10 buenas prácticas de teletrabajo que debe conocer

¿Cuáles son las mejores prácticas de teletrabajo que hay que conocer para que este nuevo entorno laboral sea todo un éxito?

Entre las nuevas aspiraciones profesionales y el confinamiento, la oficina en casa se ha intensificado en los últimos meses, ofreciendo una serie de ventajas: ahorro, flexibilidad, aumento de la productividad, etc.

Pero el periodo de confinamiento ha tenido una particularidad: el teletrabajo ha sido a veces impuesto, total y realizado en cohabitación con la familia y los amigos. ¡Razón de más para fijarse en las mejores prácticas para evitar los escollos!

Son 10, y te las desvelamos en este artículo.

1: Elaborar una carta del teletrabajo

Para fijar un marco y establecer normas claras, se recomienda a las empresas que elaboren una carta de buenas prácticas de teletrabajo. Al definir las condiciones del teletrabajo, el empresario se tranquiliza y todos los empleados disponen del mismo nivel de información.

Esta carta puede, por ejemplo, abarcar la definición de :

• qué días pueden teletrabajarse, ya que algunas empresas prefieren mantener jornadas presenciales obligatorias para preservar la cohesión del equipo ;
• los posibles lugares de trabajo. ¿El empleado tiene que trabajar desde casa? ¿Es posible trabajar a distancia desde casa de un amigo o desde un espacio de coworking?
• franjas horarias durante las cuales todos deben permanecer conectados;
• normas de comunicación. ¿Qué canales deben utilizarse? ¿Debe permitirse que un empleado permanezca sin ser molestado mientras realiza tareas que requieren un alto nivel de concentración?
• etc.

2: Adoptar buenas prácticas de gestión del teletrabajo

Si eres directivo, tendrás que adoptar una serie de prácticas para ofrecer una mejor experiencia de teletrabajo tanto al empleado como a la empresa.

He aquí algunas buenas prácticas para aprender a gestionar a distancia:

• Evite la microgestión. La microgestión ya es poco recomendable en circunstancias normales, pero aún lo es más en el teletrabajo, donde algunos directivos sienten la necesidad de controlarlo todo.
  ¿Cómo hacerlo? Fije objetivos y plazos a sus equipos y deje que se organicen para alcanzarlos a tiempo.
  
• Preste atención a la comunicación. Sea siempre claro sobre los objetivos y retos de las tareas asignadas a su personal. Establezca también marcos para sus intercambios, fijando de antemano la recurrencia de los puntos y su finalidad.
  
• Dé responsabilidad y confianza. Es un hecho bien conocido que un empleado que se siente capacitado está más comprometido y es más productivo. Así que, aunque trabajes a distancia, ¡confía en las personas!
  
• Permanezca disponible. Aunque conceda cierta libertad a sus equipos, manténgase disponible y receptivo cuando necesiten su apoyo.
  
• Sea un buen oyente. Algunos empleados encuentran a veces dificultades, sobre todo cuando se ven obligados a teletrabajar. Por ejemplo, algunos padres han tenido que compaginar sus obligaciones profesionales con las de sus hijos debido al confinamiento. Muestre empatía y adáptese, por ejemplo ajustando los horarios de las reuniones.
  
• Ayúdeles a familiarizarse con las herramientas. Por último, ten en cuenta que el apoyo de los responsables también entra en juego a la hora de familiarizarse con las herramientas digitales. Aunque son absolutamente esenciales en este contexto, tenga en cuenta que a algunos teletrabajadores les resulta muy difícil utilizarlas.

3: Utilice las herramientas adecuadas para colaborar

Trabajar desde casa requiere que puedas seguir comunicándote y colaborando con tu equipo, sin que el mundo virtual se convierta en una barrera.

Para ello, es importante utilizar herramientas profesionales diseñadas para facilitar y asegurar los intercambios y procesos.

Por ejemplo:

• 🛠️ Software de comunicación → como Slack, estas herramientas se recomiendan para la comunicación espontánea, cuando necesitas desbloquear una situación, plantear una dificultad, por ejemplo. También te permiten permanecer conectado a la empresa y localizable, una señal de confianza para tus jefes.
  
• 🛠️ Software de videoconferencia → Las soluciones como Zoom son esenciales para celebrar reuniones de trabajo a distancia y otras one-to-one. Además, ayudan a humanizar las relaciones a distancia, una ventaja para las personas aisladas.
  
• 🛠️ Software de gestión de documentos → con una herramienta como Google Drive, puedes crear, compartir y almacenar tus documentos de trabajo. También puedes colaborar a distancia en un mismo texto, hoja de cálculo, etc.
  
• 🛠️ Software de gestión de proyectos → las soluciones de gestión de proyectos, como Project Monitor, te permiten asignar y supervisar diferentes tareas y asignaciones, y organizar el trabajo y los recursos en general.
  
• 🛠️ Plataformas colaborativas → estos paquetes de software, como SharePlace, van más allá al ofrecer una amplia gama de funciones de colaboración y comunicación (gestión de proyectos, gestión de tareas, gestión de documentos, mensajería, etc.).

