Gestione mejor su empresa con cuadros de mando
Gestionar la actividad de una empresa significa reunir datos dispersos para evaluar la situación global. Los cuadros de mando, herramientas de business intelligence, son útiles para el gestor y las distintas unidades de negocio, para una inteligencia colectiva más eficaz.
CONTENIDO
La necesidad de una herramienta de gestión transversal
Sea cual sea el tamaño de la empresa
Mientras que las grandes empresas dedican sistemáticamente recursos -departamentos enteros o puestos específicos- al análisis de sus resultados, las empresas muy pequeñas y las PYME descuidan con demasiada frecuencia esta tarea. Y, sin embargo, es esencial estudiar sus resultados para orientar su estrategia. Pero por falta de tiempo, recursos o perfiles cualificados, la gestión se hace a la vista.
El sistema D alcanza rápidamente sus límites
La herramienta más utilizada es, por supuesto, Excel. Pero a medida que los datos crecen, se hace difícil gestionarlos. Hay que comprobar que los enlaces entre las hojas están actualizados: es una herramienta estática cuyo mantenimiento puede resultar laborioso.
Ver los datos en silos desdibuja la visión de conjunto
Las primeras herramientas que se adoptan suelen ser los programas informáticos empresariales, que cada departamento utiliza para controlar su propia actividad. La gestión se divide entonces en silos, y cada división elabora su propio cuadro de mandos. Y el gestor, para tener una visión de conjunto, tiene que reunirlos todos.
Una herramienta para centralizar y compartir datos
Aunque el software empresarial es bueno, carece de transversalidad. Los departamentos pertenecen a la misma estructura y son interdependientes. Los datos se solapan y se cruzan, y las ventajas de analizarlos en una herramienta común son palpables.
Elegir su solución de gestión
Los paquetes de software de inteligencia empresarial reúnen sus datos y los analizan.
Un cuadro de mandos global que centraliza los datos empresariales
Existen programas informáticos externos que basta con conectar para obtener una visión transversal. Es el caso de Vizzboard. Se conecta a todo tipo de conectores, incluidos JSON, Elasticsearch, Excel, Dropbox, Google Drive y el formato CSV. Introduce los datos directamente en el sistema, lo que permite a cada departamento mantener sus propias herramientas y hábitos empresariales. Los cuadros de mando son una herramienta de visualización de datos ergonómica y estética. Por ello, pueden utilizarse para presentar claramente los resultados de los análisis, en reuniones o asambleas generales, por ejemplo, sin necesidad de ser un estadístico para entenderlos.
Una herramienta de gestión integrada en su solución ERP
Para las empresas que desean estandarizar sus herramientas implantando un ERP (Enterprise Resource Planning) dentro de su estructura, la funcionalidad del cuadro de mandos es un criterio clave de elección. Con un software como IOvision, cada división puede rellenar su propia sección. Se establecen pasarelas y conexiones dentro de la herramienta: se comparten determinados datos, se solapan las zonas de análisis. Y la dirección tiene una visión global e instantánea de la situación en todo momento.
Asesoramiento experto para identificar los KPI pertinentes
Aunque el aspecto visual de la supervisión es importante, su base analítica sigue siendo esencial. Los análisis se basan en los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento). Podemos considerar cualquier KPI o vincularlo a otro, pero ¿cuáles serán relevantes? A veces nos gustaría tener alguna orientación. Es lo que ocurre cuando se implanta un sistema ERP. El editor le proporciona una persona de contacto responsable de la implantación. Esta persona, experta en la materia, puede identificar los KPI pertinentes para su empresa.
Mejor gestión para anticipar y coordinar esfuerzos
Gestión en tiempo real con datos dinámicos
Basar su análisis en herramientas dinámicas es más cualitativo. Los estados contables son demasiado estáticos. Sólo proporcionan un análisis a posteriori. Cuando se recibe la alerta, el error ya se ha cometido. Además, es difícil identificar el origen de las disfunciones a partir de los datos contables. Por último, su análisis en un momento dado no incluye los flujos y las nociones físicas, como la escasez de existencias, los problemas de calidad, los plazos de pago, etc. Al cruzar los datos contables con otros datos de la empresa, un cuadro de mandos ofrece una visión más completa y permite hacer previsiones: son los llamados cuadros de mandos prospectivos o predictivos.
Compartir los datos y reducir los errores
La voluntad de unificar la herramienta de gestión reduce el riesgo de malentendidos entre departamentos. La solución rompe los silos, reúne la información y restablece la coherencia global. Los datos compartidos son más fiables y se inicia el diálogo entre todos los departamentos.
Concienciar a todas las divisiones del progreso general
Es lo que se conoce como diálogo interno de gestión. Cada departamento elabora sus propios informes, pero tiene acceso a los informes de los demás. Esto ayuda a tomar conciencia de las consecuencias de las acciones de cada departamento. Este conocimiento profundo de los efectos favorece la delegación de la gestión y la implantación de una nueva forma de gobernanza. Las divisiones están más implicadas y participan activamente en la consecución de los objetivos generales de la organización.
Hay que ser reactivo en la gestión. No puede esperar a detectar los problemas para tratarlos. Al proporcionarle un análisis de la empresa en tiempo real, los cuadros de mando le permiten reaccionar lo más rápidamente posible y anticiparse. Su dimensión de business intelligence le ayuda a poner de relieve las tendencias, las cifras umbral y los hitos significativos de la evolución de su empresa. Una riqueza de análisis decisiva para ayudarle a tomar las decisiones correctas.
Artículo traducido del francés