12 pasos para organizar su festival y convertirse en una leyenda
Preparar su primer festival... no es tan fácil.
Tanto si su ambición es crear un pequeño evento comunitario como el futuro Vieilles Charrues, tendrá que pensar con antelación para organizar un festival que no falle (en términos de seguridad, administración, etc.) pero que también resulte atractivo y memorable para los visitantes.
¿Cómo convertirse en un organizador de festivales experimentado? Porque tu buena voluntad y tu amor por la música/cine/danza/arte no son suficientes, descubre el enfoque correcto a seguir en 12 pasos clave.
Paso 1: encuentre su tema
La primera pregunta que debe hacerse es: ¿qué historia quiero contar?
Hay muchos tipos de festivales:
- festivales de música
- festivales de cine
- festivales de danza
- festivales de artes escénicas, etc.
Y para cada uno de ellos pueden surgir temas más específicos. Si tomamos el ejemplo de la música, los eventos que se crean suelen estar muy orientados: música clásica, música urbana, música electrónica, etc.
Así que tienes que determinar de antemano el tema de tu evento, basándote en tus afinidades y aptitudes. De este modo, usted :
- establece el marco de su universo,
- determinar el público objetivo de su festival,
- identificar otras asociaciones/organizaciones vinculadas a estos temas y susceptibles de apoyarte en este proyecto,
- analizar la competencia (¿hay otros festivales sobre este tema en tu zona geográfica?) para comprender mejor la viabilidad de tu evento y cómo puedes destacar entre la multitud.
Una vez establecido este marco, ¡será más fácil dar a tu festoche un nombre que mole!
💡 Nuestro consejo: añade profundidad a tu evento asociándolo a una misión u objetivo específico, como concienciar sobre la ecorresponsabilidad o descubrir una nueva cultura.
Paso 2: Crea el equipo de tus sueños
Incluso un evento pequeño requiere mucho trabajo. No puedes cargar con todo sobre tus hombros.
Te recomendamos que crees un organigrama para tu festival. En otras palabras, reúne un equipo de cracks dentro de tu asociación para repartir las tareas. Para ello, asigne funciones clave a cada persona, funciones asociadas a tareas específicas que deben llevarse a cabo en un plazo determinado.
Por ejemplo
- un director/responsable de proyecto
- un responsable administrativo y financiero
- un responsable de logística
- un responsable comercial y de comunicación, etc.
💡 Nuestro consejo: si eres una organización pequeña, ¿por qué no trabajas con otra asociación? También se puede recurrir a voluntarios durante esta fase preparatoria.
Etapa 3: elabora tu presupuesto
Qué presupuesto necesito para mi festival?
Hágase esta pregunta desde el principio, porque muchas decisiones dependerán de este parámetro.
Así que prevea todos los gastos en los que va a incurrir:
- alquiler del recinto
- honorarios de los artistas
- logística
- promoción, etc.
💡 Nuestro consejo: no dudes en pedir presupuestos a varios proveedores de servicios para hacerte una idea lo más aproximada posible a la realidad.
Al mismo tiempo, calcula el dinero que va a entrar, principalmente :
- entradas al festival
- alquiler de stands.
Teniendo en cuenta todos estos elementos, podrá elaborar un presupuesto provisional que le dará una idea de lo que puede hacer (y sobre todo de lo que no puede hacer) para conseguir rentabilidad... incluso para un evento sin ánimo de lucro.
También hay que tener en cuenta que se puede aumentar la liquidez variando las fuentes de financiación:
- patrocinio
- patrocinio
- instituciones
- subvenciones públicas.
☝️ Para convencer al mayor número posible de estos actores de que participen, prepara un sólido dossier de presentación: descripción de los responsables y del proyecto, explicación de los objetivos, detalles de la campaña de promoción prevista, público estimado, etc.).
Según un estudio de la CNV, los recursos de los festivales proceden de la venta de entradas (38%), las ventas in situ en bares, catering, merchandising y otras áreas (19%), las subvenciones públicas (30%) y las colaboraciones privadas (13%).
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Paso 4: encontrar el lugar perfecto
Otro gran tema: ¿qué recinto organizar un festival?
Aquí también serán decisivos el ambiente y el tipo de instalación que desee (un gran escenario para conciertos, por ejemplo):
- ¿en terreno abierto (campo, playa, parque, etc.)?
- ¿en un complejo cerrado?
- ¿en un monumento histórico?
- ¿en la calle?
El número de asistentes previsto (¡hay normas al respecto!) y su presupuesto, por supuesto, también entran en la ecuación.
Nota: algunos emplazamientos requieren trámites administrativos especiales, como en el caso de un evento que tenga lugar en la vía pública.
Etapa 5: Elegir la fecha del festival
Obviamente, para encontrar el lugar perfecto, lo mejor es conocer las fechas de su evento para comprobar si el lugar estará disponible.
También en este caso hay que tener en cuenta varios factores:
- La temporada. Para un evento al aire libre, por ejemplo, es fácil ver por qué hay que evitar el invierno.
