Cómo proteger la productividad en la era de la videoconferencia

Te levantas con energía y motivado para marcar todas las cosas que tienes que tachar de tu lista de tareas pendientes al final de unas cuantas reuniones. Luego, una tras otra, las preguntas rápidas y las reuniones de coordinación llenan tu calendario, todos los días. En un abrir y cerrar de ojos, se hace de noche, y la lista de tareas pendientes que tenías por la mañana se queda sin tocar, acumulando prioridades más urgentes.

Para muchos de nosotros, como el trabajo desde casa se ha convertido simplemente en "trabajo", este ciclo frustrante puede parecer imposible de romper.

Es fácil culpar a nuestra aplicación de videoconferencia, en la que hacemos clic a menudo. Pero a medida que nuestros días se alargan, nuestros calendarios se llenan y no podemos ver el fondo del asunto, es hora de cuestionarnos el verdadero origen de nuestra batalla por la productividad.

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¿Hay realmente claridad al otro lado del teléfono?

Nuestras agendas están siempre llenas de reuniones, algunas con agendas claras, otras un poco menos centradas. Pero como muchas empresas se están adaptando a trabajar con un equipo distribuido, es más fácil que nunca sentirse siempre unos pasos por detrás. Por desgracia, este miedo a quedar profesionalmente aislado se materializa a menudo en forma de montones y montones de reuniones de coordinación. En videoconferencias. Encadenadas.

Pero antes de programar otra llamada más, hay que preguntarse: "¿Qué espero ganar realmente con esta llamada? Para muchos, la respuesta es una de las siguientes:

Estar al día de la información

Al haber perdido el ritmo al que estamos acostumbrados en la oficina, es fácil sentir ansiedad por la marcha de un proyecto que estás gestionando o por un cliente por el que pasa discretamente el miedo.

En un intento de simular el "pásate por tu mesa para una pregunta rápida", se están haciendo habituales las inofensivas llamadas de coordinación de 15 minutos para estar al día.

Llenar el vacío

Ya no tenemos la comodidad de una oficina compartida para consolidar todas las decisiones tomadas, los conocimientos acumulados y los progresos realizados.

Si no tienes un lugar de trabajo digital común y compartido con una fuente de información centralizada, tú y tu equipo estaréis a menudo buscando datos. Esto se debe a que nuestras herramientas -ya sean CRM, ERP u otras- permanecen lamentablemente desconectadas entre sí, y a menudo también de los miembros de nuestro equipo.

Por eso estamos organizando más videoconferencias para colmar las lagunas de información.

Si dedicamos los 10 primeros minutos de una llamada a ponernos de acuerdo, compartir datos y conciliar lagunas de información, las reuniones se convierten menos en un avance y más en actualizaciones repetitivas.

Y cuando se encadenan, es aún peor.

Garantizar la estabilidad

Sería una injusticia abordar este tema ignorando el hecho de que la mayoría de nosotros echamos de menos a nuestros colegas. Nos gusta charlar, compartir en qué estamos trabajando, y sobre todo en un momento en el que has perdido la oportunidad de tener una charla de medio pasillo con alguien que no sea tu compañero de piso, muchos programan llamadas sólo para volver a conectar.

Las llamadas son para las personas, las herramientas para los datos

Para la planificación a gran escala y la lluvia de ideas, nada puede sustituir a una buena reunión estratégica.

Pero si te reúnes para compartir datos, colaborar en temas empresariales específicos o simplemente "hacer una pregunta rápida", tienes un problema de herramientas o plataformas, no de videoconferencias.

Cuando pasas toneladas de tiempo yendo y viniendo de Zoom por las razones anteriores (mantener el ritmo, la estabilidad o rellenar huecos), estás abusando de una herramienta e ignorando todo lo demás.

Transmitir información básica en llamadas durante todo el día le agota a usted y a su equipo, sin dejar nada para la lluvia de ideas creativa, la planificación de proyectos y otras iniciativas en las que las llamadas pueden añadir un valor sustancial.

Definirse al hacer una videollamada: la transparencia va en ambos sentidos

Cuando nos acostumbremos a las normas del smartworking, nos demos cuenta de que las cosas se siguen haciendo, los proyectos siguen avanzando y el cielo aún no se ha caído, se formará un ritmo diario normal.

Calendarios transparentes. Proteger a tu activo más valioso (tu equipo) de la fatiga de las videollamadas es una prioridad, y puede ser realmente difícil en estos tiempos de "siempre a tiempo". Al sentar un precedente de expectativas realistas y aceptación de las necesarias "horas libres", dará a su equipo la oportunidad de presentarse con las pilas cargadas.

Aquí, en monday.com, hemos animado a la gente a incluir en sus calendarios "tiempo para la familia", y respetamos esos límites. Establecer estas expectativas de antemano nos ha ayudado a evitar problemas de productividad debidos a las videoconferencias.

Definir por qué necesitamos la videoconferencia: se siguen aplicando los mismos principios

Algunas videoconferencias tienen que existir: en algunos casos, no hay alternativa para el tipo de creatividad y energía que puede aportar una reunión con otras personas. Pero, dada nuestra nueva realidad de WFH, la hemos superado.

Así que antes de planificar instintivamente otra reunión con Zoom, considere estos dos puntos:

SÍ a la llamada: Sincronización de grandes imágenes, reuniones semanales de progreso, reuniones en las que necesitas avanzar como grupo, proyectos de equipo que requieren colaboración no cubierta por herramientas

NO a la llamada: intercambio de datos, sincronización y actualizaciones de estado, colaboración en la edición de documentos o cambios de diseño, "una pregunta rápida", reuniones durante horas de calendario bloqueadas.

Permita que sus herramientas le echen una mano

Depender de la videoconferencia para responder a cada pregunta gasta energía mental aclarando y sincronizando, en lugar de añadir un valor colaborativo y creativo real. Al identificar las funciones que pueden resolverse con herramientas, no con personas, los procesos de toda la organización pueden ser más fluidos y se puede dejar de saltar de una llamada a otra.

Permita que sus herramientas le echen una mano

Al depender de las videoconferencias para responder a todas las preguntas, la energía mental se gasta en aclarar y sincronizar, en lugar de añadir valor colaborativo y creativo real. Al identificar las funciones que pueden resolverse con herramientas, no con personas, los procesos de toda la organización pueden ser más fluidos y puede dejar de saltar de una llamada a otra.

Si piensa que su organización no dispone actualmente de herramientas que puedan realizar estas funciones, es posible que tenga un problema de herramientas, no de llamadas. A la hora de analizar críticamente las herramientas que utiliza su organización, hay algunos aspectos fundamentales que deben estar en primer plano:

• Flexibilidad. ¿Puede utilizarse la herramienta para diversos flujos de trabajo o procesos y para varios equipos?
• Integración. Si aquí todo el mundo tiene que sentirse seguro a la hora de controlar la información, tiene que poder funcionar bien con todas las demás herramientas que utilice su equipo.
• Transparencia. Permitir que todos los miembros de la organización accedan a la información que necesitan les da autonomía para hacer lo que tienen que hacer, sin necesidad de una llamada de 30 minutos.

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De cara al futuro

Los hábitos y estructuras que se están construyendo en este momento tienen el potencial de definir la cultura y los procesos corporativos en los años venideros. Si traza unos límites claros y se apoya en las herramientas adecuadas, puede aprovechar este momento para crear un flujo de trabajo más idóneo dentro de su organización.

Por tanto, utilice Zoom con responsabilidad.