¿Cómo hacer un plan de comunicación interna?

¿Sabes cómo hacer un plan de comunicación interna en la empresa? ¿Cómo puedes, a través de la comunicación interna, fomentar un buen ambiente laboral y ayudar a tus colaboradores.as a logar objetivos?

En este artículo, appvizer te cuenta todo lo que necesitas saber para hacer de tu comunicación interna una verdadera herramienta de RR.HH.

¿Estás decidido a aumentar la productividad de tus colaboradores.as al tiempo que consolidas una verdadera cultura empresarial? ¡Empecemos!

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El papel de la comunicación en la empresa

De manera general, en una empresa se practican dos tipos de comunicaciones: la comunicación externa y la comunicación interna.

La comunicación interna, por su parte, hace referencia a toda la información que circula al interior de una compañía y que tiene como fin último hacer partícipes de lo que sucede a las personas que trabajan en ella, motivarlas día a día y retener su talento, a partir de diferentes estrategias y dinámicas.

En realidad, todas las empresas ya practican la comunicación interna, sin ser conscientes de ello. Por ejemplo, el intercambio de información esencial para el buen funcionamiento de los proyectos o aquella relacionada con la estructura de la empresa es una forma de comunicación interna.

El desafío para las empresas es mantener la comunicación interna y procurar optimizarla.

¿Cómo hacer un plan de comunicación interna?

Debido a lo anterior, se hace necesario contar con un Plan de Comunicación Interna que te ayude a formalizar y armonizar todas las acciones que hayas considerado implementar en tu objetivo de mejorar el flujo de información a nivel interno y que contribuyan a un mejor funcionamiento de tu negocio.

El contenido de un plan de comunicación interna se resume en un documento escrito que presenta y reúne los objetivos empresariales, así como los lineamientos y directrices para poder cumplirlos a cabalidad. Es la forma tangible como la comunicación adquiere su dimensión estratégica en pro del buen funcionamiento de la empresa.

1. Identifica los problemas de comunicación

¿Cómo se manifiesta e identifica la falta de comunicación interna?

Señales de una falta de comunicación

Existen varios indicios que llevan a suponer que existe una falta de comunicación en tu empresa:

• la falta de disponibilidad de las personas,
• la pérdida de información,
• una falta de adaptación a las diferentes culturas de comunicación,
• una resistencia al cambio,
• un entorno de trabajo rápidamente cambiante o inestable.

©️ Shutterstock

Por ejemplo, el fuerte y rápido crecimiento de una startup o PYME y la rápida expansión de sus equipos es una señal que no debe pasarse por alto.

Barreras de la comunicación interna

En una empresa, ¿qué puede dificultar la comunicación interna? Varias cosas:

• una jerarquización muy marcada y un hermetismo importante entre los diferentes niveles de la empresa, pues la información no circula, cada uno evoluciona en su propio mundo y no hay entendimiento;
• la filtración de la información: se escucha de manera selectiva, solo se retiene la información que es relevante para cada parte, según el momento y no se es capaz de transmitir la información recibida a otras personas;
• una falta de armonización en la terminología: no se emplean las mismas palabras para designar los mismos conceptos, el mensaje no llega y, en definitiva, no hay una comprensión.

💡 El glosario corporativo es una buena solución para el último problema. Un documento único que reúna el vocabulario propio de tu empresa y actividad, puede ser de gran ayuda al momento de los intercambios internos. (Tenemos eso en alguna parte, te lo buscaré)

2. Define una estrategia de comunicación interna

Las preguntas a hacerse

Para definir la mejor estrategia de comunicación interna de tu organización, he aquí algunos pasos a seguir:

• identificar el público objetivo,
• adaptar el contenido al público que se desee informar,
• variar el tipo de contenido y los medios de comunicación: página web, newsletter, blog, intranet, red social corporativa, video, evento, etc,
• dirigirse hacia un tipo de management más flexible y afable.

Mejorar la comunicación transversal

Mejorar la comunicación a menudo significa decodificarla: en otras palabras, buscamos que la comunicación sea transversal y que la información circule de manera vertical y no únicamente de manera horizontal. Este es un problema recurrente en las PYMES.

👉 La Dirección está al tanto de los acontecimientos operacionales, y los/las colaboradores.as están al tanto de la toma de decisiones desde el comienzo.

3. Sé transparente en pro del compromiso empresarial

¡Pilas! No debes cometer el error de anunciar solamente las buenas noticias o clasificar información sobre un proyecto o cliente.

La transparencia conlleva la comunicación de todos los cambios que se están produciendo o que se avecinan: no saber lo que está pasando puede constituir una verdadera fuente de estrés para algunas personas. Cambio de dirección, toma de posesión, reorganización, nuevos procesos... Cualquier información es susceptible de ser compartida.

Explica claramente lo que está sucediendo y las razones de introducir un cambio.

Crea reuniones regularmente

Afterwork, desayuno, almuerzo, pausa de la tarde, evento nocturno o fiesta de fin de año, todo es una oportunidad para el intercambio entre colegas.

