Todo lo que debe saber sobre las normas que regulan los viajes de negocios
Los viajes de negocios son una herramienta de crecimiento que contribuye al desarrollo y la humanización de las empresas.
Así pues, si bien es cierto que evolucionamos en un mundo cada vez más desmaterializado, en el que la comunicación virtual es un juego de niños, el contacto humano y la intervención in situ son a veces indispensables. ☝️
Algún día podremos teletransportarnos con una buena conexión wifi... Mientras tanto, aquí tienes una guía de viajes de negocios, con la normativa que debes conocer y los métodos para optimizar... la gestión digital.
¡Que disfrutes de tu viaje! 🚗
Repasemos los aspectos básicos de los viajes de negocios
Qué es lo que se conoce como viaje de negocios?
También conocido como viaje de negocios, el viaje de negocios implica la realización de una actividad profesional, individual o en grupo, fuera del lugar habitual de trabajo o del domicilio.
La duración de un viaje de negocios varía. Puede realizarse en el transcurso de una jornada laboral, pero si se prolonga más de 24 horas, suele denominarse viaje de negocios.
💡 Atención: los viajes de negocios al extranjero se limitan a:
- menos de 90 días consecutivos ;
- menos de 180 días al año.
En caso contrario, el viaje ya no es una misión en el extranjero, sino una expatriación o una comisión de servicio.
Qué medio de transporte debo elegir para mi viaje de trabajo?
👉 Corresponde al empresario determinar el medio de transporte utilizado para los viajes de trabajo. No obstante, debe ser compatible con el estado de salud del empleado.
Por ejemplo, si el empleado no está físicamente capacitado para coger el avión, deberá presentar un certificado médico.
💡 Además, la empresa no tiene derecho a exigir al empleado que utilice su vehículo personal. En cualquier caso, la empresa es responsable de la seguridad del trabajador y debe velar por ella, independientemente del medio de transporte elegido.
Se puede rechazar un viaje de trabajo?
En casos generales
Algunas actividades implican la necesidad de viajar de forma más o menos regular. Por tanto, el trabajador no puede negarse a viajar con el pretexto de que no hay nada estipulado en el contrato de trabajo.
No obstante, si existe una cláusula de desplazamiento, en la que se especifica la zona geográfica de que se trata, y la solicitud del empresario se sitúa fuera de esa zona, el trabajador tiene derecho a negarse.
Del mismo modo, si la cláusula no especifica una zona geográfica, no es legal.
En caso de actividad sedentaria
En el caso de actividades profesionales sedentarias, la solicitud de desplazamiento excepcional no constituye una modificación del contrato de trabajo. Puede denegarse por motivos personales (persona dependiente), pero la denegación debe estar justificada.
En caso contrario, la denegación se considera un acto de insubordinación sancionable con medidas disciplinarias, si la empresa no puede encontrar soluciones alternativas y sufre un perjuicio por ello.
☝️ Los desplazamientos largos no pueden ser motivo de rechazo si las tareas asignadas forman parte del desempeño normal de las funciones del trabajador.
¿Se considera viaje de trabajo el trayecto entre el domicilio y el trabajo?
¿Es el tiempo de desplazamiento tiempo de trabajo? Según el artículo L3121-1 del Código de Trabajo francés, "el tiempo de trabajo efectivo es el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del empresario y cumple sus instrucciones sin tener libertad para dedicarse a sus intereses personales".
Así pues, el tiempo de desplazamiento del domicilio al lugar habitual de trabajo, cualquiera que sea la distancia, no constituye tiempo de trabajo efectivo.
Del mismo modo, un desplazamiento profesional desde el domicilio a un lugar de trabajo no habitual no da derecho a indemnización alguna si no excede del tiempo normal de desplazamiento entre el domicilio y el trabajo.
🎬 ¡Descubre todo lo que necesitas saber en este vídeo!
La cuestión de los desplazamientos en el contrato de trabajo
Mucha gente está familiarizada con esta prudente frase "el trabajador podrá verse obligado a viajar por motivos profesionales en el ejercicio de sus funciones".
Sin embargo, el contrato de trabajo no tiene por qué estipular los desplazamientos . La ley considera que, a falta de una cláusula específica, el acuerdo del empleado para viajar es tácito en caso de necesidades de la empresa.
Sin embargo, para ambas partes, si se prevén desplazamientos regulares, es preferible delimitar el ámbito geográfico de los desplazamientos y las condiciones (duración, frecuencia), mediante una cláusula de movilidad profesional. 🧳
Además, en aras de la transparencia y de una buena comunicación interna, las instrucciones relativas a los viajes de trabajo deben recopilarse en un soporte accesible a los empleados e incluir un recordatorio de
- los modos de transporte preferidos ;
- la persona encargada de gestionar los viajes
- las bases y los plazos de reembolso
- los justificantes que deben presentarse
- los canales administrativos que deben seguirse, etc.
