[Estudio de caso] Afiliación, contabilidad, comunicación: ¿cómo gestiona su asociación?

Es vital simplificar y optimizar la gestión de su asociación. Comunicación, contabilidad, afiliación, tesorería... los distintos módulos de una organización pueden ser difíciles de gestionar, sobre todo a medida que la asociación crece.

AssoConnect es la solución. Esta plataforma web todo en uno le permite gestionar su asociación totalmente en línea, sin necesidad de conocimientos técnicos.

Utilizada por más de 50.000 gestores de asociaciones, representa un verdadero motor de rendimiento para las asociaciones. A continuación, le presentamos 3 casos prácticos que han mejorado considerablemente la gestión de sus asociaciones gracias a AssoConnect.

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1 - Club Iris Hockey Lambersart centraliza y organiza las afiliaciones

Presentación de la asociación

Fundado en 1941, el Club Iris Hockey Lambersart cuenta actualmente con más de 450 socios. Es un club dinámico que se ha desarrollado en torno a valores como la convivencia, la amistad, la familia y la tolerancia.

A lo largo de los años, el club se ha ampliado para incluir nuevos equipos, como el hockey en silla de ruedas y el equipo femenino.

La afiliación, un quebradero de cabeza cada vez que empieza la temporada deportiva

Antes del cambio a AssoConnect, el periodo de afiliación era un momento temido cada año para Sandrine Louis, empleada del club.

Ella era la encargada de registrar a todos los socios fichados. Había que introducir manualmente centenares de formularios de inscripción, identificar a los socios morosos, registrar los cheques y otros pagos en efectivo, etcétera.

Los deportistas no podían inscribirse en línea ni pagar con tarjeta de crédito. Gestioné a mano los formularios de inscripción y los distintos medios de pago, cheques y efectivo. Tuve que hacer muchos recordatorios antes de cobrar todas las suscripciones.

La reunión con AssoConnect fue organizada por el presidente de la región. Una encuesta sobre las necesidades del club realizada en 2018 puso de manifiesto la necesidad de que el club ayudara a Sandrine con la gestión de los socios.

Por lo tanto, se decidió probar el software de gestión de asociaciones AssoConnect.

El cambio a AssoConnect

La transición a AssoConnect fue sencilla y eficiente. El software cuenta con una función que permite importar los archivos de los clubes directamente desde la plataforma a una base de datos centralizada.

Desde su plataforma AssoConnect, Sandrine creó un sitio web para su club de hockey y rediseñó por completo su sistema de afiliación.

Para la transición, importamos nuestros miembros directamente a AssoConnect. Este año, más de 200 deportistas utilizaron el sitio web para su afiliación, lo que significa que no tuve que recoger e introducir manualmente en Excel los formularios de inscripción. Y más de la mitad de ellos pagaron con tarjeta de crédito: ¡son más de 100 cheques que no tuve que gestionar!

Resultado: menos gestión manual y mucho tiempo ahorrado.

• Las inscripciones en línea se registran automáticamente en el software, por lo que Sandrine no tiene que hacer nada especial.
• En el caso de los afiliados que no desean utilizar Internet, Sandrine puede recoger los formularios de inscripción y transferirlos a su plataforma.
• Además, el software AssoConnect facilita el seguimiento de los afiliados.

Esta función personalizable ofrece a los administradores una visión general de la información recopilada sobre los socios. En el caso del Club Iris Hockey Lambersart, esta función indica qué curso está realizando el socio o si se ha facilitado la autorización paterna necesaria.

Para Sandrine, el cambio a AssoConnect ha supuesto una menor carga de trabajo, con un centenar de cheques menos que gestionar en el primer año, y más tiempo para dedicarse a tareas de mayor valor añadido.

Una asociación nacional tras la asociación local

Gracias a este impacto positivo en el club, AssoConnect y la Liga de Hockey de Hauts-de-France han desarrollado una asociación para 2019.

Esta exitosa cooperación allanó el camino para una asociación entre la Federación Francesa de Hockey y AssoConnect. Ahora, al igual que Sandrine, todos los clubes afiliados a la FFHockey pueden disfrutar de las ventajas de AssoConnect a un precio reducido.

2 - Boxe Académie simplifica la gestión contable de su asociación

Presentación de la asociación

Creada en septiembre de 2019, la asociación tiene como objetivo promover el deporte y la cultura a través del boxeo. Como asociación bajo la ley francesa de 1901, La Boxe Académie ha podido demostrar, a pesar de la crisis sanitaria, sus valores de compartir y cohesión permitiendo a sus participantes practicar el boxeo incluso durante el periodo de reclusión al aire libre.

Pero la organización de la asociación resultaba cada vez más difícil para los voluntarios. Ésta se dividió en 3 módulos distintos:

• comunicación, sitio web y correo electrónico,
• afiliación vinculada al sitio web con afiliación en línea,
• la contabilidad.

Problema inicial

La empresa se enfrentaba a una serie de dificultades organizativas, sobre todo en términos de tesorería. El presidente quería que el tesorero se concentrara en su valor añadido, es decir, solicitar subvenciones y optimizar la tesorería de la asociación, sin recurrir necesariamente a los servicios de un asistente contable.

