Cómo llevar tu negocio a buen puerto con una gestión de viajes de empresa efectiva
Los viajes de negocios forman parte de la vida cotidiana de muchos profesionales. Gestionar estos desplazamientos de manera eficiente y rentable puede ser todo un desafío.
La gestión de viajes de empresa va más allá de simples reservas de vuelos y hoteles; se trata de un proceso estratégico que involucra múltiples aspectos, desde la optimización de costes hasta la seguridad del empleado.
Este artículo explora los elementos clave de la gestión de viajes empresariales, desde las personas involucradas hasta los beneficios que una buena gestión puede aportar. También compartiremos soluciones a los problemas más comunes, y desglosaremos los pasos esenciales para gestionar los viajes corporativos de manera eficaz. Preparen sus pasaportes, ¡nos vamos de viaje! ✨
¿Qué es la gestión de viajes corporativos?
Definición
La gestión de viajes de una empresa (Travel Management en inglés), es el proceso mediante el cual se planifican y coordinan los desplazamientos laborales de los empleados. Esto incluye:
- desde la reserva de vuelos y alojamiento
- hasta la gestión de presupuestos y la garantía de seguridad para los viajeros.
El objetivo es asegurar que cada viaje de negocios se realice de manera eficiente y en línea con los objetivos de la empresa, optimizando costes y recursos. Para ello, las empresas suelen apoyarse en agencias especializadas, conocidas como TMCs (Travel Management Companies), que ofrecen servicios personalizados y herramientas para facilitar este proceso.
Una gestión eficaz no solo ayuda a reducir gastos, sino que también mejora la experiencia del empleado y asegura el cumplimiento de las políticas internas de la empresa.
Personas involucradas en el proceso de gestión de viajes
En tu empresa
- Viajero de negocios: es el empleado que realiza el viaje.
- Departamento de finanzas: gestiona presupuestos, revisa y aprueba gastos, y asegura el cumplimiento de las normativas fiscales y contables.
- Departamento de recursos humanos: supervisa que las políticas de viaje se alineen con las necesidades de los empleados.
Los actores exteriores en el curso del proceso
- Gestor de viajes: responsable de planificar, coordinar y supervisar todos los aspectos del viaje.
- Proveedores externos (TMCs y agencias de viajes) que facilitan herramientas y servicios para la gestión eficiente de los viajes, colaborando estrechamente con el gestor y comprador de viajes.
El papel único del comprador de viajes
El comprador de viajes es él que negocia con proveedores, como aerolíneas y hoteles, para asegurar las mejores tarifas y condiciones. 💯
Además, selecciona proveedores que cumplan con los estándares de la empresa y mantiene relaciones sólidas con ellos para garantizar un servicio continuo.
También se encarga de optimizar los costes, buscando constantemente oportunidades de ahorro y asegurando que las políticas de viaje se respeten. Además, analiza los gastos y patrones de viaje, proporcionando informes e información valiosa que ayudan a ajustar y mejorar la estrategia de viajes de la empresa.
¿Cuáles son los 6 beneficios de una buena gestión de viajes en las empresas?
1. Reducción de costes mediante mejores tarifas y políticas de control
Una de las mayores ventajas de una buena gestión de viajes es la reducción significativa de los costes. 💶 Mediante la negociación de tarifas corporativas con aerolíneas, hoteles y otros proveedores, las empresas pueden ahorrar entre un 10% y un 20% en gastos de viaje, según un estudio de la Global Business Travel Association (GBTA).
Además, la implementación de políticas de control de gastos ayuda a evitar gastos innecesarios, garantizando que todos los viajes cumplan con los estándares financieros de la empresa.
2. Mejora de la productividad minimizando tiempos muertos y reduciendo el estrés logístico
Una planificación eficiente del viaje permite a los empleados maximizar su tiempo productivo.
💡 Ejemplo: elegir vuelos directos y alojamientos estratégicamente ubicados puede reducir los tiempos de traslado. De acuerdo con un informe de la Harvard Business Review, las empresas que optimizan la gestión de viajes pueden incrementar la productividad de sus empleados en un 15%, al reducir el estrés asociado con los viajes de negocios.
3. Cumplimiento normativo
Cumplir con las normativas y regulaciones es esencial, especialmente cuando se viaja a países con leyes estrictas en temas como la inmigración o el control de divisas.
