Las tarjetas de pago virtuales revolucionan la gestión del gasto

Frente a las transferencias, los adeudos domiciliados y las criptodivisas, las tarjetas de pago siguen siendo un medio de pago muy extendido y utilizado en Europa y la zona del euro. En 2019, había 572 millones de tarjetas de pago en circulación en Europa, lo que supone 1,7 tarjetas per cápita (BCE 2020). Las tarjetas de pago pueden utilizarse para realizar compras en comercios físicos o tiendas online y para retirar dinero de los cajeros automáticos.

En los últimos años, sin embargo, también se han ido introduciendo cada vez más en el mercado tarjetas y métodos de pago virtuales. Según un estudio realizado por el Banco Central Europeo en diciembre de 2020, uno de cada cuatro pagos en línea en la zona del euro se realiza actualmente mediante soluciones de pago electrónico. Una tendencia que se ha acelerado aún más con la pandemia de coronavirus.

¿Qué son las tarjetas de pago?

Una tarjeta de pago puede utilizarse para efectuar pagos sin efectivo en comercios o en línea. Por lo general, en un pago clásico con tarjeta se pueden identificar cuatro actores diferentes. En primer lugar, están los titulares que utilizan la tarjeta para pagar. Por ejemplo, utilizan la tarjeta para pagar su compra semanal en el supermercado o una camiseta en la boutique sin dinero en efectivo.

El segundo actor en las transacciones de pago con tarjeta es el beneficiario. Aceptan la tarjeta como medio de pago de la compra y participan así en las transacciones de pago sin efectivo.

Además de estos dos actores directos en una transacción, en un pago con tarjeta también intervienen otras partes interesadas. En primer lugar, la entidad emisora de la tarjeta y, en segundo lugar, los socios contractuales del beneficiario, que son los responsables de aceptar y liquidar el pago.

Si todas estas partes intervienen en la operación de pago, suele denominarse sistema cuatripartito. Sin embargo, también hay sistemas de pago que se gestionan con sólo dos partes. Un ejemplo de este sistema son las tarjetas de cliente o tarjetas de bonificación en el sector minorista. Con estas tarjetas, la función del emisor de la tarjeta y del punto de aceptación la asume la misma persona física o jurídica.

En resumen, las tarjetas de pago son tarjetas que autorizan a sus titulares a participar en el proceso de pago sin efectivo de las empresas contratantes afiliadas.

A diferencia de otros medios de pago sin efectivo, con las tarjetas de pago compiten diversos métodos de pago. Entre los procedimientos mundialmente conocidos y reconocidos figuran American Express, Master Card y Visa. Por lo general, estos métodos van de la mano de una tarjeta de crédito válida en todo el mundo que liquida las transacciones con demora. Además de los métodos mundialmente reconocidos, también hay métodos de pago que tienen una validez limitada a nivel local. Entre ellos está la tarjeta giro, que sigue siendo muy utilizada en Alemania y es la sucesora de la antigua tarjeta CE. Con esta tarjeta se pueden hacer pagos o sacar dinero de cajeros automáticos en Alemania sin problemas.

Tarjetas de débito o crédito: ¿cuál es la diferencia?

Las tarjetas de débito y crédito forman parte de las tarjetas de pago y permiten a sus titulares realizar pagos sin efectivo. Sin embargo, una diferencia clave entre estos dos tipos de tarjetas radica en el método de facturación.

Las tarjetas de débito incluyen tarjetas de pago como las tarjetas bancarias tradicionales y las tarjetas de giro. La tarjeta de débito no concede ningún crédito a los titulares y liquida directamente las transacciones. Por tanto, no es posible pagar con una tarjeta de débito sin saldo acreedor en la cuenta correspondiente. Algunos bancos penalizan los descubiertos con intereses, por lo que pagar sin saldo en la cuenta corriente sale caro. Para exagerar, esto significa que el saldo de la cuenta de una tarjeta de débito determina el límite de la tarjeta.

