¿Cómo gestiona los gastos de sus equipos?
En el lugar de trabajo, la gestión de los gastos es siempre una fuente importante de frustración y tensión. Esto se aplica tanto a los empleados (falta de autonomía, procesos de reembolso que llevan demasiado tiempo, gastos pagados con ahorros personales) como a los directivos (presupuestos superados, falta de trazabilidad de los gastos, ausencia de justificantes). Para gestionar los gastos de la forma más eficaz posible, es necesario establecer una política interna clara y utilizar el software adecuado.
¿Qué política interna hay que establecer? ¿Qué programas informáticos están a disposición de los profesionales? La oferta se ha ampliado considerablemente en los últimos años, por lo que es importante elegir el que mejor se adapte a su empresa y a sus equipos.
Examine las prácticas internas de su empresa
Incluso antes de centrarse en los distintos paquetes de software existentes, es esencial examinar las prácticas internas e identificar aquellas que deben modificarse.
Gestión de gastos: errores que no se deben cometer
Por costumbre, simplicidad o falta de tiempo, las prácticas relativas a los gastos internos rara vez se revisan o cuestionan, a pesar de que pueden ser fuente de muchas tensiones dentro de la empresa. Entre las prácticas que hay que evitar, cinco están especialmente extendidas:
Error n°1: una sola tarjeta que viaja de mano en mano
Es la práctica más común y la que se sigue instintivamente a medida que la empresa crece. Una tarjeta de visita vinculada a los gastos de la empresa, pero que no tiene un propietario concreto y se va pasando a los diferentes miembros del equipo a medida que se incurre en gastos. Este sistema presenta varios peligros: dificulta la trazabilidad de los gastos, aumenta las probabilidades de pérdida o robo y los empleados no rinden cuentas.
Error nº 2: un único titular dentro del equipo
Este modo de funcionamiento es el opuesto a la práctica anterior. Aquí, la tarjeta de pago está en manos de una sola persona a la que sus compañeros piden constantemente que gestione sus gastos. Esta práctica es demasiado rigurosa y da lugar a una pérdida de flexibilidad por parte del personal y a un exceso de exigencia por parte del empleado.
Error nº 3: falta de control de los gastos
Algunas organizaciones no fijan límites de gasto en sus tarjetas bancarias, o no especifican un límite para cada tipo de gasto. Por lo general, esto significa que se superan los presupuestos y es difícil priorizar los gastos.
Error nº 4: no gestionar las declaraciones de gastos
La gestión de las declaraciones de gastos es una cuestión clave para los directores financieros. Necesitan tenerlas en su poder y vincularlas a todos los gastos. Si no existe un proceso para recuperar estos informes de gastos, la empresa no podrá justificarlos ante las autoridades fiscales. Si el empleado ha adelantado este gasto, no podrá ser reembolsado.
Error nº 5: anticipos personales de los empleados
En muchas organizaciones, corresponde a los empleados adelantar dinero para gastos de la empresa, que luego se les reembolsa. Esta práctica puede ser una fuente de tensión y estrés para los empleados. Es preferible no recurrir a ella.
Todas estas prácticas están muy extendidas y son a las que acudimos instintivamente. Una política interna de gestión de gastos es necesaria para garantizar que los gastos de la empresa se gestionan correctamente.
Implantar una política interna
El primer punto en el que hay que trabajar es el establecimiento de un presupuesto. Sin un presupuesto, es imposible gestionar los gastos y capacitar a los equipos. Es posible categorizarlo por tipo de gasto, lo que dará al Director Financiero una visión más clara. Una vez elaborado este presupuesto, es más fácil fijar límites de gasto en las tarjetas bancarias puestas a disposición de los empleados. El punto clave de esta práctica es establecer un presupuesto que limite el despilfarro al tiempo que permite a sus empleados tener éxito en sus misiones.
Una vez fijado el presupuesto, hay que establecer procesos internos para que fluya la información y se normalicen las técnicas. ¿Por qué utilizar el mismo proceso para todos los empleados? Para aumentar la eficacia y mejorar la comunicación entre los distintos departamentos. La multiplicación de los métodos de trabajo genera zonas de fricción y mala comunicación entre los empleados. Asegúrese de comunicar adecuadamente este cambio de proceso y de que los nuevos empleados también lo conozcan. Tenga en cuenta que el mismo proceso interno no implica el mismo método de pago para todos los empleados. Aún puede diversificar los métodos de pago.
Tanto si hablamos del presupuesto como del método de pago o de los procesos internos de la empresa, nos referimos principalmente a la parte que afecta a sus empleados, pero hay una parte importante de los gastos que aún no se ha abordado: las cuentas de gastos. Estas conciernen a su Director Financiero y a su equipo financiero. Recuperar y clasificar las declaraciones de gastos es una tarea administrativa y repetitiva, por lo que es importante pensar en ello de antemano para aliviar a sus equipos en la medida de lo posible. Centralice la recuperación de las declaraciones de gastos y equípese con una aplicación que permita a sus empleados desmaterializarlas.
