La importancia de las herramientas profesionales para las asociaciones
Según la ley de 1901, las asociaciones no tienen ánimo de lucro. Sin embargo, están sujetas a las mismas normas que cualquier otra estructura: eficacia. Sobre todo porque las subvenciones siguen disminuyendo. Las asociaciones deben adaptarse para que su modelo sea viable. Lea todas nuestras opiniones sobre CMS en nuestra sección dedicada.
Las asociaciones evolucionan en un nuevo marco
Las organizaciones de voluntariado tienen un papel social fuerte y valorado
Muchas asociaciones están reconocidas como de interés público. La Ley de Igualdad y Ciudadanía, que está a punto de aprobarse, también fomenta el voluntariado. Prevé que "todos los voluntarios tengan la oportunidad de servir a los valores de la República comprometiéndose, de forma voluntaria y ocasional, en proyectos de interés general".
En la práctica, esto significa dos cosas
- la creación de un permiso de seis días al año para el voluntariado, concedido a los responsables de asociaciones,
- un aumento del número de servicios cívicos para favorecer el desarrollo de las asociaciones.
A pesar de todo, las subvenciones son cada vez más escasas
A pesar de todo este dinamismo, el clima económico sigue siendo sombrío. El Gobierno está sobreendeudado y no deja de aumentar sus recortes presupuestarios. Algunas asociaciones que eran viables hace diez años están ahora en el banquillo de los acusados. La rentabilidad es ahora una condición sine qua non: la asociación debe cubrir sus gastos fijos.
Las asociaciones se enfrentan a un nuevo contexto
Ya se trate de clases de costura o de conciertos organizados, la asociación sólo dispone de sus recursos para rentabilizar su modelo. Su propuesta de valor se convierte en su moneda de cambio. Del mismo modo que una empresa debe satisfacer tanto a sus clientes como a sus empleados, la asociación debe tener en cuenta a sus miembros y voluntarios.
¿Qué solución de gestión para su asociación?
Excel: una herramienta para empezar, pero rápidamente contraproducente
Una asociación tiene muy pronto mucha administración que gestionar: base de datos, suscripciones, etc. Generalmente empezamos con archivos Excel, pero la herramienta es fija. Trabajar en ella con varias personas al mismo tiempo multiplica el número de versiones duplicadas y obliga a dedicar tiempo a conciliarlas. Existe un riesgo real de perder datos. La asociación necesita una herramienta colaborativa capaz de hacer circular y sincronizar la información compartida.
Soluciones en línea adecuadas
Los programas SaaS - Software As A Service - tienen la ventaja de ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento. Almacenados en la nube, se actualizan continuamente. La herramienta memboGo es un software de gestión dedicado a las asociaciones. Pone a su disposición un módulo de registro en línea, conectado a su sistema contable. La herramienta automatiza la entrada de transacciones. En cuanto al CRM (Customer Relationship Management ), un sistema de flujo de trabajo le permite configurar correos electrónicos recordatorios: por ejemplo, 30 días antes de la fecha de caducidad de la afiliación, para sugerir la renovación. El directorio y la base de datos se incrementan y sincronizan automáticamente.
Aligere la carga administrativa para volver a centrarse en el proyecto común
Los voluntarios se implican en su tiempo libre. Hay que mantenerlos motivados. Aligerar la carga administrativa facilita el funcionamiento de la asociación. Las tareas son más fáciles de repartir y pesan menos sobre todos. El proyecto, un auténtico interés compartido, sigue alimentándose y enriqueciéndose.
Herramientas dinámicas que se adaptan a las necesidades de su asociación
Funcionar de acuerdo con las nuevas expectativas de sus miembros
Sus miembros también necesitan mimos. Pero están acostumbrados a un funcionamiento fluido. Si, para afiliarse, les impone un día y una hora de cola, perderá una buena parte de ellos. Hoy en día, una de las ventajas de Internet es que evita este tipo de complicaciones. En memboGo, las afiliaciones se realizan en línea gracias al sistema de pago, que puede vincularse directamente al sitio web.
Una presencia viva y profesional en Internet
Tener un sitio web es bueno. Darle vida es aún mejor. Es vital que la asociación actualice regularmente sus comunicaciones. Para crear esta dinámica, el sitio debe ser fácil de utilizar y actualizar. Para que cada miembro de la asociación pueda encargarse de cargar contenidos, actualizar la página de noticias, publicar un mensaje, etc. Por eso es esencial un software de creación de sitios web de tipo CMS. Con memboGo, por ejemplo, no se requieren conocimientos técnicos. Crear y gestionar tu sitio es fácil e intuitivo. Un sitio web atractivo puede marcar la diferencia para tus socios.
Una gama de módulos específicos para tu actividad
Las herramientas dedicadas a las asociaciones como memboGo tienen varias aplicaciones específicas. El módulo "Donaciones", por ejemplo, permite recibir donativos, generando a cambio automáticamente recibos fiscales. La aplicación "Eventos" sirve para promocionar un evento. Puede establecer el número de entradas a la venta, crear una distinción entre los precios para socios y no socios, etc. Con el módulo "Comunicación", puede enviar automáticamente correos electrónicos o boletines informativos. Puede utilizar las mismas herramientas que en una empresa para fidelizar a sus miembros. La gama de módulos disponibles en la aplicación podrá, por tanto, responder a muchas de las necesidades y requisitos específicos de su asociación.
Proteja a su asociación de la burocracia Cuanto más papeleo haya, más perderá a sus voluntarios. Y eso que son ellos de quienes depende todo. Por otro lado, una buena dinámica le aportará nuevos miembros. Las herramientas de marketing específicas añaden la capa de profesionalidad necesaria al trabajo de las asociaciones. Hoy en día, este enfoque es esencial para que tu proyecto sea sostenible.
Artículo traducido del francés