¿Cómo asociar control horario y teletrabajo?

Desde 2003, el Parlamento Europeo impone a las empresas el control del tiempo de trabajo de sus empleados. Sin embargo, las encuestas mostraron que en España muchos empleadores solo registraban las horas de trabajo oficiales, y no las horas extras.

El decreto del 2019 del Tribunal de Justicia de la Unión Europea fue establecido precisamente para mejorar las condiciones del empleado en el trabajo y garantizar un control horario óptimo de parte de las empresas. ¿Qué cambia este decreto? Ahora, la ley obliga al empleador a computar los horarios laborales de sus empleados mediante un sistema de registro. Una ley que se debe aplicar también al teletrabajo.

Sin duda, el teletrabajo no era muy común antes de que el COVID-19 entrara en nuestras vidas, pero la pandemia no nos dejó otra opción que adaptarnos y adoptar el teletrabajo. Hoy en día, los empleados no solo están algunos días a la semana en teletrabajo, sino que a veces pasan semanas enteras trabajando desde casa.

Entonces, ¿cómo implementar el control horario a distancia? Te compartimos algunos consejos para adaptar tus métodos al teletrabajo.

1. Revisar los tiempos de trabajo a distancia

Favorecer la flexibilidad de los horarios

La ley del trabajo a distancia menciona la posibilidad para el empleado de adaptar sus horarios en casa, solo si al final del día registra la misma cantidad de horas que exige el empleador.

¿Por qué flexibilizar los horarios? Tu empleado no tiene el mismo ritmo de vida cuando está en su casa y puede ser pertubado por factores externos, como tener que pasear al perro, preparar el almuerzo para toda la familia, etc. Para que pueda permanecer concentrado durante su tiempo laboral, te recomendamos darle la posibilidad de ajustar sus horarios y así garantizar su efectividad. Además, dar autonomía es la mejor forma de responsabilizar a las personas que supervisas.

Respetar el derecho a la desconexión digital

Si los empleados tienen que respetar sus horarios de trabajo, el empleador por su parte tiene que respetar el tiempo de trabajo de ellos. A distancia, como tenemos acceso a nuestras herramientas digitales todo el tiempo, se hace más difícil desconectarse fuera del horario laboral. Especialmente cuando los empleados tienen horarios distintos y no respetan el derecho al descanso de los demás.

Respetar el derecho a la desconexión digital, como lo estipula la ley del teletrabajo, es fundamental para la salud y para mantener el equilibrio profesional y personal de los trabajadores. Para ello, te recomendamos:

• Sensibilizar a tus empleados sobre los riesgos psicosociales en relación con la hiperconexión.
• Invitarlos a desactivar las notificaciones (mensajería instantánea, correos electrónicos, etc.) y crear respuestas automáticas fuera del horario de trabajo.
• Recordar a todos que no se puede contactar a los empleados fuera del horario laboral.
• Fundamental: controlar los horarios de todos tus empleados y compartirlos a los mánagers para que sepan cómo se organizan sus equipos a distancia.

2. Elegir herramientas adecuadas al teletrabajo para controlar los horarios

Métodos basados en la autodeclaración

A distancia, las personas que supervisas trabajan en autonomía. Entonces, te recomendamos que ellos mismos registren sus horarios de trabajo. Dar la oportunidad de trabajar desde casa significa también confiar, y la confianza es la clave del éxito de tus equipos y de tu empresa. Al final, tu función será solo comprobar los datos y eso te hará ganar mucho tiempo.

¿Cómo hacer para cumplir con el decreto del 2019 en el contexto del teletrabajo? Te compartimos las dos soluciones basadas en la autodeclaración:

1. La hoja de cálculo: pide a tus empleados que rellenen una hoja de cálculo compartida con sus horarios, mencionando el tiempo de sus pausas. Lo malo de este método es que es manual, el margen de error es más grande que con un sistema automatizado y existe un riesgo en caso de inspección de trabajo.
2. Un software de gestión del tiempo: es el método más compatible con el teletrabajo. Los horarios ya están ingresados y si por alguna razón un empleado tiene que ajustarlos, se te notificará automáticamente. También, los mánagers pueden tener acceso a las hojas de tiempo de todos los miembros de sus equipos.

Las ventajas de un software de gestión del tiempo

Además de cumplir con los requisitos de la ley, un software de control horario permite automatizar todo el proceso. El ahorro de tiempo es muy grande, por estas razones:

• No es necesario controlar a los empleados para asegurarse que hayan declarado sus horarios, el sistema alerta a quienes no lo hayan hecho.
• Si los empleados no hacen ningún tipo de cambio fuera de lo normal, se validan automáticamente las hojas de tiempo sin tener que verificar.
• Un buen programa ofrece la posibilidad de exportar las horas extras y otros elementos variables para que aparezcan en la nómina.
• En caso de inspección, solo hay que descargar los registros para presentarlos y se archivan por 4 años como lo requiere la ley.

El empleado tiene también beneficios al usar un software de control horario. Puede fácilmente flexibilizar sus horarios en teletrabajo e informar a su mánager, quien podrá entonces respetar su derecho a la desconexión digital.

Para los empleados a los que se les asignan misiones (como a los consultores), un software de gestión del tiempo les permite entrar las horas dedicadas por tarea y generar informes de actividades.

Por último, los trabajadores que registran horas extras son automáticamente identificados. Permite al mánager revisar su carga de trabajo y tomar medidas correctivas.

Fuera del contexto del teletrabajo, el principio de autodeclaración es en cualquier caso clave para que tus empleados se impliquen: contribuye a que estos asuman sus responsabilidades.

Además, hace ganar tiempo a los equipos de RR. HH., eliminando las tareas más tediosas y que requieren tiempo sin añadir valor. ¡No solo para el control horario! Es un principio que se puede aplicar a la declaración de las vacaciones y ausencias, o a la preparación del onboarding de un empleado por ejemplo, gestionando todas las tareas mediante un programa sencillo y colaborativo.

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