La situación es diferente con las tarjetas de crédito. Las tarjetas de crédito conceden a sus titulares un crédito en función del límite de crédito de la tarjeta. Este crédito puede utilizarse para realizar numerosas compras y transacciones con la tarjeta de crédito a lo largo de un mes. Estas compras se liquidan en un extracto de la tarjeta de crédito a final de mes. Este servicio no es gratuito y los titulares pagan una cuota anual por el retraso en la liquidación.

¿Cómo se clasifican las tarjetas P entre las tarjetas de pago?

Una tarjeta de compra, también conocida como tarjeta P o tarjeta de pedido, es una tarjeta de pago comercial. Otras tarjetas con funciones similares son, por ejemplo, la tarjeta corporativa, la tarjeta de flota o la tarjeta de centro de viajes.

Las empresas pueden utilizar las tarjetas P para pagar gastos empresariales menores o pequeñas necesidades que se producen con frecuencia en el día a día. Estas tarjetas son útiles para pedir material de oficina u otros bienes y servicios de poco valor. Cada centro de costes puede pedir directamente lo que necesita y a final de mes se emite una factura colectiva a la empresa. Una vez recibido el pago, los proveedores de tarjetas de compra remiten la confirmación del pedido al proveedor, que lo entrega a la empresa. Las tarjetas de compra son todavía relativamente desconocidas en Alemania, mientras que en los países anglosajones se utilizan con éxito desde hace varios años.

Las tarjetas de compra tienen la ventaja de que pueden integrarse fácilmente en los procesos de pedido existentes. Además, los costes administrativos pueden reducirse drásticamente, sobre todo en el caso de las necesidades de los centros de costes con productos no problemáticos.

Las tarjetas de pedido son una buena palanca para acelerar los procesos "procure-to-pay" de una empresa y reducir los costes de transacción. Esto se debe a que los costes de transacción suelen ser superiores al valor real del pedido o de la mercancía, especialmente en el caso de productos de poco valor.

Cómo funcionan las tarjetas de pago virtuales

Las tarjetas de pago virtuales son adecuadas para transacciones y compras específicas que las tarjetas de pago tradicionales no pueden ofrecer. Puede obtener una tarjeta de pago virtual de proveedores de pago o bancos. Ésta puede utilizarse para pagos en línea y fuera de línea, dependiendo de la programación.

Como su nombre indica, la tarjeta de pago virtual es virtual y, por tanto, no existe físicamente. Cuando se solicita la tarjeta, el emisor de la misma crea un paquete de datos específico para la tarjeta de pago. Este paquete contiene el nombre del titular, el número de la tarjeta de crédito, una fecha de caducidad y un código de seguridad (CVV).

Las tarjetas de crédito virtuales pueden configurarse y emitirse para transacciones individuales. En este caso, tienen una fecha de caducidad predefinida y ya no pueden utilizarse para realizar pagos una vez caducadas.

Diversas ventajas de las tarjetas de pago virtuales para las empresas

Las tarjetas de pago virtuales ofrecen a las empresas un mayor control sobre las transacciones realizadas con ellas. En función de la programación, se pueden bloquear determinados comercios o establecer límites máximos de transacciones para las tarjetas de pago virtuales. Desde el principio, los empleados sólo pueden hacer compras en tiendas online autorizadas y hasta el límite máximo predefinido.

Además, las tarjetas virtuales pueden ser desactivadas directamente por la empresa en el software bancario o por el empleado en la aplicación en caso de robo. El robo de datos es bastante raro con las tarjetas virtuales; requiere más esfuerzo que el robo clásico de una tarjeta de una cartera. Las tarjetas físicas son mucho más fáciles de robar que el registro electrónico de datos de una tarjeta de pago virtual.

