¿Cómo es el tratamiento fiscal de los gastos de viaje y dietas en la empresa?

El tratamiento fiscal de los gastos de viaje y dietas es un asunto que compete a toda empresa cuyos empleados, por motivos laborales, se vean sujetos a realizar desplazamientos fuera del territorio habitual de trabajo.

Al respecto, la ley es clara en definir qué se considera un gasto por concepto de dietas y asignaciones y bajo qué condiciones estos cumplen los requisitos necesarios para estar exentos de tributación.

En este artículo, revisamos en detalle dichas disposiciones legales, cuáles son los límites y cuantías establecidos y cómo asegurar el correcto tratamiento contable de dichos gastos.

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¿Qué se entiende por gastos de viaje?

Dentro del marco laboral de una empresa, existen diferentes tipos de gastos que se pueden generar, los cuales, según su naturaleza, recibirán un tratamiento específico.

Dentro de las llamadas dietas y asignaciones para gastos de viaje, suelen contemplarse las salidas por concepto de:

• Gastos de manutención,
• gastos de estancia (alojamiento, hospedaje, etc.),
• gastos de desplazamiento o locomoción (kilometraje, gastos de peaje y aparcamiento, etc.).

Gastos de viaje deducibles 2021: ¿cuáles disposiciones legales existen?

De manera general, la ley determina que los montos que una empresa reconoce a sus empleados por concepto de gastos de viajes están exentos de tributación. Veamos ahora, de manera particular, cuáles son las disposiciones legales que existen en España respecto a los gastos de viaje y a su tratamiento fiscal.

1. Estatuto de los Trabajadores

Comencemos por el artículo 26 del Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el cual se establece el Estatuto de los Trabajadores. En este se define, dentro del apartado relativo al salario lo siguiente:

No tendrán la consideración de salario las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social y las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos.

2. Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

Ahora bien, el artículo 9 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo sobre el IRPF, establece las reglas generales aplicables a las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería exceptuadas de gravamen:

• En cuanto a los gastos de locomoción (es decir, aquellos en los que incurra un empleado al desplazarse fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo donde habitualmente realice su trabajo y que la empresa deba compensar), se establece que no será gravado:
  • El importe del gasto en transporte público que se justifique mediante factura o documento equivalente.
  • La cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

• En cuanto a los gastos por manutención y estancia (es decir, aquellos en los que incurra un empleado que se encuentre en municipio distinto del lugar del trabajo y residencia habitual, relacionados con restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería), las cuantías aplicables son las siguientes:

3. Ley General de la Seguridad Social

Por su parte, respecto a los conceptos que no se computarán en la base de cotización, el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre (Ley General de la Seguridad Social), define en su artículo 147 los siguientes:

a) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, cuando utilice medios de transporte público.

b) Las asignaciones para gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas.

Para que las anteriores disposiciones apliquen, la factura o documento equivalente debe corresponder el importe de dichos gastos.

4. Ley sobre el Impuesto de Valor Añadido (IVA)

Justamente, referente al punto anterior, el artículo 96 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre referente al IVA indica que en cuanto a la justificación de los gastos:

No podrán ser objeto de deducción, entre otros, los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades.

Las empresas están entonces en la obligación de justificar, para efectos de gravamen, las cantidades de las todas las operaciones generadas por concepto de gastos de viajes.

Contabilidad y declaración de los gastos de viaje

Ahora que resulta más claro cómo tributan las dietas en el extranjero y en España, queda por determinar, a nivel contable, dónde se declaran las dietas.

Las dietas, así como los demás tipos de gastos objeto de este artículo, deben ser tenidos en cuenta dentro de la contabilidad empresarial. Así, su declaración debe hacerse por medio del modelo 190 de la Agencia Tributaria sobre Declaración Informativa. Retenciones e ingresos a cuenta. Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de rentas.

Asegurar una correcta gestión de los gastos profesionales en tu empresa es posible gracias a la implementación de herramientas informáticas y al acompañamiento de un asesor contable, en caso de que no cuentes con un Departamento Financiero propio.

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Gestión de gastos deducibles en empresa

Deducir los gastos de desplazamiento dentro del territorio Español, así como en el extranjero, ya no es un misterio para las empresas. Dentro de su política de gastos, la empresa ha definido con anterioridad los mecanismos con los que cuenta para que sus empleados hagan los pagos.

Al respecto, la compañía puede destinar instrumentos como las tarjetas de empresa para que el empleado no esté en la obligación de adelantar los pagos. Por el contrario, esta puede definir que el empleado pague de su bolsillo para luego hacer efectiva su retribución.

Sea como sea, lo importante es que el procedimiento de gestión de gastos esté correctamente documentado y la empresa conozca el tratamiento fiscal de los mismos. Y tú, ¿ya eres un as de las declaraciones de gastos profesionales?