pueden obtenerse de los documentos que te son suministrados al momento de la contratación o en el momento de la firma del contrato de trabajo.

Tales datos pueden ser de varios tipos:

• Bancarios para asegurar el pago del empleado,
• tipo impositivo en el contexto de la retención de impuestos,
• copias de los títulos obtenidos correspondientes al nivel de cualificación del puesto,
• datos de un familiar que pueda servir de contacto en caso de emergencia que afecte al empleado, etc.

☝️ No hay que olvidar que según la gestión adelantada por la AEPD (Autoridad de Control Española en materia de Protección de Datos) la empresa solo debe recopilar los datos que realmente necesiten y a partir del momento en el que esto sea una necesidad.

❌ Por ende, no puede solicitarse a la persona información referente a:

• Su entorno,
• sus opiniones políticas u orientación sexual,
• su participación en sindicatos.

2. Hacer una base de datos de personal en Excel

La información que obtuviste a lo largo del proceso de selección y una vez que quedó formalizado el contrato, puedes registrarla en un archivo Excel, el cual puedas ir alimentando a lo largo del ciclo de vida de la persona en la empresa.

Un mismo archivo puede contener los datos de toda la plantilla, organizados en diferentes pestañas.

Puedes descargar la base de datos de empleados que te proporcionamos y personalizarla según las necesidades puntuales de tu plantilla:

3. Emplear una herramienta especializada

Existen programas informáticos especializados en bases de datos de recursos humanos que pueden ayudarte a crear la tuya, sin tener que pasar por una hoja de cálculo de Excel, la cual requerirá ser actualizada manualmente con las últimas jurisdicciones y gestionada diariamente.

4. Velar por el buen tratamiento de los datos

Al momento de registrar información sobre tu personal, debes tener en cuenta que la misma debe conservarse durante todo el periodo de presencia de la persona en tu empresa. Uno que otro dato, sin embargo, deberá conservarse más allá de ese periodo, para efectos del cumplimiento de las obligaciones sociales, fiscales o contables.

👉 Este es el caso, sobre todo, de los documentos relacionados con la nómina o el contrato de cada empleado, que debes conservar durante seis años.

Además, el acceso a la información personal recopilada sobre las personas que participan de un proceso de selección de personal, solo se autoriza a quienes participan y son responsables por el mismo.

Por lo tanto, si un(a) candidato(a) no es seleccionado(a), pero tú deseas conservar la información que obtuviste durante el proceso de selección (CV, carta de presentación, datos de contacto, etc.), debes informar a la persona. Esta, a su vez, puede oponerse.

De obtener su consentimiento, la conservación de estos datos se limita a 2 años.

La base de datos trabajadores y la normatividad aplicable

El reglamento RGPD

Entrado en vigor el 25 de mayo de 2018, el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es una ley que tiene por objetivo proteger los datos personales de los internautas (cliente, usuario, socio, etc.).

Tiene 2 objetivos principales:

• Responsabilizar a las organizaciones que tratan datos personales,
• Reforzar los derechos de las personas cuyos datos se procesan.

El RGPD y la base de datos de personal: ¿cuál es la relación?

La construcción de una base de datos de recursos humanos debe basarse, obviamente, en el pleno cumplimiento del RGPD. Por lo tanto, debes detallar claramente tu proceso de recopilación de datos en una política de privacidad, la cual pondrás a disposición de las y los trabajadores.

👉 Debes incluir lo siguiente en su política de privacidad:

• Los medios utilizados para garantizar la seguridad de la base de datos y su contenido:
• la duración de la conservación de los datos,
• un registro de todas las medidas adoptadas,
• la lista de personas que tienen acceso a la base de datos,
• las medidas adoptadas que habrá que poner en marcha en caso de robo y/o piratería informática.

¿Qué pasa en caso de incumplimiento de la normatividad?

En España, los motivos más comunes de multas por incumplimiento del RGPD, incluyen:

• Una base legal insuficiente para el procesamiento de datos;
• medidas técnicas y organizativas insuficientes para garantizar la seguridad de la información;
• incumplimiento de los principios generales de procesamiento de datos.

❌ Es decir que, por lo tanto, está formalmente prohibido:

• Utilizar los datos personales de una persona sin su consentimiento,
• difundir estos datos a un tercero.

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En resumen…

• La base de datos de personal es una herramienta que te ayuda a mantener toda la información de la plantilla organizada.
• Los datos con los que cuenta son recopilados:
  • Durante el proceso de selección y contratación,
  • a lo largo de la vida de un(a) trabajador(a) en la empresa.
• Llevar una base de datos de recursos humanos es posible a través de algunos instrumentos útiles como, por ejemplo:
  • Una plantilla en Excel,
  • un software que cuente con funcionalidades para tal fin.
• Debido a la importancia que revisten los datos personales frente a la ley, es necesario conocer todas las disposiciones y dar pleno cumplimiento al RGDP.