Exención IRPF para viajes al extranjero: ¿qué debes saber?

¿Eres una empresa o entidad cuyos⋅as empleados⋅as deben viajar al extranjero por motivos laborales y no sabes cómo es el tratamiento fiscal de los gastos de viajes y dietas? 

En esta oportunidad, abordamos la cuestión de la exención IRPF para viajes al extranjero y te contamos de qué se trata este incentivo fiscal. Asimismo, y te acompañamos en el cumplimiento de los requisitos. Revisión de cuantías aplicables y límites, al final del artículo.

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Exención IRPF: trabajo en el extranjero

De manera general, cuando un/una empleado⋅a viaja o realiza una visita de negocios fuera de la empresa y fuera del país, incurre en una serie de gastos, los cuales pueden ser de dos tipos:

• manutención: dietas y estancia,
• locomoción: kilometraje por desplazamiento al extranjero.

Requisitos para la devolución IRPF por trabajo extranjero

Una persona residente en España puede beneficiarse de una exención fiscal por concepto de los viajes que realice para una empresa, siempre que estos cumplan los requisitos dispuestos en el artículo 7 de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, sobre el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Al igual que con otros gastos, no basta con que los/las empleados⋅as anuncien que han realizado un gasto en particular como parte de un viaje, sino que deben justificarlo, respetando las disposiciones empresariales y aquellas dispuestas por la Ley. Puesto que un gasto injustificado no es elegible para reembolso, será necesario:

• La justificación: en ocasiones se requiere especificar el cliente visitado, el motivo del desplazamiento, los participantes de la reunión, tickets de parqueos y peajes, etc.
• El método de pago: se debe indicar por cuál medio de pago se hizo la transacción.

A su vez, las empresas están en la obligación de calcular las retenciones de las nóminas de sus empleados⋅as al momento de hacer su declaración frente a la Agencia Tributaria. Para que a los trabajos no les aplique el impuesto, los requisitos a cumplir son:

1. Que los mismos sean realizados para una empresa o entidad no residente en España.
2. Que el territorio en donde se realicen los trabajos no esté calificado como paraíso fiscal y el mismo aplique un impuesto análogo al que trata el presente artículo.

Respecto a este requisito, la Agencia Tributaria hace la salvedad de que el requisito se considerará cumplido cuando dicho territorio “tenga suscrito con España un convenio para evitar la doble imposición internacional que contenga cláusula de intercambio de información”.

Devolución IRPF por trabajo extranjero

Cuantías de reembolso

La Agencia Tributaria ha fijado para dichos gastos, algunos de los cuales se encuentran exentos de gravamen, una serie de cuantías aplicables, tal y como se muestra en la siguiente tabla:

Fuente: Modelo 100. Declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Para las personas que trabajan en vuelos, los montos en gastos de manutención que están exentos dentro y fuera de españa son 36.06 € y 66.11 € respectivamente.

Cálculo de exención por trabajos en el extranjero

Para realizar correctamente el cálculo del monto a retribuir, se deberán tener en cuenta únicamente los días en que el/la empleado ha estado efectivamente en el extranjero y los gastos generados en relación con la labor que fue a desempeñar.

Para determinar el importe, especifica la Agencia Tributaria que se aplicará un “criterio de reparto proporcional teniendo en cuenta el número total de días del año”.

Límites de la exención

La exención tendrá un límite máximo de 60.100 euros anuales y será incompatible con el régimen de excesos de dietas excluidos de tributación.

☝ En el caso de los/las expatriados, estos deberán estar en capacidad de probar el valor añadido para poder aplicar la exención.

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7p: el papel de las empresas en su aplicación

Los requisitos consignados en el literal p del artículo 7 (“Rentas Exentas”) del que habla la Ley 35/2006, buscan asegurar que las empresas realicen un seguimiento y control asiduo de los gastos en los que incurren sus empleados⋅as.

Esto conlleva no solamente una mayor claridad en los procesos de conciliación interna, sino que de cara a la autoridades competentes, simplifica las declaraciones y evita inconsistencias en las mismas.