Las tarjetas de pago virtuales, que en el mejor de los casos se integran directamente en el sistema ERP de la empresa mediante un software de tarjetas de crédito, ofrecen a las empresas un mejor control presupuestario. Las directrices de gasto específicas para las tarjetas de pago virtuales impiden que los departamentos o empleados individuales gasten más dinero del acordado. Si la tarjeta virtual es una tarjeta de crédito, los empleados también se benefician de todas las ventajas de una tarjeta de crédito de empresa tradicional. El dinero puede retirarse fácilmente en el extranjero y los gastos pueden pagarse directamente en la moneda extranjera sin tener que preocuparse por los tipos de conversión o por disponer de suficiente efectivo.

La transparencia y el control de costes son sólo algunas de las muchas ventajas.

Otra ventaja de las tarjetas de pago virtuales es que pueden ser creadas por la empresa sin grandes esfuerzos administrativos y en función de las necesidades. Esto es especialmente ventajoso si los empleados sólo viajan al extranjero esporádicamente y necesitan una tarjeta de empresa para un uso específico.

Se puede crear rápidamente un número ilimitado de tarjetas virtuales y desactivarlas con la misma rapidez. Los responsables sólo tienen que comunicar el registro de datos y la tarjeta virtual puede utilizarse para el pago. Esto reduce considerablemente el tiempo de espera entre la solicitud de la tarjeta y la recepción de la tarjeta de pago.

Al cambiar a las tarjetas de pago virtuales, las empresas disponen por tanto de un método de pago versátil y escalable. Además, los empleados ya no tienen que adelantar de su bolsillo los gastos de la empresa y pueden utilizar directamente la tarjeta digital de la empresa para el pago. Los procesos automatizados de las tarjetas de pago son deseables para todos los implicados en una empresa.

La correcta integración con los sistemas informáticos en la gestión financiera

Cuando las empresas se deciden por las tarjetas de pago virtuales, también merece la pena echar un vistazo a la automatización y la integración de TI. Con la conexión adecuada, las empresas pueden lograr importantes economías de escala y una optimización de los procesos. Además, aumenta la autonomía de cada empleado y departamento, así como la transparencia de costes para el departamento financiero.

El software de tarjetas de crédito evoluciona constantemente y ofrece a las empresas paquetes funcionales cada vez más sofisticados. Visualizar la facturación de todas las tarjetas de pago de la empresa en una plataforma y gestionar las tarjetas en esta plataforma proporciona a las empresas un mayor control y transparencia financieros:

• Pueden seguir el gasto y las transacciones de toda la organización en una plataforma central.
• Comprobar y autorizar las compras individuales es mucho más fácil para los directivos y responsables financieros gracias a la agrupación de la información.
• Las transacciones con tarjetas de pago pueden rastrearse hasta la autorización de la tarjeta de pago.

Al final, todos los niveles jerárquicos se benefician de esta transparencia en un software financiero integrado globalmente.

El archivo digital hace superfluos los recibos en papel.

Una de las ventajas de las tarjetas de pago integradas es que los recibos en papel pasan a ser superfluos y los comprobantes se guardan y archivan directamente de forma digital. Con Expensya, las tarjetas de pago virtuales pueden crearse directamente desde la cuenta de administración y las empresas se benefician de una aplicación nativa para gestionar sus gastos empresariales. Con unos pocos clics, los empleados pueden crear facturas y autorizar compras sobre la marcha. En Expensya, las empresas pueden definir su política de gastos en unos pocos pasos y automatizar el cumplimiento de las normas de gastos.

Gracias a un software de gestión de gastos integrado como Expensya, los recibos en papel pueden digitalizarse y archivarse directamente en la nube. El archivado digital y conforme a la ley en la nube también reduce el riesgo de pérdida de datos.

Una solución SaaS como Expensya aumenta la transparencia y la productividad y ofrece a las empresas lo mejor de la automatización para su gestión de gastos gracias a numerosas funciones. Los empleados pueden utilizar fácilmente tarjetas de pago virtuales en viajes de negocios y para compras en línea y beneficiarse de la facilidad de uso, la elevada seguridad de los pagos, la aceleración de los procesos y la reducción del riesgo de fraude.