- La duración. ¿Cuáles son sus ambiciones en términos de duración? ¿Un día? ¿Una tarde? ¿Una semana?
- La competición. En plena temporada estival, los festivales están en pleno apogeo. Si está planeando un programa de verano, le sugerimos que compruebe qué otros eventos están programados para el mismo periodo, para asegurarse de que no le hacen demasiada sombra.
Paso 6: Organícese
¿Ya ha reunido a sus equipos y decidido la fecha de su festival? Ahora es el momento de elaborar un calendario de retroplanificación, es decir, un calendario "hacia atrás" basado en la fecha prevista.
Así tendrá una visión clara de todas las tareas que le quedan por realizar, para asegurarse de que tanto usted como sus socios cumplen el calendario. Además, podrás gestionar mejor las tareas que requieren anticipación, como la solicitud de permisos a las autoridades locales.
Paso 7: elabora un programa tentador
¿A quién vas a conseguir que actúe en tu bonito festival?
Para elegir y contactar con los artistas, sólo tienes que partir de tu tema y seleccionar todos los perfiles que correspondan a tu universo.
Por supuesto, en función del tamaño del evento y de su presupuesto, puede recurrir a profesionales de renombre o a artistas locales más confidenciales. De hecho, se puede recurrir a estos últimos a través de una convocatoria de proyectos.
Nuestro consejo: contacta con el mayor número posible de personas, ya que no obtendrás respuestas positivas a todas las llamadas. Ten también una lista de reserva en caso de cancelación. Por último, si recurres a artistas de pago, redacta un contrato de compromiso con ellos.
Paso 8: Seleccionar a los demás artistas
Un festival no es sólo cosa de artistas.
Hay otros proveedores de servicios que ayudarán a que su evento exista o le darán una mayor dimensión:
- profesionales técnicos (sonido, iluminación, etc.),
- restauradores
- responsables de bares,
- responsables de stands (venta de productos, animadores de talleres, conferenciantes, etc.),
- seguridad, etc.
Una de las prácticas más habituales es recurrir a voluntarios. A los voluntarios se les puede asignar un amplio abanico de tareas, como dar la bienvenida a los asistentes al festival y a los artistas, el catering, el mantenimiento y la limpieza del recinto, la decoración, etc.
Nuestro consejo: para facilitar la contratación de voluntarios, recurre a proveedores de servicios especializados. Recrewteer, por ejemplo, es una solución que te facilita encontrar los perfiles adecuados y luego asignarlos a puestos específicos. La plataforma facilita la comunicación con ellos durante toda la fase de organización y durante el evento, y optimiza la gestión en general (planificación, comidas, alojamiento, etc.).
Paso 9: estudiar las autorizaciones y la administración
La pesadilla de los organizadores de festivales: el papeleo.
Pero esta etapa es de suma importancia, porque es absolutamente necesario hacer las cosas según las normas... si no quieres que tu gran proyecto se vaya al traste.
Obtener el estatus legal
Para empezar, tu empresa necesita tener personalidad jurídica para poder realizar los distintos trámites administrativos.
Por regla general, el estatuto preferido por los organizadores de festivales es el de asociación, bastante sencillo de constituir y coherente con este tipo de proyectos.
Hacer una declaración o solicitar una autorización
Debe presentar una solicitud de autorización si tiene previsto :
- organizar su acto en un espacio público,
- acoger al menos a 1.500 personas.
Debe presentar la solicitud en el ayuntamiento o, en algunas ciudades (París, Marsella y Lyon), en la Prefectura de Policía. Al presentar la solicitud, debe especificar, entre otras cosas
- la identidad del organizador
- la fecha y las horas del evento
- el lugar de celebración,
- el tipo de sistema de sonido utilizado.
En cambio, si su festival se celebra en un local privado abierto al público, bastará con una simple declaración.
Otras solicitudes de autorización
A menudo se requieren otros tipos de autorización.
- Para los establecimientos públicos: ¿tiene previsto vender bebidas? Tendrá que solicitar al ayuntamiento una licencia para vender bebidas, al menos 15 días antes de la fiesta. Y para las bebidas espirituosas de categoría 4 y 5, necesita una licencia IV. Por último, asegúrese de cumplir las normas de higiene, ya que pueden realizarse controles durante el evento.
- Para la difusión o interpretación de obras musicales: en este caso, haga una declaración a la Sacem para obtener su autorización. Si genera beneficios, prevea el pago de derechos de autor.
Contratar un seguro
Como responsable de un festival, debe contratar un seguro de festival que cubra al menos la responsabilidad civil.
No obstante, le recomendamos que contrate una cobertura adicional
- para proteger su material, que suele ser muy caro,
- para cubrir imprevistos, como la cancelación del festival.
Etapa 10: preparar la seguridad del evento
Para que su festival sea un éxito, debe prestar una atención constante a la seguridad.
