5 Ventajas de la digitalización de documentos
Los avances de la tecnología han permitido sustituir los documentos en papel por los electrónicos, una práctica cada vez más común puesto que beneficia enormemente a todo tipo de empresas. Desubre 5 de las principales razones por las cuales debes digitalizar tus documentos y procesos.
5 Ventajas de la digitalización de documentos
El proceso de digitalización de los documentos en papel también conduce a una desmaterialización de los procesos de trabajo. La noción de inteligencia empresarial y ventaja competitiva adquiere entonces un nuevo significado: los empleados ganan en reactividad y productividad.
1. Ahorro de espacio
Digitalizar los documentos proporciona una ventaja logística considerable. Se puede prescindir de las decenas o incluso cientos de metros cuadrados necesarios para almacenar documentos en papel y facturas de proveedores.
El almacenamiento electrónico ayuda a ahorrar espacio:
- CDs,
- memorias USB,
- servidores, etc.
2. Accesibilidad de los datos
Una de las mayores ventajas de la desmaterialización empresarial es la posibilidad de compartir archivos instantáneamente con el mundo entero gracias a Internet.
Esto permite a los equipos de trabajo llevar a cabo actividades coordinadas, incluso si están separados por grandes distancias. Los documentos de trabajo, los documentos contables y las facturas pueden consultarse en línea.
Esto ahorra a los clientes, proveedores y contadores muchos viajes y los gastos relacionados de los mismos.
Además, trabajar desde casa o a distancia proporciona un cierto grado de comodidad para el personal. La reactividad de la empresa se multiplica y todos ahorran un tiempo considerable.
3. Rastreo y búsqueda de los documentos
La inteligencia de los sistemas de gestión documental aumenta la productividad de los empleados. Toda la información es accesible en tiempo real: esta es una de las muchas ventajas de la desmaterialización.
La transmisión de la información ya no es un problema: los empleados ya no pierden tiempo buscando los datos que necesitan. Saben dónde encontrar la información: un software de digitalización de documentos ofrece la posibilidad de almacenar y clasificar documentos según varias categorías y sus propios parámetros de clasificación.
La búsqueda se vuelve fluida e intuitiva.
El sistema también reduce el tiempo que se tarda en procesar un archivo entre los departamentos de marketing y ventas, por ejemplo.
La desmaterialización acelera un conjunto de actividades coordinadas que permite la trazabilidad de los documentos: un historial permite saber quién realizó qué acción y en qué momento.
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4. Archivos digitales con valor legal
La digitalización de los documentos contables facilita el procesamiento de la contabilidad a distancia. Una solución completa te permite conservar documentos escaneados en forma de archivos digitales para almacenar tu contabilidad.
Sin embargo, algunas herramientas profesionales son necesarias:
-
una caja fuerte digital para proteger los datos dándoles un valor legal,
-
una solución que permite firmar documentos electrónicamente, autenticando al mismo tiempo la identidad del firmante.
Las ventajas de la desmaterialización son numerosas: ahorro de tiempo y productividad, ahorro de espacio gracias al almacenamiento desmaterializado y procesamiento más rápido.
5. Centralización de la información
La pérdida de los documentos, la clasificación y la búsqueda en un momento dado es una problemática importante para las empresas.
Una solución que permite el respaldo automático de los documentos y la clasificación de la información ayuda a evitar la pérdida de documentos y datos importantes.
La capacitación de calidad también permitirá a toda la organización adoptar buenas prácticas a nivel interno.
¿Cómo implementar la digitalización documental en empresas?
Para entrar en la era digital, tu empresa probablemente tendrá que reorganizarse. Necesitarás equiparte con un software o algunas herramientas digitales.
El uso de un nuevo software también implica dinero y a menudo nuevas habilidades o recursos. Sin embargo, el ROI merece la pena, esta herramienta te permitirá:
-
centralizar la base de datos,
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crear copia de seguridad de los documentos,
-
asegurar la distribución de los contenidos,
-
automatizar tareas administrativas,
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y, sobre todo, ganar en competitividad incremenando la productividad.
Después de haber estudiado traducción e interpretación en la Universidad Central de Venezuela, Anaraya obtiene una licencia en lenguas, literaturas y civilizaciones extranjeras en la Universidad de la Sorbona en Paris IV y un Máster en Turismo Cultural en la Universidad de Lorraine con un año de intercambio en la Universidad de Barcelona. Después de una larga experiencia como profesora de español, incursiona en el mundo del marketing digital gracias a la redacción web para agencias de viajes en España. He aquí el principio de una nueva pasión y de una hermosa aventura: el SEO y el webmarketing.