Office 365 y sus alternativas LibreOffice y G Suite a prueba
Toda empresa, grande o pequeña, se apoya en 4 pilares para crecer: comunicación, organización, creación y colaboración.
Estos pilares pueden convertirse en verdaderos vectores de competitividad al favorecer la productividad, la innovación y la reducción de costes. Lea todos nuestros consejos sobre suites ofimáticas.
Empleados felices gracias a la tecnología
Los empleados felices son empleados productivos. Este punto es un argumento central en la elección de una herramienta de trabajo colaborativo, porque los empleados pasan la mayor parte de su tiempo con ella.
La mensajería, las agendas y los documentos suelen estar abiertos durante todo el día en los puestos de trabajo.
Por tanto, cada microtarea o acción optimizada puede transformarse en miles de euros de ahorro para una empresa a lo largo de un año.
La nueva generación de herramientas colaborativas es una oportunidad sin precedentes para generar felicidad en el trabajo y, por tanto, productividad (compartición de archivos, coedición de documentos, intercambio de conocimientos, etc.).
Las investigaciones también muestran una correlación entre la afinidad de los empleados con sus herramientas y la cantidad de tiempo que pasan en su empresa. Esto es de sentido común, pero también una revolución, porque las TI no siempre han sido nuestras amigas: aplicaciones lentas, pérdida de documentos no guardados, virus, etc.
Un estudio realizado por Deloitte e Ipsos MORI demuestra que la felicidad de los empleados repercute positivamente en las empresas a varios niveles:
- Hace que los empleados sean un 31% más productivos;
- Genera un 33% más de apoyo entre los empleados;
- Produce una mejora del 37% en el rendimiento comercial del personal de ventas;
- Aumenta la lealtad de los empleados, que permanecen más tiempo en la empresa;
- Reduce el agotamiento;
- Hace sonreír a los empleados, ¡para felicidad de todos!
La satisfacción de los empleados es un equilibrio delicado. Por ello, las herramientas más utilizadas, incluidas las suites ofimáticas, deben :
- adaptadas a sus usos (cobertura funcional ideal)
- ergonómicas y agradables
- rápidas
- compatibles
- flexibles,
- fiables.
El último punto es quizá el más importante: tener confianza en tu herramienta es como tener confianza en tu paracaídas cuando saltas de un avión. Los usuarios necesitan saber que sus datos están protegidos, que tienen una copia de seguridad en todo momento y que son confidenciales.
Actualmente hay tres líderes del mercado: Microsoft con su paquete Office, Google con G Suite y LibreOffice, cuya versión en línea acaba de lanzarse.
Microsoft Office 365 (anteriormente Office Pack)
A finales de 2016, Microsoft Office era utilizado por 1.200 millones de personas en 140 países y 107 idiomas, lo que le convierte en el actor más dominante del mercado. Además, solo Outlook.com cuenta con más de 400 millones de usuarios activos.
A pesar de que Microsoft se contuvo durante años para minimizar su compatibilidad, hoy las cosas son diferentes. El paquete Office cuenta ahora con una versión que se puede instalar en el ordenador, así como una versión "ligera" en línea.
Decimos "ligera" porque Office online no tiene toda la funcionalidad y potencia de la versión clásica. No es posible, por ejemplo, crear macros de Excel en línea.
Además de su versión online, compatible con Chrome, Edge, Firefox y Safari, Office es compatible con Windows, MAC, Windows Phone, Android y , desde hoy, Chrome OS.
Una pequeña revolución si se tiene en cuenta que Google, editor de Chrome OS, es el más agresivo de sus competidores.
En su versión 2016, Office también ha mejorado y unificado su diseño: ¡Excel y Word nunca han sido tan rápidos, bonitos ni ergonómicos!
Por otro lado, la presencia continua de OneNote 2016, Outlook 2016, Publisher 2016 y Access 2016 no es esencial hoy en día. En su versión Premium, Office 365 le ofrece dos aplicaciones que pueden cambiar realmente su forma de trabajar:
- Skype Empresarial, que te permite organizar videoconferencias con hasta 250 participantes;
- Yammer, la exitosa red social profesional. Yammer le facilitará compartir información dentro de su empresa. Será una auténtica palanca de innovación.
