Comunicación interna: qué es, objetivos, consejos y herramientas
Comunicación interna, a menudo oímos "tenemos que mejorar nuestra comunicación interna", pero ¿qué significa eso realmente? ¿Qué es la comunicación interna? ¿Para qué sirve la comunicación interna?
En este artículo hablaremos de conceptos, para qué sirve la comunicación interna, es decir, cómo puede ayudar, te daremos consejos para mejorar la comunicación interna entre equipos y también hablaremos de algunas herramientas y software de comunicación interna (redes sociales corporativas).
Permanece atento, ya que este artículo también afecta a la comunicación entre equipos, incluso remotos o que trabajan desde casa.
¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna es la difusión de información relevante a un público interno en relación con la alineación estratégica de una organización . Puede ser "descendente", de los niveles jerárquicos más altos a los más bajos, verticalmente; u horizontal, entre departamentos y empleados. Cuanto mayor es la empresa, más importante es el papel de la comunicación interna.
Según una investigación de la ABERJ (Asociación Brasileña de Comunicación Empresarial), los canales "Alta Dirección" y "Gestor Inmediato" son los principales canales de comunicación interna en las empresas.
¿Para qué sirve la comunicación interna?
Es esencial para garantizar que todos los empleados estén alineados con los puntos estratégicos e importantes de la empresa. Por ejemplo, los objetivos del año. La CI (Comunicación Interna) contribuye directamente a garantizar que todos conozcan los objetivos y las expectativas, así como la importancia y el impacto de sus respectivas funciones en la consecución de estos objetivos.
¿Cuáles son los objetivos de la comunicación interna?
La comunicación interna pretende
- desarrollar y mejorar la cultura corporativa
- reforzar el sentimiento de pertenencia de los empleados en su conjunto
- valorar las competencias
- proporcionar información estratégica
- descompartimentar la empresa
- mejorar la colaboración dentro de los equipos y entre ellos
- mejorar la productividad;
- centralizar la información;
- evitar conflictos.
Por lo tanto, la importancia de la comunicación interna está aumentando en las empresas, ya que afecta directamente al compromiso de los empleados y a la sinergia.
Los niveles de la comunicación interna
La comunicación interna puede tener tres niveles:
- Nivel estratégico, vinculado a la empresa en su conjunto, por ejemplo; valores, misión y visión. Así como los objetivos globales, por ejemplo;
- Nivel táctico, es la derivación de las estrategias en acciones. Por ejemplo, para alcanzar un determinado objetivo global, la empresa contratará más vendedores o aumentará su presupuesto de marketing digital.
- A nivel operativo, vinculado a las operaciones del día a día, son las microacciones para poner en práctica las tácticas establecidas. Por ejemplo, ahora que dispone de un mayor presupuesto para marketing digital, empezará a realizar campañas publicitarias con Google.
¿Cuáles son los tipos de comunicación interna?
Es esencial conocer los tipos para utilizarlos mejor según la cultura organizativa y el entorno de trabajo respectivo. Son los siguientes
- Escrita, la más común y utilizada en diversos canales de comunicación;
- Verbal, presente en el día a día, pero también en acciones específicas (reuniones, anuncios, presentaciones, etc.);
- Vertical, como hemos visto, la que procede de la dirección. Normalmente para comunicar información estratégica y de alineamiento;
- Horizontal, que abarca a todos los empleados, independientemente de su jerarquía;
- Diagonal, comunicación entre directores y gerentes de diferentes áreas, restringida a la jerarquía.
Obstáculos a la comunicación interna
¿Qué elementos de la empresa pueden obstaculizar la comunicación interna?
- Fuerte jerarquización y cerrazón entre los distintos niveles de la empresa: la información no llega, cada uno evoluciona en su mundo y no nos entendemos;
- el filtrado de la información: la escucha es selectiva, sólo retenemos la información que nos es pertinente en un momento dado, no transmitimos a otras personas la información que recibimos;
- la falta de normalización de los conceptos: no todo el mundo utiliza las mismas palabras para los mismos conceptos, el mensaje no llega y no nos entendemos.
El glosario corporativo es una buena solución al último problema. Un único documento recoge el vocabulario específico de su empresa o de sus actividades, su "jerga", que se utilizará para los intercambios dentro de la empresa.
¿Cuáles son las herramientas de comunicación interna?
Existen diferentes formas y medios de comunicar su mensaje al público interno, pero ¿cuál es el mejor canal? Depende del tamaño de la empresa, su estructura, el perfil de los empleados, etc:
- Tablón de anuncios;
- Correo electrónico;
- Intranet;
- Red social corporativa;
- TV corporativa;
- Canal de vídeo interno.
Más adelante hablaremos de las herramientas que precisamente pueden aumentar el papel de la comunicación interna y demostrar ser canales eficaces para ello.
Consejos para mejorar la comunicación interna
Consejo 1: Identificar los problemas de comunicación
¿Cómo identificar los problemas de comunicación interna?
©️ Dilbert
Hay varios signos que pueden sugerir una falta de comunicación en su organización:
- falta de disponibilidad de las personas
- pérdida de información;
- falta de adaptación a las distintas culturas de comunicación
- resistencia al cambio;
- un entorno de trabajo inestable o que cambia rápidamente.
Por ejemplo, con el rápido crecimiento de las empresas de nueva creación, la llegada constante de nuevos empleados, una estructura en constante cambio, etc. Todo ello crea un entorno favorable a los problemas de comunicación, por lo que la IC es tan importante como cualquier otra acción. Mantendrá al nuevo equipo alineado con los objetivos principales de la empresa.