Una gestión de viajes bien estructurada asegura que todos los viajes se realicen en conformidad con las normativas locales e internacionales, reduciendo el riesgo de sanciones legales. ⚖️
Además, garantiza el cumplimiento de las políticas internas de la empresa, lo que minimiza las posibles infracciones y mejora la auditoría interna.
4. Seguridad del viajero con monitoreo y asistencia en tiempo real
La seguridad de los empleados es una prioridad para cualquier empresa. Una buena gestión de viajes incluye sistemas de monitoreo en tiempo real que permiten a la empresa saber en todo momento dónde se encuentran sus empleados.
Esto es especialmente crítico en destinos considerados de alto riesgo. Según la organización International SOS, las empresas que implementan protocolos de seguridad y asistencia en tiempo real reducen en un 50% los incidentes relacionados con la seguridad durante los viajes.
5. Transparencia y control con una visión clara de los gastos y desplazamientos
Una gestión de viajes bien organizada ofrece una visibilidad completa de los gastos y desplazamientos de la empresa.
📊 Esto facilita la elaboración de informes detallados y el análisis de los gastos, permitiendo identificar patrones de ahorro y áreas donde se pueden optimizar los recursos. Un informe de SAP Concur muestra que las empresas con sistemas de gestión de viajes integrados logran reducir las desviaciones en el presupuesto hasta en un 30%.
6. Satisfacción del empleado por la mejora de la experiencia del viajero
La experiencia del empleado durante sus viajes es fundamental para su satisfacción y rendimiento. Ofrecer opciones flexibles y personalizadas, como la elección de aerolíneas o tipos de alojamiento, puede mejorar significativamente su experiencia.
Un estudio de la GBTA revela que el 79% de los empleados se sienten más motivados y valorados cuando sus preferencias de viaje son tomadas en cuenta, lo que a su vez aumenta su lealtad y productividad.
5 problemas frecuentes en la gestión de viajes de negocios y su soluciones
| Problema | Solución |
| Gastos fuera de control: es fácil que los gastos se disparen si no se cuenta con una política clara. | Implementar políticas de viaje estrictas y utilizar herramientas de gestión de gastos que proporcionen visibilidad en tiempo real |
| Dificultad en la reserva y planificación: la falta de coordinación puede llevar a reservas mal gestionadas. | Usar plataformas de gestión de viajes que centralizan y automatizan el proceso de reservas |
| Cumplimiento de políticas de viaje: los empleados pueden ignorar las directrices establecidas | Comunicar claramente las políticas y utilizar sistemas que bloqueen reservas fuera de las normas |
| Seguridad del viajero: garantizar la seguridad de los empleados en tránsito es un desafío constante | Monitorear los viajes en tiempo real y establecer protocolos de emergencia bien definidos |
| Falta de visibilidad y control: sin una visión global, es difícil controlar los viajes y los gastos asociados | Implementar un sistema de gestión centralizado que ofrezca reportes detallados y análisis de datos |
Los 6 pasos para gestionar tus viajes de negocios eficazmente
Paso 1: definir una política de viajes clara
Establece una política de viajes detallada que especifique las directrices para todos los aspectos del viaje, desde la selección de proveedores hasta los límites de gasto y los procedimientos de aprobación. Esta política debe ser bien comunicada a todos los empleados y estar fácilmente accesible.
👉 Por ejemplo, para una política adaptada a su empresa, hágate preguntas como:
- ¿Qué criterios utilizamos para seleccionar aerolíneas y hoteles? ¿Deberíamos priorizar ciertos proveedores con los que tenemos acuerdos corporativos?
- ¿Cuál es el presupuesto máximo permitido para alojamiento, transporte y dietas en diferentes destinos?
- ¿Quién debe aprobar los viajes y qué tipos de viajes requieren autorizaciones especiales?
- ¿Qué medidas de seguridad se deben tomar en viajes a destinos considerados de riesgo? ¿Cómo monitorearemos la seguridad de los empleados en tiempo real?
- ¿Qué plazos y documentación son necesarios para la presentación y aprobación de los informes de gastos?
