Cuando la tecnología revoluciona las operaciones
Hay tareas administrativas que no aportan ningún valor añadido a una empresa. Introducir las declaraciones de gastos es una de ellas. Hasta hace poco, era un paso necesario, pero las nuevas tecnologías están cambiando todo eso. Lea todas nuestras opiniones sobre software de informes de gastos.
Introducción de declaraciones de gastos
¿Qué son las declaraciones de gastos?
Son los gastos en que incurren los empleados o directivos en interés de la empresa y que se justifican con una factura o recibo. Esto incluye gastos de :
- catering
- alojamiento
- viajes: billetes de transporte o kilometraje si se utiliza un vehículo privado.
¿Cómo se presenta una solicitud de reembolso de gastos?
La persona que inicia el gasto debe conservar el recibo. A continuación :
- o bien introducen ellos mismos la información en un documento en un formato específico (hoja de cálculo Excel, software ERP, etc.). A continuación, envían los recibos de reembolso al servicio remitente para su validación,
- o los envían directamente sin introducción previa de datos. Corresponde entonces al servicio remitente comprobar, introducir y validar los datos.
Una vez validados, los apuntes se reembolsan en la siguiente nómina.
Un proceso laborioso
En cualquier caso, la introducción de datos es un proceso engorroso. Para un vendedor que se desplaza constantemente, por ejemplo, los recibos se acumulan y se estropean. Introducirlos llevaría un tiempo desmesurado. Sin embargo, delegar la tarea en un tercero no lleva menos tiempo. Sobre todo porque la persona encargada dispondrá de menos información para contextualizar el gasto. Encontrar la fecha, el nombre de la empresa y el importe antes o después de impuestos será un verdadero ejercicio, y tanto más complicado cuando la información se pierde en recibos deteriorados.
¿Por qué tanto interés en que se haga esta anotación?
Para los empleados, es importante mantener abierta esta opción. La empresa no tiene tantas tarjetas bancarias como empleados. Así que habrá muchas situaciones en las que la cuenta de gastos será más práctica. Además, en el caso concreto de las dietas por kilometraje, el cálculo del reembolso es más ventajoso para el empleado. El importe reembolsado por un desplazamiento es superior al importe gastado en gasolina y gastos asociados. Y esta diferencia no es imponible en el IR (Impôt sur le Revenu): una forma de bonificación, por tanto, que puede ser interesante.
Para la empresa, los reembolsos de gastos se contabilizan como gastos. Esto reduce el beneficio imponible de la empresa y, por tanto, su impuesto de sociedades. Además, los reembolsos no están sujetos a cotizaciones sociales. Al representar una especie de gratificación para los empleados, es una forma de remuneración exenta de cotizaciones patronales. Una ventaja, pues, tanto desde el punto de vista fiscal como de la seguridad social.
Una pizca de tecnología y todo se aclara
Aprendizaje automático
El progreso tecnológico está propiciando avances tanto en grandes temas como en tareas más operativas. Las tecnologías Big Data han hecho más potente el aprendizaje automático. La máquina analiza la información basándose en algoritmos. Y los campos de aplicación son muchos y variados, sobre todo en la introducción de datos.
Algoritmos inteligentes
El aprendizaje automático es un sistema autónomo. El programa analiza los datos
- a partir de datos históricos conocidos: es lo que se conoce como aprendizaje supervisado,
- a partir de las correlaciones que identifica: es lo que se denomina aprendizaje no supervisado.
El efecto del aprendizaje alimenta la capacidad de predicción del algoritmo. Este análisis es un recurso decisivo para las tareas operativas de las empresas.
Escanear en lugar de teclear
En una época en la que todos tenemos un smartphone, guardar recibos en papel está obsoleto. En lugar de arriesgarnos a perderlos o dañarlos, lo mejor es fotografiarlos. De esta forma, se pueden tener en formato digital desde el principio. Este es el primer paso para solucionar los problemas de conservación y almacenamiento de documentos, pero también para la introducción de datos. Con un gestor de notas como Expensya, el reconocimiento visual realiza un escaneado instantáneo del recibo fotografiado. La herramienta detecta la información principal: importe, proveedor, fecha, y basta con validar para registrar la nota de gasto.
Desmaterialice su gestión
La tecnología al servicio de los profesionales
La difusión de los smartphones y la calidad cada vez mayor de sus fotos han abierto el camino a nuevos usos. Si a esto se añade la inteligencia informática, sus procesos pueden modernizarse. Con una solución de declaración de gastos como Expensya, los datos se introducen al instante en la herramienta. Se acabaron los fajos de recibos en papel, ahora todo es digital y la inteligencia artificial sustituye a la laboriosa introducción manual.
La máquina mejora
El programa sólo espera aprender. En el 87% de los casos, la información que detecta es perfecta en condiciones "de campo", es decir, con fotos tomadas rápidamente de un teléfono. Pero alcanza el 98,5% en condiciones "de laboratorio", es decir, con facturas escaneadas. Y estas proporciones aumentan constantemente: cuantos más datos procesa el programa, más relevantes se vuelven. Los datos agregados se almacenan en la computación en nube, por lo que el paquete de software no ralentiza el SI (Sistema de Información) de la empresa. Además, los empleados pueden utilizarlo de forma móvil para mayor comodidad.
Ventajas reales para la empresa
Introducir informes de gastos lleva tanto tiempo que algunas empresas lo externalizan. Pero en el caso de la externalización, cuantos más informes de gastos haya que introducir, más caro será el servicio. En cambio, con una solución de software inteligente, la relación es positiva: cuantos más datos haya, más rápido y fiable será el análisis: un círculo virtuoso a largo plazo.
Los avances tecnológicos no sólo sirven a la NASA para conquistar el espacio. Desde un punto de vista más pragmático, la tecnología ahorra tiempo y energía en tareas repetitivas o sin valor añadido. La inteligencia informática, tal como la aplica Expensya a la introducción de las declaraciones de gastos, representa un avance operativo colosal para el día a día de las empresas.
Artículo traducido del francés