¿Por qué es mejor utilizar una suite integrada que 10 aplicaciones independientes?
Todos los directivos quieren que su empresa crezca año tras año. Pero con el crecimiento empresarial también llega la contratación de muchos empleados y el uso de aplicaciones en todos los niveles de la empresa para maximizar la eficacia de todos los procesos internos.
De hecho, a medida que una empresa crece, descubre muchas necesidades nuevas, en gestión de proyectos, recursos humanos, marketing y mucho más. Cuando el proceso de digitalización de una empresa es gradual, suele dar lugar a una acumulación de aplicaciones de terceros.
Por ejemplo, una empresa puede utilizar la aplicación X de la empresa X para su gestión de proyectos, pero utilizar la aplicación Y de la empresa Y para emitir sus presupuestos y facturas.
Además de ralentizar el crecimiento de una empresa por los problemas asociados a la integración de estas aplicaciones, este comportamiento añade nuevas barreras, como la dificultad de comunicación, o necesidades que sólo pueden satisfacerse comprando otra aplicación independiente.
Entonces, ¿no sería mejor utilizar una suite integrada? ¿Y por qué estas integraciones son vitales para el futuro de una empresa en rápido crecimiento?
Información accesible para todos, en todas partes
Optar por una suite de aplicaciones integradas, como Odoo por ejemplo, significa garantizar una comunicación continua y en tiempo real entre todas las aplicaciones y, por tanto, entre todos los departamentos de su empresa, a todos los niveles.
Por lo tanto, es totalmente posible armonizar el CRM, las aplicaciones de ventas, la gestión de proyectos y otras herramientas.
Gracias a la integración entre su CRM y su aplicación de ventas, podrá emitir facturas a sus contactos en unos pocos clics, o simplemente automatizar la creación de un proyecto cuando se emita un presupuesto para un determinado tipo de servicio.
Toda la información vinculada a estos flujos de trabajo puede ser consultada por el conjunto de la empresa en función de los derechos y necesidades de cada uno. La presencia recurrente de canales de debate en las distintas aplicaciones, como ofrece Odoo en particular, también significa que los debates pueden celebrarse directamente dentro de un proyecto o equipo de proyecto.Esto ahorra tiempo y evita que la información se pierda, ya que se guarda en el servidor.
Informes completos y personalizados en unos pocos clics
Además de compartir, tener toda la información en una única base de datos también significa que todos los datos pueden rastrearse a través de todos los módulos instalados en el sistema.
De hecho, si es útil hacer un seguimiento de un producto de cara al exterior, también lo es hacer un seguimiento del recorrido interno de un producto.
Con aplicaciones integradas, todo esto puede rastrearse fácilmente.
Por ejemplo, cuando se realiza una compra, se hace una solicitud al inventario para que se prepare el producto.
Por supuesto, el nombre y la dirección del cliente ya se conocen gracias a la aplicación CRM, lo que permite una sinergia completa entre CRM, ventas e inventario.
¿Y si el producto ya no está en stock? Pues bien, con algunas reglas se puede automatizar un pedido a un proveedor, lo que lleva a la integración de otra aplicación.
Todo funciona en armonía, cada acción desencadena automáticamente otra. Y, una vez completado todo, dos clics muestran todo el recorrido realizado por el producto. ¿Un problema más tarde?
Gracias a la integración y la trazabilidad, recuperar un producto nunca ha sido tan fácil.
Estas soluciones a medida permiten elaborar informes completos y precisos, teniendo en cuenta la información relativa a cada departamento, en cualquier punto del flujo de trabajo. Esto también facilita la adopción de medidas correctivas y preventivas.
De visitante interesado a cliente satisfecho
La automatización de los flujos de trabajo y la horizontalidad de la comunicación que permite la integración entre aplicaciones no sólo tienen efectos positivos para la empresa. También tiene un efecto significativo en los clientes actuales y potenciales.
En primer lugar, la automatización agiliza todas las acciones. Unos pocos clics bastan para realizar una venta, luego una compra y, por último, las acciones de inventario (reservar un producto, imprimir un albarán, llamar al transportista).
Además, todo se puede hacer desde las aplicaciones, sin tener que abrir y cerrar los distintos paquetes de software, al menos eso es lo que permite Odoo. Otro gran ahorro de tiempo.
Y si todo es más rápido, ¿quién gana al final? El cliente, por supuesto. Sus pedidos pueden procesarse más rápidamente y reciben sus compras mucho antes de lo que habría sido el caso en un entorno en el que las aplicaciones no están integradas y en el que cada empleado tiene que decir físicamente a sus compañeros lo que hay que hacer.
Además, no se pierde ninguna información relacionada con las ventas, ya que todo está disponible en los documentos internos de las aplicaciones.
Además, cuando se produce un problema en las instalaciones del cliente, el alto nivel de trazabilidad que ofrecen las integraciones significa que el cliente puede ponerse en contacto con la empresa y solucionar el problema más rápidamente.
No es necesario buscar entre documentos dispersos o perdidos. Una simple búsqueda del nombre del comprador y listo.
Por no hablar de los productos fabricados en serie que pueden tener que ser retirados del mercado. Con la trazabilidad, se puede contactar personalmente con cada comprador afectado y resolver el problema antes de que surja. Esto puede aumentar significativamente la satisfacción del cliente, haciéndole más proclive a volver a probar con la empresa en cuestión.
Así pues, cualquier empresa que desee aumentar la productividad de sus empleados y automatizar parte de su flujo de trabajo no dudará en recurrir a un conjunto de aplicaciones integradas.
Artículo traducido del francés