Migre con éxito su sistema de mensajería profesional a Zimbra
Ha elegido la suite de mensajería o producción que satisface todas las necesidades de su empresa. Las POC (pruebas de concepto) han sido todo un éxito con el equipo directivo. Ahora sólo queda migrar todos los datos (correo electrónico, calendario, contactos, notas, etc.) para poder aprovecharlos. ¿Cómo evitar que el proyecto se convierta en una pesadilla? En este tutorial de mensajería de empresa, te mostramos las etapas de este cambio, tomando como ejemplo la suite colaborativa Zimbra, ofrecida por el proveedor de alojamiento francés Ovea.
Estudiar el sistema existente
Esta primera etapa es crucial para analizar las necesidades y anticipar las posibles limitaciones técnicas. Hoy en día, los sistemas de mensajería en línea no se limitan a enviar mensajes. Las agendas, los contactos y a veces incluso las notas están vinculadas para facilitar la gestión de los intercambios. Por tanto, la migración que se realice deberá abarcar todo el abanico.
El reto es anticiparse a los problemas para no ralentizar el proceso y cumplir los plazos. En los casos sencillos, sólo hay que migrar el sistema de mensajería. En casos más complejos, desde MS Exchange Online, Google Apps for Work, Office 365 o Lotus Notes, hay que migrar todas las cuentas, incluidos calendarios, contactos y notas, así como gigabytes de correo electrónico.
El mayor trabajo en la migración de correo electrónico es la preparación. Pasar por Ovea para migrar tu correo empresarial a Zimbra es una garantía de seguridad y servicio continuo para tu negocio. La garantía de que no perderá ningún dato es esencial, especialmente ahora que los correos electrónicos tienen un valor legal real.
Creación de cuenta y pre-migración
Antes de realizar la migración, el equipo técnico validó el POC y, a continuación, el equipo directivo validó la propuesta comercial. Se ha estudiado a fondo el sistema existente y se han planificado todas las etapas. El siguiente paso es llevar a cabo una prueba a escala real, denominada pre-migración por Ovea. Esto nos permitirá validar todo el proceso y el contenido para que el cliente pueda ver cómo funcionará antes de extenderlo a toda la empresa.
Una vez validado el proceso, probado con algunas personas, es necesario consolidar todos los datos para crear las cuentas de usuario: nombres de usuario, direcciones y, eventualmente, contraseñas e información relativa al acceso a determinadas funciones (distintos volúmenes, sincronización en varios soportes, etc.).
El proveedor de alojamiento Ovea se adapta a cada cliente. Migrará los correos electrónicos entrantes a otro servidor mientras dure la migración. Crear una infraestructura de este tipo sólo es posible con expertos como Ovea. Recurrir a especialistas que conozcan a fondo el complejo proceso de migración de datos garantiza la protección de todos los datos.
El correo electrónico es el dato más crítico en la transferencia de mensajería colaborativa. Los contactos, agendas y notas pueden exportarse del antiguo sistema de mensajería e importarse fácilmente al nuevo, gracias a su formato, compatible con todos los sistemas de mensajería. El problema de esta técnica es el gran volumen que implica: es fácil hacerlo manualmente para una docena de empleados, pero más allá de eso hay que recurrir a profesionales para automatizar el proceso.
Migración final
Se valida la migración previa, se crean todas las cuentas y se gestionan los correos electrónicos en un servidor independiente para garantizar la conservación de todos los datos. Ahora es el momento de ponerse manos a la obra.
Tras toda una serie de pruebas adicionales, se modifican los campos MX (Mail eXchanger) en el DNS (Domain Name System) para dirigir el nuevo correo entrante a tu nuevo buzón Zimbra.
La migración final debe ser lo más corta posible. Por ello, Ovea ofrece a sus clientes la posibilidad de migrar sus buzones durante el fin de semana para que todo esté disponible para los empleados el lunes por la mañana. En el caso de migraciones para grandes organizaciones, éstas se realizan en varios lotes de 1.000 usuarios, por ejemplo.
La migración de un sistema de correo electrónico puede ser una etapa clave en el desarrollo de su empresa. No hay que tomárselo a la ligera. La fase de preparación es crucial, por lo que es importante contar con el apoyo de expertos en correo electrónico como Ovea. Proporcionan asistencia, formación y atención al cliente para que usted y sus equipos puedan familiarizarse con la herramienta sin dificultad. La reversibilidad completa de los datos y la transferencia de cuentas de correo electrónico son posibles en cualquier momento si lo desea. Una vez que sus datos hayan sido completamente migrados a su nuevo sistema de correo electrónico Zimbra, todo lo que tiene que hacer es personalizar su firma de correo electrónico.
Artículo traducido del francés