El Barómetro de la Transformación Digital, realizado por Appvizer en noviembre de 2020, destaca la importancia de estar bien equipado para trabajar eficazmente desde casa:

4: Garantizar la seguridad informática

El confinamiento provocado por la pandemia del Covid-19 ha provocado un aumento de los ciberataques... más aún en un momento en el que muchas empresas no proporcionan a sus empleados una formación suficiente sobre los riesgos informáticos.

He aquí algunas buenas prácticas que conviene tener en cuenta:

• Si tu empresa tiene una carta de seguridad informática, respétala escrupulosamente, sobre todo si trabajas desde casa.
  
• Utilice únicamente los equipos que le proporciona su empresa, y nunca sus herramientas personales. Su ordenador de trabajo ya está configurado para garantizar la seguridad, sobre todo en lo que se refiere a los programas antivirus. Del mismo modo, no instales aplicaciones no autorizadas por tu empresa.
  
• Asegure su acceso a las distintas herramientas de la empresa. Le recomendamos que utilice un gestor de contraseñas como LockPass. 100% francés y certificado por la ANSSI, este software le permite centralizar todos los identificadores de su organización, compartir algunos de ellos y simplificar el acceso a sus aplicaciones.
  
• Asegúrese de instalar las distintas actualizaciones que se proponen a menudo para colmar las lagunas de seguridad.
  
• Permanezca atento a los intentos de phishing. Desconfíe, por ejemplo, de los correos electrónicos y archivos adjuntos de remitentes desconocidos.

5: Consigue el equipo adecuado

Aunque hemos visto que ante todo debes utilizar el ordenador o el teléfono móvil que te proporcione la empresa, también te sugerimos que dispongas de :

• una pantalla externa, útil si trabajas con varias pestañas ;
• unos auriculares y un micrófono, para que puedas atender tus videoconferencias, sobre todo si trabajas cerca de familiares y amigos;
• y, por supuesto, una buena conexión wifi.

6: Trabaja desde un espacio dedicado

En la medida de lo posible (porque no todos estamos en el mismo barco), crea un verdadero espacio de trabajo en tu casa. Evita realizar tus tareas desde la cama o el sofá, ya que te obliga a adoptar posturas poco ergonómicas y poco recomendables para tu salud.

La solución ideal es dedicar una habitación de tu casa al teletrabajo, o al menos un escritorio. Esto no sólo será bueno para tu postura y productividad, sino que además crea la necesaria frontera entre tu vida profesional y personal.

7: Márcate unas normas

Organizarse en casa requiere disciplina... tanto para ti como para los que te rodean.

Por ejemplo, márcate objetivos diarios y semanales e intenta cumplirlos. Fíjate horarios estrictos (sobre todo de entrada y salida), con descansos, igual que harías en la oficina.

Al mismo tiempo, establece normas con las personas que viven contigo para que no te molesten todo el tiempo durante tu trabajo. En particular, comunica tus horarios de reunión, o los momentos en los que necesitas máxima concentración. Y, por supuesto, planifica pausas conjuntas con ellos, como a la hora de comer.

8: Estructure su jornada laboral

Saber por dónde empezar es a veces más complicado cuando se teletrabaja que cuando se trabaja cara a cara. Por eso te sugerimos que estructures tu jornada utilizando, por ejemplo, una agenda online. Esto le permitirá

• planificar las tareas urgentes o que requieren más concentración por la mañana, antes de que te sientas cansado ;
• evitar la multitarea, una práctica que se sabe que tiene un grave impacto en la productividad;
• avisar a tus compañeros de que no quieres que te molesten;
• reservar tiempo para las pausas, que son esenciales para recargar las pilas.

¿Has oído hablar del método Pomodoro? Esta técnica consiste en organizar tu jornada de la siguiente manera: 5 minutos de pausa cada 25 minutos de trabajo. ¿El resultado? Consigues concentrarte intensamente en completar una tarea cada vez.

Nº 9: Cree momentos de convivencia con sus colegas

La comunicación informal es uno de los pilares de la empresa. Y la buena noticia es que es posible reproducirla cuando se teletrabaja.

Su empresa no debe privarse de ello, porque los momentos de convivencia y los intercambios espontáneos no sólo mantienen el vínculo social entre los empleados, sino que también evitan que algunas personas se aíslen si se ven obligadas a teletrabajar. Animar, celebrar victorias, ponerse al día... más que nunca necesitamos estas cosas en la oficina en casa.

¿Por qué no introducir pausas virtuales para el café? ¿O establecer un pequeño ritual de saludo matutino, por ejemplo?

10: ¡Desconectar!

No olvidemos que la frontera entre el trabajo y la vida privada se difumina cuando se teletrabaja. Por eso hay que aprender a desconectar:

• Ni hablar de consultar el correo electrónico por la tarde, después de la jornada laboral. El derecho a desconectar también se aplica en casa.
• Aprovecha la pausa del mediodía para hacer algo de ejercicio o meditar. Pronto verás los beneficios para tu salud física y mental.
• Escucha a tu cuerpo. Cuando surja la necesidad, tómate un descanso para servirte una taza de té o estirar las piernas.

Todos estos momentos de desconexión son oportunidades para recargar las pilas, y volver aún más productivo para poder abordar tus tareas con la mayor eficacia posible.