Cuidado: aunque sus empleados hagan fotos de sus declaraciones de gastos y las adjunten a sus gastos, siguen estando obligados a entregarle el documento en papel.
Un último consejo es establecer sistemas antifraude. La obligación de adjuntar un recibo a cada gasto le permite visualizar los gastos, asegurarse de que el mismo recibo no se utiliza varias veces y limitar así el fraude.
Como hemos visto, hay que poner en marcha una serie de puntos para optimizar la gestión de los gastos profesionales. Hoy en día existen muchas herramientas y programas informáticos que ayudan a las empresas a ahorrar tiempo y dinero.
Encontrar las herramientas adecuadas
Las herramientas en las que se apoyan los profesionales deben abordar dos cuestiones: las formas de pago y la gestión contable de los gastos profesionales.
Herramientas de pago
Los medios de pago más utilizados son las tarjetas de débito y de crédito. Permiten a los empleados y garantizan la trazabilidad de los gastos. Sin embargo, existen diferentes tipos de tarjetas, por lo que hay que diferenciarlas para encontrar el formato más adecuado.
El primer tipo, y el más común, es la tarjeta de pago física. Es el formato clásico al que todos los empleados están acostumbrados.
El segundo formato es la tarjeta virtual. Funciona de la misma manera que la tarjeta física, pero se utiliza para las compras en línea. ¿Por qué optar por una tarjeta virtual? La pérdida o robo de una tarjeta bancaria estándar es habitual, pero esto es casi imposible con una tarjeta virtual. Para las compras de software o suscripciones, la tarjeta física no ofrece ninguna ventaja particular.
¿Necesita tarjetas de pago físicas para su personal de ventas y tarjetas virtuales para el resto de sus equipos? No hay problema, muchas entidades ofrecen ambos métodos de pago. En concreto, el neobanco Qonto le permite solicitar varias tarjetas, sea cual sea su forma.
Aquí hemos distinguido dos formas de tarjeta de pago, pero la tarjeta que utilizan sus empleados no es sólo una tarjeta bancaria, sino que suele ser una tarjeta de empresa.
Cada tarjeta de empresa puede tener un límite personalizado. Esto permite gestionar con gran precisión el presupuesto asignado y ofrece a los empleados una gran autonomía. No es necesario consultar al jefe antes de hacer un gasto. Sin embargo, esto no exime a los empleados de justificar sus gastos. Tendrán que adjuntar facturas a sus transacciones y entregárselas al responsable.
Evidentemente, hay que tener en cuenta las cuestiones de los informes de gastos y la contabilidad a la hora de abordar el tema de la gestión de los gastos de la empresa.
Gastos de la empresa e informes de gastos
Es cierto que las tarjetas de débito y crédito facilitan el seguimiento de los pagos, pero esto no es suficiente para las autoridades fiscales. Todo gasto empresarial debe justificarse, por lo que hay que adjuntarle una factura. Hoy en día, muchos programas informáticos permiten a los empleados hacer fotos de sus recibos de gastos, pero también deben devolverle la versión en papel.
¿Para qué sirve este software? Reduce el fraude, disminuye el tiempo dedicado a rellenar cupones para justificar las compras y centraliza la información para el equipo financiero.
La reducción del fraude está vinculada a la obligación de hacer una foto de la factura para cada gasto. Así es mucho más fácil detectar gastos sin factura o facturas duplicadas.
El tiempo dedicado a estas tareas administrativas se reduce porque a los empleados se les pide muy poca información. Todo lo que tienen que hacer es realizar sus compras y fotografiar sus recibos. No hay papeleo que rellenar cuando vuelven a la oficina, ni documentos adicionales que llevar consigo.
Menos papeleo cumplimentado por los empleados significa menos papeleo que el equipo financiero debe revisar y leer. Además, el uso de un único paquete de software para todos los empleados garantiza el mismo método de trabajo y la centralización de todos los datos. Este software simplifica la tramitación de las solicitudes internas.
Además de desmaterializar las solicitudes de gastos, este software puede utilizarse a menudo para exportar datos contables. A continuación, puede transcribir el flujo de dinero en asientos contables.
La aplicación Qonto, por ejemplo, le permite hacer fotos de sus informes de gastos, configurar etiquetas personalizadas para cada gasto y exportarlas con fines contables.
En función de las necesidades de su empresa y de sus equipos, es esencial comparar los distintos paquetes de software del mercado. Auditar las necesidades de todos sus empleados es el primer paso para elegir el software adecuado. A continuación, basta con realizar un estudio de mercado y seleccionar el software más adecuado.
Artículo traducido del francés