Xtranet Documentación en la nube es una solución de gestión documental online, diseñada para empresas que necesitan almacenar, organizar y compartir documentos de manera segura y accesible desde cualquier lugar. Permite gestionar la información corporativa de forma estructurada, mejorar la colaboración interna y garantizar que todos los usuarios trabajen con documentos actualizados.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de Xtranet Documentación en la nube?

Almacenamiento centralizado y organizado de documentos

La solución permite almacenar todos los documentos de la empresa en un único espacio digital, facilitando la búsqueda y recuperación de la información en cualquier momento.

• Organización de documentos por carpetas, categorías y etiquetas personalizables.
• Subida masiva de archivos y gestión de diferentes formatos (PDF, Word, Excel, imágenes, etc.).
• Control de versiones y actualizaciones automáticas de los documentos.
• Estructuración de la documentación por áreas, departamentos o proyectos.

Acceso seguro y controlado a la información

Xtranet ofrece un sistema de acceso seguro y personalizado, garantizando que cada usuario vea solo los documentos que necesita, según su rol o función dentro de la organización.

• Definición de permisos de acceso por usuario o grupo.
• Gestión de roles para lectura, edición o administración de documentos.
• Historial de accesos y modificaciones para asegurar la trazabilidad.
• Acceso remoto desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Colaboración y trabajo en equipo sobre documentos

La plataforma facilita la colaboración entre empleados y equipos, permitiendo trabajar sobre los mismos documentos de forma coordinada y eficiente.

• Compartición de documentos con usuarios internos y externos.
• Comentarios y notas sobre documentos para intercambio de información.
• Notificaciones automáticas de actualizaciones o nuevas versiones.
• Espacios de trabajo colaborativos por proyecto o departamento.

Automatización de flujos de trabajo documentales

Xtranet permite automatizar procesos relacionados con la gestión documental, optimizando los tiempos y reduciendo errores en la gestión de información.

• Circuitos de revisión, aprobación y validación de documentos.
• Alertas y recordatorios para vencimientos, renovaciones o acciones pendientes.
• Control del estado de cada documento (en revisión, aprobado, archivado).
• Integración con procesos internos de la empresa (calidad, recursos humanos, compliance).

Trazabilidad y control de versiones

El sistema garantiza un control completo sobre el ciclo de vida de los documentos, asegurando que siempre se utilicen las versiones correctas y manteniendo el histórico de cambios.

• Registro de todas las versiones anteriores de un documento.
• Comparación de versiones y recuperación de versiones anteriores si es necesario.
• Historial de modificaciones con fecha, hora y usuario responsable.
• Documentación certificada con registro de aprobaciones y firmas electrónicas si se requiere.