Celebrar reuniones regulares refuerza los lazos de tus colaboradores.ras, ¡sin mencionar la cantidad de información que se intercambia de manera informal!

Expresa tus impresiones regularmente

Los famosos y apreciados feedbacks del mundo los negocios tienen varios objetivos:

• valorar el trabajo realizado,
• motivar a los/las colaboradores.as,
• orientarlos en su trabajo para que sepan dónde están parados.as, si necesitan esforzarse más o si su trabajo es el esperado, etc.

Para transmitirles informaciones a tus colaboradores.as, no es necesario crear una reunión formal, a manera de entrevista profesional. Puede hacerse semanalmente, acerca del trabajo realizado durante la semana, de manera informal, incluso oral.

Si ya aplicas este método en tu empresa, ya tienes terreno ganado. ¡Felicidades!

👉 Sin embargo, se puede ir aún más lejos e invertir la dirección de la retroalimentación: esta ya no es sólo de los gerentes a los/las colaboradores.as, sino también en sentido contrario e, incluso, hacerse a la Dirección.

De esta manera, adoptas una comunicación interna transversal y bidireccional caracterizada por :

• la retroalimentación,
• el hecho de escuchar y tener en cuenta las observaciones de tus colaboradores.as,
• la expresión de las necesidades,
• la aparición de nuevos problemas y propuestas para resolverlos.

El entrenamiento puede ser un buen medio para alcanzar este fin.

4. Adopta una comunicación colaborativa

©️ OpenClassrooms. Traducción appvizer

La comunicación colaborativa puede parecer un pleonasmo: rara vez te comunicas contigo mismo.a (aunque si lo haces, acá no te vamos a juzgar 😉).

Hablando seriamente, este tipo de comunicación es también una forma de comprometer a tus equipos. Tus colaboradores.as participan activamente en la comunicación interna de la empresa; son fuente de información y no se contentan solo con recibir mensajes.

Cada vez más, la comunicación colaborativa hace parte de las expectativas de los colaboradores.as. Quieren estar más involucrados.as, y esto se está logrando a través de herramientas comunes a toda la compañía.

El objetivo es motivar a los colaboradores.as a comunicarse entre ellos, dentro de un mismo equipo y entre equipos. Volvemos a la noción de comunicación transversal.

¿Cómo lograr una comunicación colaborativa eficaz en las empresas? Para empezar, es importante que todos los colaboradores.as tengan acceso a las mismas herramientas.

La Intranet

Esta herramienta de organización empresarial consiste en valerse de un sitio web interno, de carácter privado, en el cual pueda compartirse información de interés para los trabajadores.as de la empresa.

Esta información incluye:

• manuales y cartillas
• planes de acción,
• materiales de formación,
• procedimientos anuncios,
• informes,
• etc.

Uno de los beneficios que ofrece contar con un servicio de Intranet es el hecho de poder acceder a él, incluso estando fuera de la empresa. Esto facilita, de igual manera, la cohesión de equipos que no hagan parte de la misma sede o no se encuentren en el mismo país.

Daily Meeting o Reunión Grupal Diaria

Con una duración que generalmente no sobrepasa los 15 o 20 minutos, esta herramienta te permite conocer el trabajo de tus colaboradores.as, puesto que consiste en hacer un resumen de las actividades que cada quien llevó a cabo el día anterior y las actividades que tiene previstas.

La manera de llevarla a cabo es estando de pie y ubicados.das en círculo, de manera que todos puedan establecer contacto visual y escucharse claramente.

©️ Shutterstock

Manual del empleado

Esta herramienta, inscrita dentro de la cultura empresarial, tiene varios objetivos, entre los cuales se destacan:

• transmitir la misión, visión y valores de la empresa,
• presentar la política y el organigrama empresarial,
• aumentar el compromiso de los/las colaboradores.as,
• regular el ambiente de trabajo,
• evitar conflictos.

La manera ideal de presentarlo es por medio de la inclusión de informaciones claras, sobre todo cuando en la empresas hay varias personas realizando el mismo tipo de actividades y que las mismas tienen un grado importante de complejidad. Asimismo, el manual debe ser breve, conciso y de ser posible, debe contener elementos gráficos explicativos.

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Comunicación interna: esencial en la empresa

La comunicación y el espíritu de equipo están íntimamente relacionados: invertir en el primero refuerza el segundo. Darle a tus colaboradores.as un espacio dedicado a la comunicación interna fomenta su compromiso diario y, en últimas, su productividad.

¿Temes que tus equipos utilicen la Red Social Empresarial para asuntos no laborales? ¡Confía en ellos! Esto también es un desafío de la comunicación interna: fortalecer tu cultura empresarial y compartir valores comunes. En todo caso, ¿sería un riesgo tan grande comparado con el tiempo que se pierde buscando información o compensando la falta de comunicación?

Y tú, ¿tienes alguna otra idea innovadora para mejorar tu comunicación interna?