Hay muchos factores a tener en cuenta, incluida la protección de los asistentes y el personal del festival.
Así que asegúrese de que dispone de todo el equipo necesario (extintores, por ejemplo) y de que cumple la normativa. Para ello, ponte en contacto con el cuerpo de bomberos o de rescate, o con la comisión departamental de seguridad.
Nuestro consejo: busca ayuda profesional. Por ejemplo, un servicio de seguridad autorizado podrá reaccionar mejor en caso de peligro o comportamiento inadecuado. En cuanto a la salud, pensamos obviamente en la presencia de agentes, como la Cruz Roja o los bomberos, capaces de administrar primeros auxilios en caso necesario.
Etapa 11: Comunicar su festival
Ya ha invertido mucha energía en la organización de su festival. Sería una pena que los visitantes no acudieran.
Para dar a conocer su proyecto, tendrá que elaborar una estrategia de comunicación bien pensada.
Tiene varios canales a su disposición:
- Su sitio web: cree una página dedicada al acontecimiento en el sitio web de su asociación, por ejemplo. También puede crear un sitio específico para el evento en cuestión, en el que podrá transmitir toda la información práctica y animar a los asistentes a acudir al festival: el programa con una presentación de los artistas, un vídeo teaser, la venta de entradas en línea, etc.
- Redes sociales: Facebook y Twitter son buenos canales de comunicación. De hecho, Facebook tiene su propia página del evento con un enlace a la taquilla.
- Carteles: Los carteles en espacios públicos o en las fachadas de las tiendas también son muy populares. Y con razón: si su cartel es bonito, llamará la atención de los transeúntes. Por eso es tan importante optar por una carta gráfica cuidada y coherente con su mundo y su público objetivo.
- Folletos: su cartel también puede producirse en forma de folletos, distribuidos directamente en la calle o dejados en tiendas y lugares estratégicos.
- La prensa: ¿por qué no ponerse en contacto con la prensa local para convencerles de que cubran el acto en sus publicaciones? Aunque esto puede dar lugar a una simple inserción publicitaria, también puede beneficiarse de una exposición real a través de un artículo, una entrevista, etc.
- Radio: al igual que la prensa, las radios locales son excelentes medios de comunicación, sobre todo si su festival está orientado a la música.
En todos los casos, cree un paquete de comunicación atractivo :
- sin olvidar ninguna información esencial:
- nombre del festival y de la asociación que lo organiza
- programa
- información práctica como ubicación, fechas, precio de las entradas, instalaciones in situ (restauración, camping, etc.)
- socios,
- un enlace a la taquilla para facilitar la compra en línea.
- Atraiga a los futuros asistentes al festival en la medida de lo posible:
- creando concursos para ganar entradas
- teasers
- cuestionarios para recabar sus opiniones, etc.
Paso 12: Gestionar la venta de entradas
Antes de vender entradas, pregúntese por el precio.
Evidentemente, tienes que llegar al punto de equilibrio. Pero no infle los precios: adáptelos al programa y a los servicios ofrecidos durante el evento (presencia de cabezas de cartel, instalaciones in situ, etc.). No olvides que los asistentes a los festivales están acostumbrados a este tipo de eventos, por lo que saben cuándo el precio está justificado... o no.
Existen dos formas complementarias de vender sus entradas:
- venta de entradas en línea: gracias a la venta de entradas en línea, evitará aglomeraciones y colas en la entrada del festival el gran día. Además, puedes hacer un seguimiento de las ventas en tiempo real, por lo que estarás mejor preparado. Por último, recuerda que puedes compartir el enlace a esta taquilla en tu web o redes sociales. ¡Es una forma estupenda de generar ventas para tus campañas de comunicación!
- Venta de entradas in situ: si te sobran entradas, organiza un servicio de venta de entradas in situ para los que lleguen tarde.
[Bonus] Guía práctica para organizar un festival en formato PDF
Aquí encontrará una lista de comprobación de todo lo que debe hacer para organizar un festival memorable, disponible para su descarga gratuita en formato PDF.
Para recapitular
Cuando se trata de festivales, sobre todo en verano, tendrá mucha competencia.
Así que asegúrese de preparar su evento lo mejor posible para atraer a los visitantes, dejarles una impresión duradera y hacer que quieran volver en futuras ediciones.
Como puede ver, hay 1.000 cosas en las que pensar. Así que siga los pasos descritos anteriormente para asegurarse de que no se le olvida nada:
- encuentra tu tema
- reúna a su equipo
- fije su presupuesto
- elija el lugar y la fecha,
- elabore el programa,
- seleccione a todos los ponentes,
- solicitar permisos,
- gestionar los aspectos administrativos,
- preparar la seguridad del evento,
- comunicar sobre su festival,
- gestionar la venta de entradas.
Gracias a una sólida organización, una buena dosis de previsión y su propia creatividad, puede estar seguro de que su festival será memorable. Entonces, ¿estás preparado para crear, quién sabe, el futuro Vieilles Charrues?
Artículo traducido del francés