¿Cuáles son los tipos de facturas y cómo usarlas?
La factura es un documento contable y financiero relacionado con una operación comercial. De hecho, es una lista detallada de bienes o de la prestación de servicios que una empresa o un autónomo ofrece a un cliente. La factura informa el monto adeudado, la fecha de expedición, la fecha de pago, entre otros.
Descubre los tipos de factura que existen y en qué situaciones aplica su utilización. Appvizer te acompaña a descubrirlo en este artículo.
Veamos más en detalle de qué se trata cada una de estas clases de facturas.
1. Factura ordinaria
Es la que se utiliza más frecuentemente y es lo que la gente suele llamar simplemente factura tipo. En este sentido, la misma sirve para dejar constancia de una transacción económica de una serie de productos o servicios entre un acreedor y un deudor.
La factura ordinaria puede ser completa o simplificada y a partir de esta se suelen generar la factura recapitulativa y la factura rectificativa.
El siguiente es un ejemplo de factura ordinaria a entregar:
2. Factura recapitulativa
La factura recapitulativa es una factura que contiene un listado de varias facturas con el objetivo de agrupar todas las operaciones (por cliente o proveedor) que se han realizado en un periodo de tiempo establecido.
Esta se implementa para efectos de practicidad, cuando a lo largo del mes natural has realizado diferentes operaciones para el mismo destinatario y que este prefiere recibir el resumen de todos productos o servicios ofrecidos durante este periodo de tiempo.
3. Factura rectificativa o factura de abono
La factura rectificativa antes era conocida como factura de abono y tenía cabida dentro del marco de una operación comercial cuando era necesario hacer una rectificación o reclamación sobre una factura ordinaria.
En caso de requerirse una o varias rectificaciones, la ley permite recopilar en una misma factura rectificativa la información. Los casos que pueden dar lugar a una factura rectificativa son:
- La necesidad de corregir las cantidades o la información,
- el incumplimiento de requisitos legales,
- la recuperación del IVA de una factura impagada.
4. Factura proforma
Una factura proforma es una estimación provisional que toma la forma de una factura. Esta sirve para dar una indicación de los precios y condiciones generales de venta. Esta "factura provisional" es un documento enviado con fines informativos, por lo cual no tiene valor contable.
A diferencia del presupuesto, el cual también constituye un resumen de las acciones a llevar a cabo y por las cuales se efectuará un cobro, la factura proforma sí tiene validez jurídica en caso de un eventual desacuerdo.
Además de la información básica, esta puede nombrar o incluir:
- El impuesto que pueda aplicar como IVA o IRPF,
- datos detallados tanto del proveedor como del cliente potencial,
- descripción detallada de los productos o servicios,
- costos asociados al transporte,
- toda otra información que resulte relevante.
5. Factura simplificada
La factura simplificada es un tipo de documento que, según lo establece la Agencia Tributaria, tiene cabida cuando:
- Debe expedirse una factura rectificativa.
- El importe no es superior a 400 € o 3 000 €, IVA incluido en casos como:
- Ventas al por menor.
- Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración y salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías.
- Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas.
Este tipo de factura viene a sustituir el antiguo ticket de compra. En este sentido, el ticket ha perdido su valor como documento contable y justificativo de gastos.
6. Factura electrónica
Finalmente, tenemos la factura electrónica, la cual consiste en cualquier tipo de factura emitida de forma electrónica, a través de un software, una hoja de Excel o un papel posteriormente digitalizado.
Dentro de las facturas electrónicas o e-facturas, se encuentran las facturas en formato estructurado y en formato no estructurado.
- Formato estructurado: pueden ser generadas, transmitidas y tratadas automáticamente por los sistemas informáticos, gracias a la interpretación de lenguajes informáticos estructurados como: XML, EDIFACT, etc.
- Formato no estructurado: son facturas en papel posteriormente digitalizadas: PDF, JPEG, PNG, etc. El tratamiento no es automático.
Gracias a los servicios que ofrecen los software de facturación, dotar de validez este tipo de documentos es posible a través de funcionalidades de firma electrónica. Adicionalmente, la creación y emisión de todo tipo de facturas se simplifica gracias a la automatización de procedimientos.
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Ingeniera civil (Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colombia) con máster en lenguas modernas de la Université Paul Valéry de Montpellier, Francia, María Fernanda trabaja como traductora, redactora y creadora de contenido. Hoy en día, combina sus habilidades analíticas con su amor por la escritura para crear contenido de calidad sobre diferentes temáticas y llevarlo más allá de las fronteras. Yoga, bienestar, recursos humanos y un sinnúmero de temas del mundo empresarial, cada asunto es tratado con precisión, con el objetivo de adaptarse a un público objetivo específico. Este camaleón idiomático es un verdadero apasionado por la lista de viñetas (¡el SEO forma parte de su ADN!).