Comparación de software EDM: Novaxel frente a Alfresco
Una comparación de EDM es esencial a la hora de elegir su software de EDM. La gestión electrónica de documentos es esencial para agilizar los flujos de información dentro de una empresa. ¿Qué soluciones de software existen y cuáles son sus características específicas? Aquí tiene una comparativa de software de GED entre Novaxel y Alfesco.
Las ventajas que puede esperar de su software de GED
Gestión sin papel
La GED se deriva de la desmaterialización de los soportes, una fuerte tendencia que afecta a todos los actores económicos. Se trata de digitalizar todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su eliminación, para poder clasificarlos, filtrarlos, modificarlos e indexarlos electrónicamente.
Más colaboración
Las soluciones EDM ofrecen un acceso compartido a toda una serie de elementos asociados a la empresa. En tiempo real. En la práctica, esto significa que varias personas pueden abrir y editar el mismo documento al mismo tiempo: una ventaja considerable para el trabajo en colaboración.
Un sistema seguro
EDM no se detiene ahí, sino que va más allá. Mediante el establecimiento de permisos, puede gestionar los derechos de los usuarios para garantizar que determinados datos sigan siendo confidenciales o estén protegidos.
Simplicidad operativa
También es posible un flujo de trabajo de validación: los empleados pueden enviarse unos a otros los elementos que deben aprobarse. Esta acción se realiza dentro de la propia herramienta, lo que supone un ahorro considerable de tiempo y energía en el día a día.
Una herramienta transversal
Conectado a sus soluciones empresariales, el software EDM puede sincronizarse con ellas. De este modo, las tareas pueden automatizarse. Por ejemplo, cada vez que el departamento de RR.HH. emita una nómina, el departamento de contabilidad recuperará la información y la aplicará por su parte.
¿Qué solución de gestión documental elegir?
Aunque la gestión documental puede hacerse localmente, la nube sigue siendo la solución más adecuada. Hay muchos editores de soluciones de GED en modo SaaS (software como servicio), y sus usuarios son fieles, con una tasa de renovación del 90% en 2015. ¿Listo para comparar el software EDM? Aquí comparamos dos grandes actores.
| Puntos fuertes | Novaxel | Alfresco |
|---|---|---|
| 1 | Sencillo e intuitivo | Personalizable |
| 2 | Accesible interna y externamente | Se integra perfectamente con las herramientas de Microsoft |
| 3 | Muro de actividad e intercambios | Cumplimiento del marco jurídico (archivo, etc.) |
Novaxel: para una EDM intuitiva
Fácil de implantar
Novaxel es la solución de GED publicada por el editor francés Visiativ. Rebautizada Moovapps, es el líder de la GED intuitiva. Fácil de usar, es sencillo de implantar en su empresa. Y es fácil de aprender. Le permite digitalizar, clasificar, compartir y archivar sus contenidos. Su clasificación facilita el uso de la función de búsqueda, que es muy eficaz: se tarda una media de 2 segundos en encontrar un documento en Novaxel.
Accesibilidad ampliada
La solución también incorpora la comunicación social: cualquier usuario, dentro o fuera de la organización, puede interactuar con el ecosistema de la solución siempre que se le dé acceso y permiso. Por ejemplo, un socio o proveedor puede acceder a la interfaz para enviar o consultar información sobre sí mismo.
Un espacio para el intercambio
La solución Novaxel fomenta los intercambios a través de un muro de actividades mediante el cual los usuarios pueden recibir notificaciones. Cada aplicación empresarial tiene su propio espacio estructurado en la herramienta, lo que facilita a todos la realización de sus tareas.
Alfresco: para funcionalidades más avanzadas
Despliegue e integración
Alfresco es una solución EDM más completa. Y cuesta más. En modo SaaS, sigue siendo personalizable porque es de código abierto. Puede personalizarlo o encargar su personalización a un integrador externo o a un recurso interno. Pero cuidado: como su configuración implica el uso de archivos xml, conserva un grado de complejidad que no conviene subestimar de antemano.
Compatibilidad
Alfresco se integra con todos los SI (Sistemas de Información) de su empresa, y particularmente bien con las suites de software de Microsoft: SharePoint y Office. Su alcance funcional es amplio, y la solución combina rapidez y solidez. Más que un GED, Alfresco encarna una plataforma 2.0.
Un marco estructurador
La solución ofrece una base sólida y garantías actualizadas, especialmente en materia de archivo legal. Del mismo modo, para sus procesos empresariales, la GED actúa como una barandilla que delimita sus procedimientos y mantiene la calidad. El establecimiento de formularios o protocolos normalizados armoniza las prácticas internas para una mayor eficacia operativa.
¿Cómo elegir su solución de GED?
Lo primero que debe hacer es identificar sus necesidades. Estas especificaciones le permitirán identificar la solución adecuada para usted. Cuestiones como la reversibilidad de la información o la copia de seguridad de versiones anteriores, si son importantes para usted, pueden ser criterios que apoyen su decisión. También la lista de API (interfaces de programación de aplicaciones), ya que determinará las posibilidades de conexión con el resto de su SI. También habrá que tener en cuenta la compatibilidad con el hardware de su empresa y, en particular, con los escáneres y su sistema operativo.
Los programas informáticos de electroerosión ofrecen un importante potencial de aumento de la productividad. Bien elegidos, pueden mejorar el funcionamiento de su empresa. Sin embargo, su implantación no deja de ser un proceso de gestión del cambio, con todas las cuestiones subyacentes en juego. Implicar a sus equipos desde el principio, hacer una lista de sus necesidades y asegurarse de que la herramienta que elija esté preparada para el futuro y sea pertinente serán factores clave para su implantación.
Artículo traducido del francés