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Casos en los que los gastos están cubiertos y se reembolsan
Como hemos visto antes, los desplazamientos entre el domicilio y el lugar de trabajo no cuentan como desplazamiento profesional.
☝️ No obstante, hay que señalar que :
- para los trabajadores itinerantes, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) considera que el tiempo de desplazamiento entre su domicilio y el primer cliente, y entre el último cliente y su domicilio, debe computarse como tiempo de trabajo, a los solos efectos del cálculo del período mínimo de descanso entre dos jornadas de trabajo;
- el tiempo empleado en desplazarse de un lugar de trabajo a otro, por ejemplo entre dos clientes, se considera tiempo de trabajo efectivo;
- durante un viaje de negocios, el tiempo empleado en el transporte (avión, tren, coche compartido, etc.), incluidas las escalas y la espera para embarcar, se considera tiempo de trabajo efectivo. En la práctica, el salario simplemente se mantiene y no puede reducirse;
- en el caso de los desplazamientos fuera de las horas normales de trabajo, cuando el trabajador tiene que pasar la noche en un hotel, este tiempo de trabajo se denomina a veces tiempo de trabajo efectivo no productivo. No sólo se cubren los gastos, sino que también se puede compensar al empleado, por ejemplo con una cantidad a tanto alzado por día o tiempo libre en lugar de éste. Para saberlo, es importante consultar los convenios colectivos y de empresa;
- para el personal de guardia, sobre todo en el sector de la construcción y las obras públicas, el tiempo de desplazamiento desde el domicilio durante operaciones excepcionales debe contabilizarse y pagarse como tiempo de trabajo efectivo;
- por lo que respecta al desplazamiento diario entre la empresa y el lugar de trabajo, se trata de tiempo de trabajo efectivo si el trabajador debe ir a la empresa antes de ir al lugar de trabajo.
Compensación por viaje de trabajo
En general...
Los empresarios están obligados a reembolsar los gastos de viaje de trabajo, hasta el límite de gastos estrictamente necesarios, explicados al trabajador de antemano, tales como :
- gastos de transporte
- gastos de alojamiento
- gastos de comida.
Si el empleado es responsable de reservar su propio viaje, el empresario le indicará si existen límites. Por ejemplo, cobertura limitada a 2ª clase para el tren (el empleado es libre de optar por la clase 1ʳᵉ y pagar la diferencia), un paquete de comida para llevar predefinido, etc.
Pero en ningún caso puede haber diferencias de trato entre empleados.
Los empleados también tienen deberes: deben poder justificar sus gastos y, para ello, deben conservar todos los documentos que les permitan ser reembolsados.
☝️ Según el convenio colectivo, los desplazamientos profesionales fuera de los días y horas normales de trabajo, los domingos o los días festivos dan derecho a una compensación adicional.
¿Y la indemnización por desplazamiento de larga distancia?
Según la URSSAF, los desplazamientos de larga distancia "se caracterizan por la imposibilidad para el trabajador de regresar diariamente a su domicilio debido a sus condiciones de trabajo".
Por tanto, se puede abonar una dieta de larga distancia para compensar los gastos adicionales de comida y alojamiento (importes 2022):
- 19,40 por comida ;
- 69,50 por día de alojamiento y desayuno en París y alrededores;
- 51,60 por día de alojamiento y desayuno en provincias.
☝️ Las dietas por gastos profesionales están exentas de cotizaciones a la Seguridad Social hasta el límite de los gastos arriba indicados.
Cálculo de las dietas por kilometraje
Existen varias modalidades de reembolso y pago:
- a tanto alzado ;
- sobre una base real (según el baremo de kilometraje de la URSSAF).
💡 Para simplificar la gestión de los viajes de negocios y evitar la acumulación de reclamaciones de gastos, se pueden utilizar tarjetas de pago. Por ejemplo, existen tarjetas de combustible para los gastos de gasolina.
Gestión de los viajes de negocios
Quién organiza la gestión de los viajes de negocios?
También conocida como gestión de viajes de negocios, la gestión de viajes de negocios recae en el gestor de viajes, que gestiona todos los viajes y desplazamientos de una empresa, en el 23% de las empresas en 2018.
En el resto, es el departamento de Finanzas en el 28% de los casos, el de Compras (24%), RRHH (15%) u otros (10%).