La solución: AssoConnect

La asociación recurrió a AssoConnect. El programa, dotado de un módulo de contabilidad completo y eficaz, ha mejorado considerablemente la organización de la asociación en varios puntos:

• Se ha optimizado la gestión de facturas: compras, servicios prestados por distintos proveedores, etc. Las facturas pueden personalizarse para reflejar la imagen de la asociación (logotipo, texto, etc.),
• la gestión de tesorería se ha simplificado considerablemente: todo el mundo tiene acceso a la creación de facturas, el tesorero ya no tiene que esperar 6 meses para gestionar todas las facturas, puede acceder a ellas en cualquier momento y en tiempo real,
• la coordinación general ha mejorado mucho: como la asociación se basa en una organización colegiada, las decisiones las toman todos los miembros. El módulo de contabilidad ha reforzado esta cohesión al facilitar el acceso a los datos a todos los participantes.

Con AssoConnect, el tesorero sólo tiene que comprobar que la factura corresponde a la cuenta correcta en los registros contables: ¡la organización mejora considerablemente!

Resultados a corto, medio y largo plazo

Además de las mejoras en la organización contable, los resultados de la utilización de AssoConnect son relevantes:

• un ahorro de tiempo colectivo considerable
• se evitan unas diez horas de intercambios inútiles, ya que ahora cada uno puede introducir y acceder a la información que desea
• mejor visibilidad de las actividades de la asociación, lo que permite tomar decisiones sobre la base de datos fiables.

Estoy impaciente por utilizar el módulo de contabilidad en el sistema de afiliación al inicio del nuevo curso escolar.

3 - El Club de Rugby Thonon Chablais adapta su comunicación por correo electrónico en tiempo Covid

Presentación de la asociación

Fundado hace 100 años, el Rugby Club Thonon Chablais Leman ha vivido muchas aventuras. Inaugurado en 1922, abandonado durante la Segunda Guerra Mundial, el club resucitó en 1947. Ofrece a sus jugadores un marco ideal para compartir su pasión por el balón ovalado. Christian sigue al club desde hace varios años.

Antes de AssoConnect, la comunicación del club estaba mal adaptada a sus diferentes públicos.

Christian estuvo muy implicado en el club, primero como padre y seguidor, antes de convertirse en presidente antes de dejar el cargo y asumir el de tesorero en 2017.

Cuando asumió su cargo, los datos de los 350 socios estaban almacenados en archivos Excel. Lamentablemente, esta organización no es suficiente para mantener el contacto con todos los socios y personas implicadas en el club.

Los socios son sólo una parte de nuestra comunidad. Tenemos entre 120 y 140 patrocinadores, ¡sin contar a los amigos del club! Así que también tenemos que comunicarnos con ellos, porque son esenciales.

La comunicación con los patrocinadores es esencial y fomenta la confianza entre ambas partes. Una interrupción de la comunicación pondría fin a esta confianza mutua y provocaría una inevitable disminución de la financiación.

La comunicación adquiere una nueva dimensión con AssoConnect

Cuando Christian buscó una herramienta para mejorar la situación, descubrió rápidamente AssoConnect y dio el paso.

Fue una transición sin complicaciones: importó fácilmente los datos de sus hojas de cálculo Excel al software y programó una campaña diaria de correo electrónico.

Esta comunicación permitió al club distribuir las noticias de los partidos y otros eventos al mayor número posible de personas en muy poco tiempo.

Además, el módulo Emailing de AssoConnect permite adaptar la campaña para que se dirija a determinados socios en función de criterios como la categoría a la que pertenecen o el equipo de que se trate.

El módulo Emailing de AssoConnect nos permite mantenernos en contacto con nuestros distintos públicos, ¡y eso es esencial!

Un parón inesperado con Covid-19

La crisis sanitaria paralizó las actividades del club en marzo de 2020. Con los partidos cancelados, Christian tuvo que reducir su boletín.

A él y a su equipo se les ocurrieron algunas ideas ingeniosas, desarrollando una asociación con una panadería local para el día de Reyes. Cada compra de una galette en esta panadería permitió al Rugby Club Thonon recuperar un euro.

Una vez más, el módulo de emailing de AssoConnect proporcionó una ayuda inestimable al club para orquestar sus comunicaciones.

Naturalmente, comunicamos los pormenores de la asociación a través de nuestro boletín a todos nuestros contactos. Creo que es justo decir que la asociación fue un éxito. Todo el mundo quedó contento: la panadería aumentó sus ventas de galettes, y para el club, ¡nos supuso un dinero extra!

El Club de Rugby Thonon Chablais Léman es muy activo en la plataforma, creando un vínculo único entre la asociación y sus distintas partes interesadas.

El club ha abierto recientemente una tienda en línea a través de la plataforma AssoConnect. ¡Estén atentos!

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AssoConnect, el socio ideal para todo tipo de asociaciones

AssoConnect se posiciona como el software universal para ayudar a todas las asociaciones a cambiar el mundo.

Esta misión se apoya en una serie de características clave que permiten a la plataforma transformar y simplificar verdaderamente la vida diaria de voluntarios y empleados.