Consejo 2: Crear una cultura corporativa basada en la comunicación
Se trata de crear un entorno de trabajo que fomente el bienestar y la productividad de los equipos: ambos están estrechamente relacionados. Confianza, atención y tiempo son tres ingredientes esenciales para que los empleados puedan expresarse.
¿El resultado final? Un sentimiento de pertenencia a la empresa, que genera lealtad y compromiso, impactando positivamente en el clima organizacional.
Por el contrario, si su cultura empresarial se basa en la retención de información y la división de servicios y competencias, tendrá problemas de comunicación interna.
Celebre los acontecimientos importantes para sus empleados: cumpleaños, bodas, nacimientos, el éxito de un proyecto importante, la consecución de objetivos, la llegada o salida de un empleado, etc.
Consejo 3: Defina una estrategia de comunicación interna
Para definir la mejor estrategia de comunicación interna para su organización, siga estos pasos:
- Identifique los distintos objetivos,
- Adapte el contenido a los destinatarios a los que desea informar,
- Variar los tipos de contenidos y medios de comunicación: página web, boletín interno, blog, newsletter/display, intranet, red social corporativa, vídeo, evento, etc,
- avanzar hacia un tipo de gestión más flexible y atenta.
Consejo 4: Utiliza la transparencia para implicar a tus empleados
¡Cuidado! Evite anunciar sólo buenas noticias o comunicar únicamente información sobre un proyecto o un cliente.
La transparencia exige comunicar todos los cambios en curso o futuros: no saber lo que está pasando es peor y puede ser una verdadera fuente de estrés para algunos empleados. Cambio de dirección, adquisición, reorganización, nuevos procesos, etc. Cualquier información es buena para compartir.
Explique claramente qué está pasando y por qué.
Consejo 5: Adopte una comunicación colaborativa
©️ Turadinhas
La comunicación colaborativa puede sonar a pleonasmo: rara vez se comunica solo.
Sus empleados participan activamente en la comunicación interna de su empresa; son vectores de información y no se contentan con recibir mensajes. Cada vez más, la comunicación colaborativa es también una expectativa de los empleados. Quieren participar más, y esto se consigue la mayoría de las veces a través de herramientas comunes a toda la empresa.
El objetivo es animar a los empleados a comunicarse entre sí, dentro de un equipo y entre equipos. Esto nos remite a la idea de comunicación interfuncional.
Consejo 6: Utilice una herramienta
¿Cómo comunicarse fácilmente en la empresa, sin perder el tiempo revisando los correos electrónicos o buscando en los documentos la última versión? Una herramienta que está ganando terreno y popularidad es la Red Social Corporativa (RSC ).
Chat, feeds de noticias, planificación, intercambio y gestión de documentos, grupos de discusión con gestión de derechos de acceso. Todo para que cada uno disponga de una herramienta personalizada para mejorar su trabajo diario, en la oficina, desde casa o en movimiento (versión app).
Herramientas para optimizar su comunicación interna
Azendoo
Azendoo es una plataforma que combina las redes sociales corporativas con la gestión de equipos y tareas. De origen francés, el software tiene el potencial y la capacidad de centralizar toda la comunicación del equipo y es adecuado para empresas de cualquier tamaño. Flexible, Azendoo puede probarse gratuitamente y funciona en cualquier dispositivo: teléfono móvil, web o aplicación instalada en el ordenador.
Puntos fuertes de Azendoo :
- espacios de trabajo por equipo y tema
- integraciones con otras herramientas;
- mejor seguimiento de las tareas.
Azendoo
Slack
Slack es una de las plataformas que más facilita la comunicación entre equipos. Utilizada por miles de empresas, Slack es tremendamente popular y esto ayuda a crear integraciones y pequeños "complementos" que la herramienta pone a disposición. Su versión gratuita puede adaptarse bien a equipos y empresas más pequeñas.
Puntos fuertes:
- la herramienta de comunicación unificada más avanzada del mundo;
- canales de debate temáticos para dirigirse a las personas adecuadas;
- una potente función de búsqueda;
- Integración con decenas de herramientas y aplicaciones.
Slack
Lugar de trabajo
Workplace es la red social corporativa de Facebook, así es, has leído bien. Tu empresa puede tener su propio Facebook. Pero en realidad, Workplace es más que eso, es un verdadero espacio de colaboración.
Los puntos fuertes de Workplace:
- una interfaz familiar para todos
- una gestión intuitiva de la plataforma;
- una herramienta fácilmente aceptada por los empleados.
Workplace from Meta
Yammer
Yammer es para Microsoft lo que Workplace es para Facebook. Yammer es la red social corporativa de Microsoft. Combina funciones de comunicación con trabajo colaborativo. Yammer está incluido en el paquete Office 365 para empresas, por lo que se fomenta y facilita la integración con otro software de Microsoft.
Los puntos fuertes de Yammer:
- integración con Office 365,
- comunicación abierta y dinámica,
- gestión del conocimiento en una herramienta colaborativa.
Yammer
Soluciones para mejorar la comunicación interna
La comunicación y el espíritu de equipo están estrechamente ligados: invertir en la primera refuerza el segundo. Dar a sus empleados un espacio dedicado a la comunicación interna fomenta su compromiso diario y, en última instancia, su productividad.
¿Teme que sus equipos utilicen un RSC para cosas ajenas al trabajo? ¡Confíe en ellos! Este es también un reto para la comunicación interna: reforzar su cultura de empresa y compartir valores comunes. ¿Merece la pena el riesgo por el tiempo perdido buscando información o por la falta de comunicación interna? Ten en cuenta que todas estas herramientas ofrecen funcionalidades que fomentan el trabajo en equipo y se centran en la productividad.
¿Tienes alguna idea innovadora para mejorar tu comunicación interna?
Artículo traducido del portugués