Misterio resuelto: limitado el fichaje con huella como método de control horario

Dejar o no dejar huella, esa es la cuestión.

Pero ¿cuál huella?, ¿la de carbono? ¡No precisamente! Nos referimos a una huella mucho más tangible y que hasta hace poco servía como sistema de control horario en las empresas: la huella dactilar.

El fichaje con huella era una de las opciones que tenían los directores de empresa hasta que la Orden SND/386/2020 llegó a hacerles zancadilla. Si fue tu caso, has llegado al lugar adecuado: te contamos qué otras opciones te quedan en términos de sistemas de fichaje para cumplir con el registro obligatorio de la jornada laboral, evitar cuantiosas sanciones y sobreponerte a este tropiezo.

¡Que la actividad de tu empresa no se detenga para que tu negocio pueda seguir dejando huella 👣 !

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Control horario en las empresas

¿Qué dice la ley sobre el fichaje de empleados?

En España, el control del registro de la jornada laboral es obligatorio. Así lo establece el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Como quien dice, sin importar el tipo y el tamaño de las empresas, estas deben asegurar un control horario que garantice:

• El establecimiento de la hora de entrada y salida de sus trabajadores,
• la trazabilidad del registro mínimo durante cuatro años.

¿Qué sistema de registro se debe implementar?

Hasta aquí, todo claro. El meollo del asunto viene cuando, por un tema de salud y seguridad pública, la orden SND/386/2020 se publica y las empresas constatan que el registro horario utilizando máquinas de fichaje con huella dactilar, debe ser reemplazado con otro tipo de sistemas:

El fichaje con huella dactilar será sustituido por cualquier otro sistema de control horario que garantice las medidas higiénicas adecuadas para protección de la salud y la seguridad de los trabajadores, o bien se deberá desinfectar el dispositivo de fichaje antes y después de cada uso, advirtiendo a los trabajadores de esta medida.

Mala noticia para empresas que ya habían invertido sumas importantes en la adquisición, instalación y mantenimiento de estos sistemas. Porque si bien estos dejaban de ser una alternativa, no llevar un registro horario no era opción.

Sistema de fichaje empleados: ¿qué otras opciones existen?

Pero no todo son tropiezos. Sobre todo si consideramos que, de todos formas, las empresas tuvieron que adaptar sus controles de presencia en el trabajo a nuevas modalidades laborales como el trabajo a distancia.

Desde el Real Decreto Ley 8/2019, se estableció que quedaba a discreción de las empresas escoger el método que más les conviniera para asegurar el fichaje de sus trabajadores. Con el sistema de fichaje por huella teniendo que garantizar su correcta desinfección antes y después de cada uso, este queda casi fuera del panorama ante la falta de practicidad. Veamos entonces qué otras opciones tienes a tu disposición:

1. El registro manual

Créase o no, sigue habiendo empresas (sobre todo las más pequeñas) que aún confían en la practicidad de la buena y confiable hoja de cálculo en Excel. En realidad, si Excel presenta limitaciones se debe en parte a que quien lo usa es humano. Y errar, por definición lo sabemos, también lo es 💁🏽 .

Y como lo nuestro no es juzgar, sino más bien facilitarte la vida, te ofrecemos una plantilla para el control de la actividad laboral:

Descarga el modeo

2. El registro telefónico

Este método es comúnmente implementado en las Empresas de Trabajo Temporal (ETT), ya que los trabajadores se encuentran en constante desplazamiento y no cuentan con otras alternativas a su alcance.

Consiste en llevar a cabo el registro horario a través de llamadas telefónicas, a la entrada y a la salida de la jornada laboral. Un acceso a Internet adicional será después necesario para consultar los datos de cumplimiento y hacerles seguimiento.

3. El registro por correo electrónico

Igual que con un teléfono fijo, el correo electrónico sirve como medio para que cada trabajador haga el registro de su jornada laboral. La persona encargada del proceso de control horario en la empresa establece una hora para que el sistema envíe automáticamente un mail. A cada entrada y salida, el trabajador pulsa un botón que registra su horario.

Este método requiere vigilancia con la veracidad de la información que se registra.

4. El reconocimiento facial

A diferencia de otros sistemas de control horario biométrico, el reconocimiento facial es un servicio que cumple con las medidas de prevención en términos de higiene y contacto de superficies.

Su funcionamiento consiste en permitir la identificación del rostro de cada trabajador en el sistema y que de ahí en adelante este pueda fichar con él. La ventaja que ofrece es que puede hacerse a partir de cualquier dispositivo electrónico: ordenador, móvil o tableta.

¿Cuándo tu cara había hecho tanto por ti?

5. El software de control horario

Los programas informáticos de control horario y sus versiones móviles (aplicaciones de control horario), generalmente consisten en sistemas operativos a los cuales acceder desde la Web, ya que se alojan en la nube. Su ventaja radica en la simplicidad de su funcionamiento. Un clic y el registro queda hecho.

Los cálculos de las horas están automatizados y se actualizan constantemente. Como si fuera poco, este tipo de sistemas aseguran el cumplimiento de disposiciones legales.

6. Las tarjetas contactless

Otra posible solución para el control del tiempo son las tarjetas sin contacto. Este tipo de tarjetas se asignan a cada trabajador, el cual podrá realizar su registro de jornada sin necesidad de tocar un dispositivo físico. Hoy en día, el teléfono móvil funciona a la manera de una tarjeta.

Es una alternativa fácil de implementar, sobre todo en empresas medianas y pequeñas. Su único inconveniente es quizás tener que implementar un control adicional sobre las tarjetas y verificar la veracidad de la información o que no haya un traspaso de tarjetas entre trabajadores.

7. Los códigos QR

Así como cada vez es más común ir a un restaurante y tener que escanear un código para poder acceder al menú, así mismo cada trabajador obtiene un código único con el cual indica su ingreso y salida del trabajo.

El código puede guardarse en el ordenador portátil, móvil o tableta y escanearlo a través de una aplicación o dispositivo.

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En resumen…

Si algo tienes que retener de este artículo, que sea lo siguiente:

• El registro de la jornada laboral es obligatorio en España.
• Esta obligatoriedad aplica también para las empresas que tengan trabajadores a distancia o en teletrabajo.
• El método de control queda a discreción de cada empresario.
• A raíz de la crisis sanitaria, sin embargo, la Orden SND/386/2020 no prohibió sistemas de fichaje con huella, aunque sí los limitó 👉🏽  Su utilización debe garantizar todas las medidas de higiene y salud, incluso si esto significa limpiarlos a cada utilización.
• Por suerte, existen otros mecanismos de control horario que pueden implementar las empresas.

Dejemos que la huella dactilar sirva para fines más nobles. Seguro que existen misterios más intrincados de resolver que la falta de fichaje de uno de tus trabajadores 🕵🏻‍♂️  .

¿Tienes preguntas? ¿Déjalas en los comentarios!