Paso 2: utilizar herramientas tecnológicas adecuadas
Incorpora plataformas de gestión de viajes que permitan:
- automatizar procesos como la reserva de vuelos y hoteles,
- controlar gastos en tiempo real,
- y controlar la gestión de itinerarios.
Estas herramientas facilitan la administración y reducen los errores.
Más adelante hablaremos de ello. ⤵️
Paso 3: negociar con proveedores
Desarrolla relaciones sólidas con proveedores clave, como aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de coches, para obtener tarifas preferenciales y condiciones ventajosas. La negociación efectiva puede generar ahorros significativos y beneficios adicionales. 🤝
Paso 4: monitorear y asegurar la seguridad del viajero
Implementa sistemas de seguimiento que permitan saber en todo momento dónde están los empleados y establecer protocolos de seguridad que aseguren una respuesta rápida en caso de emergencia. La seguridad del viajero debe ser una prioridad en todo momento.
Paso 5: controlar y auditar los gastos
Realiza un seguimiento constante de todos los gastos relacionados con los viajes para garantizar que se mantengan dentro del presupuesto establecido. Las auditorías regulares ayudan a identificar desviaciones y oportunidades de mejora en la gestión de los recursos.
Paso 6: revisar y ajustar la política de viajes
Para terminar, revisa periódicamente la política de viajes para evaluar su efectividad y hacer los ajustes necesarios en función de cambios en las necesidades de la empresa o el entorno externo. Mantener la política actualizada es clave para su relevancia y eficacia.
¿Cómo te puede ayudar un gestor de viajes de negocios?
Las ventajas de los software de reservas para viajes de negocios
Un gestor, una aplicación o una plataforma de viajes de negocios desempeña un papel crucial para el usuario al simplificar y optimizar todos los aspectos relacionados con los desplazamientos corporativos.
Además, una app proporciona soporte continuo a los empleados durante sus desplazamientos, ofreciendo asistencia inmediata ante imprevistos y garantizando su seguridad en todo momento. Al centralizar la gestión de viajes, facilita el seguimiento y control de los gastos, permitiendo a la empresa obtener informes detallados que ayudan en la toma de decisiones y en la identificación de oportunidades de mejora.
¿Qué herramienta se puede usar?
👉 Por ejemplo, Bolt Business es una plataforma eficiente para la gestión de viajes corporativos, diseñada para optimizar la movilidad empresarial de manera sencilla y centralizada:
- Ofrece soluciones para la reserva y gestión de viajes de negocios, así como para los desplazamientos entre el domicilio y el trabajo, o incluso las entregas próximamente, permitiendo a las empresas coordinar traslados de empleados, y sus comidas, a través de una única plataforma;
- Facilita el control de gastos de transporte con facturación centralizada, opciones de pago flexibles y reportes detallados para un seguimiento exhaustivo de los viajes;
- Mejora la experiencia del viajero al ofrecer opciones de transporte rápidas y confiables, disponibles en diversas ciudades;
- Fomenta la sostenibilidad con alternativas de movilidad más ecológicas que otras opciones. ✨
Bolt Business
La gestión de viajes en una empresa en definitiva
Una gestión de viajes bien planificada es un activo clave para cualquier empresa que aspire a destacar. Combinando políticas claras, tecnología avanzada y un enfoque en la seguridad y satisfacción del empleado, las empresas pueden optimizar recursos y transformar la experiencia de viaje en algo fluido y motivador.
Imagina un sistema donde cada viaje se realiza sin contratiempos, los costes se mantienen bajo control y los empleados regresan satisfechos.
Este nivel de eficiencia no solo mejora la operatividad diaria, sino que también refleja un compromiso con la excelencia que puede inspirar y diferenciar a la empresa en su sector. ✨
A Emma le apasionan la comunicación y el marketing digital y operativo. Es lo que la llevó a estudiar Lenguas Extranjeras Aplicadas - Comunicación Digital Trilingüe y Negocios Internacionales en la Université Paris-Est Créteil (UPEC).
Francesa de raíces madrileñas, habla francés, español e inglés, además de alemán, italiano, portugués y, próximamente, coreano.
Le encanta viajar, descubrir nuevas culturas, comer, ver series y tocar música como la guitarra. 🎼 Emma también le da mucha importancia a luchar por diferentes causas, como el bienestar animal y el cambio climático. 🍃