La gestión de viajes incluye la organización, reserva y pago de viajes, incluyendo :
- la definición de una política de viajes de empresa (PVE) ;
- la gestión administrativa y contable (cobro, tramitación, comprobación de las declaraciones de gastos y de los justificantes, reembolso)
- gestión de la flota, si procede
- llevar los cuadernos de viaje
- la comparación de ofertas de servicios (transporte, franquicia de equipaje, alojamiento)
- Gestión de los riesgos relacionados con los viajes ;
- realizar trámites como visados, seguros, etc.
6 programas informáticos para gestionar fácilmente los gastos
Puntos fuertes y ventajas de los programas informáticos de gestión de gastos
Es difícil hacerse a la idea de la complejidad de la normativa vigente, las especificidades de cada sector de actividad y las zonas grises jurídicas. Entre tolerancia, jurisprudencia y excepciones, le recomendamos que consulte a un experto en derecho laboral, tanto para redactar contratos como para responder a preguntas específicas sobre los viajes de negocios.
También te recomendamos que te equipes con una herramienta de gestión de gastos, la idea es ahorrar tiempo y cumplir con los requisitos legales en la medida de lo posible.
☁️ En la nube, en modo SaaS, tienen la ventaja de estar al día de la última normativa y de poder incorporar las especificidades de los convenios colectivos y de la política de viajes de la empresa, si existe. Sobre todo, se puede acceder a ellas desde cualquier lugar, lo que las hace muy prácticas cuando se está en movimiento.
¿Qué software elegir?
Aquí tienes 6 programas que puedes probar:
- ⚒️ Expensya ▷ Digitalice y automatice todo el proceso de gastos de la empresa. Evita la introducción manual de datos, propensa a errores, sustituyendo el papel por el archivo digital con valor probatorio, e integra tus datos con tu software de contabilidad, nóminas o ERP.
- ⚒️ Formularios Kizeo ▷ ¿Beneficios? La recopilación de información no sólo se desmaterializa, sino que también puede configurarse completamente desde el momento de la creación del formulario, con la selección de los campos obligatorios a rellenar.
- ⚒️ Rydoo ▷ También equipado con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, el editor ofrece la gestión tradicional de informes de gastos con Rydoo Expense, así como la gestión de viajes de negocios con Rydoo Travel.
- ⚒️ Silae Expense ▷ ¿Sus puntos fuertes? Inteligencia artificial de aprendizaje que optimiza la herramienta, una caja fuerte digital con valor probatorio en caso de auditoría y un ecosistema de conectores a una solución tipo ERP.
- ⚒️ Skipr ▷ Gestione todos sus viajes de negocios con sencillez y flexibilidad, desde la planificación hasta el pago. Esta solución innovadora y eco-responsable reduce su carga de trabajo administrativo y se convierte en el aliado de sus empleados.
- ⚒️ Soldo ▷ Una auténtica solución llave en mano para gestionar los gastos de viaje. Con su plataforma SaaS, su aplicación móvil y su gama de tarjetas físicas o virtuales o de combustible, es ideal para pymes y PYMES que desean aumentar la eficiencia en el procesamiento de sus gastos y realizar un seguimiento de todas sus transacciones en tiempo real.
3 paquetes de software para preparar sus viajes de negocios y anticipar sus gastos
- ⚒️ Bolt Business ▷ Planifica los viajes de negocios de tus equipos y mantenlos bajo control con límites de gasto personalizados. Realice el seguimiento de los viajes en tiempo real y benefíciese de una facturación mensual simplificada. ¡No es necesario gestionar las reclamaciones de gastos después del viaje! Todo simplificado, dentro de su presupuesto e integrado en su contabilidad.
- ⚒️ Mooncard ▷ Mooncard va más allá al ofrecer una interfaz de software para controlar la gestión financiera y contable y realizar análisis, así como (¡y sobre todo!) una tarjeta de pago y una tarjeta de combustible configurables. Así que ya no es necesario gestionar las reclamaciones de gastos. Los equipos financieros ahorran tiempo y controlan su tesorería.
- ⚒️ Navan ▷ una solución imprescindible para cualquier empresa que desee optimizar la gestión de sus viajes de negocios, gracias a: reservas simplificadas, gestión de gastos automatizada y una visión general de los viajes de negocios.
Qué debemos saber sobre los viajes de negocios?
Como se habrá dado cuenta, las leyes que rigen los viajes de negocios son bastante claras en lo que respecta a las obligaciones. Hay que saber de qué se trata para prever lo mejor posible las distintas modalidades de compensación y reembolso, de lo contrario no se podrá garantizar el cumplimiento de la legislación.
Utilizar el software adecuado puede ayudarle a organizar y gestionar este proceso de la forma más eficaz posible. Es la clave del cumplimiento.
¡Has llegado a tu destino! 🚖
Artículo traducido del francés