G Suite (antes Google Apps)
G Suite fue lanzado por Google hace exactamente 10 años bajo el nombre de Google Apps. Entre 2006 y 2016, 5 millones de empresas de todo el mundo se pasaron a Google, tomando por sorpresa a Micorsoft Office: en ese momento, Google era la única empresa que ofrecía una plataforma colaborativa 100% online.
A diferencia de Office, todas las funciones de G Suite están disponibles en línea utilizando un navegador web moderno. Sólo Google Hangout (el equivalente a Skype) y Google Drive requieren la instalación de un pequeño programa para poder utilizarse.
Según un reciente estudio realizado conjuntamente por Google y Forrester, el ROI (retorno de la inversión) registrado por las empresas que utilizan G Suite es del 304%. Este retorno de la inversión anual se desglosa de la siguiente manera:
- Colaboración: 801 $/año
- Movilidad: 537 $/año
- Teléfono: 320 $/año
- Informática: 50 $/año
Todas las aplicaciones de Google (Maps, Analytics, YouTube, etc.) pueden añadirse a su cuenta de G Suite, pero sólo las siguientes aplicaciones forman parte oficialmente del paquete:
- Gmail: correo electrónico
- Google Calendar
- Contactos de Google
- Grupos de Google: grupos y listas de correo
- Google Site: creación de sitios web e intranets
- Google Drive: crear y compartir documentos
- Google Plus: la red social pública de tu empresa añadida a la suite en 2016
G Suite es rápido, ultracompatible y altamente colaborativo. Por ejemplo, un documento puede ser editado por 20 personas sin ningún conflicto.
También apreciamos la transparencia de Google sobre la tasa de disponibilidad de la aplicación: un cuadro de mandos muestra el estado del servicio en tiempo real. Según sus propias conclusiones, Google ahorra 2 horas a la semana trabajando juntos: ¡eso son 13 días completos al año!
Google siempre ha querido utilizar y probar sus productos internamente antes de ofrecerlos a otros. Sobre esta base han podido medir los indicadores que figuran a continuación (Global Assesment Trends Report, SHL):
- El 53% de los documentos son editados por más de una persona;
- Aumento del 48% al 53% de los documentos compartidos con todos los empleados de Google.
LibreOffice con Open365
LibreOffice se lanzó en 2010 sobre la base del proyecto Open Office. Solo 2 años después de su lanzamiento, lo utilizaban 75 millones de usuarios en todo el mundo. Está disponible en 110 idiomas.
Lo bueno de LibreOffice es que es gratuito y de código abierto. Tiene toda la ergonomía de Microsoft Office, pero sin el diseño.
LibreOffice es relativamente "crudo", lo que no gusta a algunos usuarios. LibreOffice viene con las siguientes aplicaciones
- Writer: procesador de textos
- Calc: hojas de cálculo
- Impress: presentaciones
- Draw: dibujo
- Math: crear fórmulas matemáticas
- Base: gestor de bases de datos
LibreOffice no tiene función de correo electrónico. Este espacio lo ocupa Thunderbird.
En 2016 LibreOffice llegó a la Nube... ¡por fin!
Open365 es una suite ofimática online de código abierto basada no solo en LibreOffice, sino también en KDE, Seafile, Docker y Jitsi, que ofrece una alternativa isofuncional a G Suite y Office.
Alternativas a Office, G Suite y LibreOffice
Si no encuentra lo que busca en las soluciones descritas anteriormente, existen alternativas reales como YaZiba, una solución francesa que cubre las funciones de comunicación y colaboración. También está NextCloud, el equivalente de Open 365 en términos de posicionamiento. Por último, está Zimbra, una suite de código abierto que se beneficia de una comunidad muy activa pero que adolece de falta de ergonomía.
Las suites ofimáticas tradicionales han mejorado mucho en los últimos 5 años. Sin embargo, están siendo desafiadas por recién llegados que quieren acabar, entre otras cosas, con el correo electrónico. Slack, Jamespot, Tibbr y Jive son plataformas colaborativas que también deberían tenerse en cuenta antes de lanzar una suite ofimática.
Artículo traducido del francés