Paquete ofimático: elegir entre código abierto y propietario
Muchas empresas francesas mencionan espontáneamente el código abierto cuando se trata de actualizar su entorno ofimático. Este es menos el caso en los países anglófonos. Muchas de ellas han dado el paso, sobre todo gracias a LibreOffice, a veces con cierto pesar... Estamos en los albores de 2016 y han llegado muchas novedades. Así que ha llegado el momento de hacer un resumen comparativo entre las suites ofimáticas y el mejor software de productividad libre y propietario.
Comunicación y colaboración unificadas
La gran tendencia de las suites ofimáticas en los próximos 5 años es ofrecer funciones de colaboración (compartir documentos y conocimientos) y comunicación (correo electrónico, chat, videoconferencia, etc.) en un único entorno. Esto tiene la ventaja de poder gestionar de forma inteligente el creciente flujo de información procedente de fuentes heterogéneas (intercambios profesionales, notificaciones, boletines, redes sociales, etc.).
Además de las funciones tradicionales de correo electrónico, contactos, agenda y creación de documentos , las suites ofimáticas adoptan cada vez más :
- colaboración en directo sobre documentos
- espacios de intercambio informal (intranet, grupos, redes sociales)
- mensajería instantánea, videoconferencia y pantalla compartida
- acceso en todos los soportes (móvil y tableta)
Gracias a la modernidad de estas herramientas, se están implantando nuevas prácticas: los correos electrónicos están siendo suplantados por chats para la comunicación informal o los comentarios de documentos para los proyectos en equipo.
Los nuevos sistemas de mensajería también ayudan a hacer frente al número cada vez mayor de correos electrónicos entrantes, clasificando los importantes (los destinados a usted personalmente) de los menos importantes (correos dirigidos a todo un equipo) o incluso de los que no lo son en absoluto, como las notificaciones o los anuncios. En un post reciente, el equipo de investigación de Google anunció incluso que ya era posible responder automáticamente a los correos electrónicos en su aplicación Inbox.
¿Cuándo hay que considerar el código abierto?
Las soluciones de código abierto, incluso las de origen estadounidense, suelen ser puestas a disposición de las empresas por proveedores de alojamiento locales como Ovea. Ovea ofrece a sus clientes la solución Zimbra en sus propios servidores de última generación situados en el sur de Francia. Estos proveedores también ofrecen servicios (soporte, formación, mantenimiento) con la proximidad y capacidad de respuesta que usted necesita. En la actualidad, ninguno de los líderes del mercado de suites ofimáticas en la nube ofrece a las pymes y las microempresas la posibilidad de alojar sus datos en Francia. Este punto es tanto más importante cuanto que el 6 de octubre de este año el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas puso fin al acuerdo Safe Harbour que legalizaba el intercambio de datos personales entre Estados Unidos y Europa.
Otro punto importante es la integración en su entorno informático. El software de código abierto es, por definición, abierto, lo que significa que puede seguir desarrollándose mediante desarrollos específicos. Muchos proveedores de alojamiento trabajan para que estas soluciones sean más fáciles de usar, para añadirles funciones o adaptarlas a su empresa. La apertura también se aplica a sus datos: puede manipularlos para encontrar su agenda o sus contactos en su CRM, por ejemplo. Este uso de los datos puede ser unidireccional o bidireccional, en caso de sincronización con una aplicación de terceros.
Por último, si busca simplemente una alternativa más abierta a los gigantes del mercado, el Open Source le ofrecerá claramente una solución creíble con BlueMind o Zimbra.
Pero cuidado: el precio no es un argumento en contra de las soluciones propietarias. Open Source no significa gratuito. Actualmente no existe ninguna relación entre la apertura de un paquete ofimático y su precio.
Las ventajas del software propietario
Los gigantes del mercado no tienen a su favor el alojamiento de datos ni la apertura. Sin embargo, sí tienen una ventaja insustituible: el contacto directo con los usuarios. Esta confrontación sin intermediarios les impulsa a optimizar continuamente la experiencia del usuario.
Pasamos tanto tiempo en la silla de la oficina como con el correo electrónico y los documentos. Las herramientas de comunicación y colaboración unificadas también están en el centro de la información corporativa. Por eso es esencial una comodidad óptima para el usuario, lo que no ocurre tanto con el software empresarial.
En este punto, Google con Google Apps for Work y Microsoft con Office 365 están muy por delante de sus competidores de código abierto.
Cuando se trata de compatibilidad, los gigantes estadounidenses siguen siendo los ganadores. La mitad de las suites ofimáticas en línea se reparten entre Google y Microsoft. Según el último informe trimestral de Microsoft, cada mes se registra un millón de nuevos registros. Así que es una apuesta segura que tus intercambios de documentos o comunicaciones de vídeo con socios externos estarán en un formato totalmente compatible con Google Apps u Office 365.
La última gran ventaja es el rendimiento de estas soluciones. Con 13 centros de datos en todo el mundo (ninguno en Francia), Google puede ofrecer una enorme capacidad de almacenamiento, una tasa de fallos inferior al 0,01% y una excelente velocidad de las aplicaciones. Todo ello a un precio muy atractivo.
Hoy existen alternativas a los líderes del mercado, con soluciones maduras y creíbles para las empresas. Éstas ofrecen a menudo servicios más locales y adaptables, muy apreciados por las PYME. El software propietario, por su parte, ofrece los mejores servicios en términos de ergonomía y compatibilidad, para que puedas ser más productivo cada día. No dudes en compararlos en Appvizer y compartir tus experiencias en la sección de comentarios.
Artículo traducido del francés