4 soluciones EDM de código abierto para estructurar su empresa (y sus alternativas)
EDM, ya sea de código abierto o no, son las siglas de Electronic Document Management (Gestión Electrónica de Documentos) y forma parte de la gran familia ECM, es decir, Enterprise Content Management (Gestión de Contenidos Empresariales ).
La gestión de contenidos empresariales se refiere a la metodología y las herramientas utilizadas para optimizar la organización de contenidos no estructurados, de modo que puedan ser utilizados de la mejor manera posible por las distintas personas que trabajan en una organización.
Indexar, archivar, recuperar documentos... la GED tiene muchas ventajas y se está convirtiendo en esencial para el buen funcionamiento, la productividad y la colaboración dentro de una empresa.
¿Qué ocurre con la GED de código abierto? ¿Qué software elegir y cuáles son las alternativas? Descúbralo en nuestra comparativa de GED de código abierto.
Comparativa de GED de código abierto: nuestra selección de 4 paquetes de software
Alfresco
Alfresco es una de las soluciones de GED de código abierto más conocidas, disponible en dos versiones: Community, una licencia abierta y gratuita, y Enterprise, con una suscripción.
Ofrece :
- digitalización de documentos estáticos para extraer la información pertinente
- organización y versionado de documentos,
- sincronización de archivos para facilitar el trabajo fuera de línea,
- conexión al LDAP (protocolo de acceso a directorios) de la empresa,
- análisis basado en IA y aprendizaje automático para la extracción de datos,
- opciones de despliegue flexibles, en la nube, in situ o híbrido,
- integración con aplicaciones como Microsoft Office, Google Docs, Outlook y Salesforce.com.
Sin embargo, según testimonios de clientes, sus puntos débiles radican en su complejidad y coste. Por tanto, es más adecuado para grandes organizaciones.
Alfresco Content Services
Dokmee
Dokmee también ofrece una solución EDM de código abierto. Esta herramienta profesional ofrece características particularmente avanzadas de seguridad, confidencialidad e integración.
Dokmee te permite :
- organizar y gestionar tus archivos,
- acceder a una oficina virtual,
- automatizar tus procesos y la entrada de datos,
- compartir tusarchivos y colaborar simultáneamente
- purgar y borrar automáticamente tus archivos
- generar informes,
- convierta imágenes en archivos PDF, TIFF y JPEG,
- añada capas (sellos, firmas electrónicas, etc.),
- asegure y proteja su información confidencial.
Además de las funciones avanzadas de gestión de documentos electrónicos, Dokmee ofrece una solución de escaneado, creación de formularios en línea y contador de páginas .
Dokmee
FlexiGED
¡Esta solución EDM de código abierto puede integrarse totalmente en su sitio web, extranet o intranet utilizando tecnología basada en el CMS Joomla!
Pulsar Informática
FlexiGED ofrece :
- una herramienta flexible y modular que puede evolucionar en función de las necesidades de la empresa,
- gestión de documentos y procesos empresariales (formularios en línea),
- un alto grado de adaptabilidad y personalización en función de las necesidades (plan de archivo personalizado para cada empleado),
- un sistema de archivo basado en una estructura de árbol, así como en etiquetas,
- copia de seguridad automática de cada nueva versión del archivo,
- descarga de archivos mediante arrastrar y soltar,
- notificaciones por correo electrónico para el trabajo colaborativo,
- gestión de derechos por grupo de usuarios,
- cuadros de mando y seguimiento de solicitudes.
FlexiGED
KnowledgeTree
KnowledgeTree es otro referente en la gestión documental de código abierto, muy apreciado por los departamentos de marketing y ventas.
Como muchos paquetes de software de código abierto, está disponible en versiones Enterprise (de pago) y Community (gratuita), y permite a los usuarios proteger, compartir, seguir y gestionar documentos.
Sus características (para la versión Enterprise) incluyen :
- varios módulos para una perfecta integración en el entorno ofimático, en particular con MS Office,
- comparación de documentos
- firma electrónica,
- traducción de la interfaz a diferentes idiomas, incluido el francés.
- Búsqueda del contenido de los documentos,
- gestión del flujo de trabajo,
- gestión de metadatos,
- repositorio de documentos controlado por versiones,
- integración con Salesforce.
¿Por qué elegir un GED de código abierto?
Frente a las soluciones propietarias para las que tradicionalmente se compra una licencia y luego hay que comprar actualizaciones, el software libre o de código abierto tiene una serie de ventajas.
Ventajas de un GED de código abierto
El software GED de código abierto es :
- Económico: no hemos dicho gratuito.
Sin embargo, suele tener un coste de adquisición menor y el precio de los servicios auxiliares (servicio de atención al cliente, etc.) suele ser más bajo porque el producto está abierto a la comunidad, que comparte sus conocimientos en foros, por ejemplo. - Abierto, es decir, el código es accesible y puede modificarse para adaptarlo a las necesidades propias de su empresa y a sus otras herramientas.
- Escalable : como dice el editor Pulsar, la evolución de la herramienta no depende de su rentabilidad ni de la inversión en marketing, sino de su popularidad entre la comunidad.
- De alto rendimiento y segura: los desarrolladores de código abierto aplican todos sus conocimientos para crear un producto eficaz que respeta la seguridad y responde a necesidades reales.
La configuración de permisos permite gestionar los derechos de los usuarios y garantizar la confidencialidad de los datos.
Desventajas de un GED de código abierto
- Costes ocultos: en particular, hay que tener en cuenta el coste del alojamiento en sus servidores cuando se instala "in situ", es decir, localmente.
- La necesidad de experiencia en desarrollo, que requiere una inversión en recursos humanos.
El software de código abierto es especialmente adecuado para organizaciones que disponen de los recursos necesarios para mantenerlo y darle soporte internamente.
Además, la apertura del software es relativa de un editor a otro y puede ser limitada, con el fin de conservar el control de los clientes y vender servicios de soporte.
- Su dependencia de la comunidad: si el software pierde algunos de sus usuarios en favor de otra solución, también habrá que cambiarlo o asumir la licencia de código abierto.
- Falta de intuitividad: la estética de la interfaz y la ergonomía de estas herramientas no suelen estar en el centro de las preocupaciones de los desarrolladores, lo que puede hacer que su uso resulte complejo para los usuarios menos experimentados.
Alternativas a los GED de código abierto
Las soluciones de GED, de código abierto o no, se basan en una red local o en la computación en nube, que sigue siendo la solución más adecuada para la desmaterialización de documentos.
Por eso hay tantas soluciones interesantes de GED SaaS (software como servicio) en el mercado, gracias a su capacidad de proporcionar acceso continuo a la documentación de la empresa en la nube, donde y cuando se necesite.
Otras ventajas de las soluciones de GED basadas en SaaS que existen en el mercado son las siguientes
- Son fáciles de usar y navegar, incluso sin conocimientos técnicos avanzados,
- actualización constante con las últimas tecnologías y normativas vigentes.
EDM de código abierto o no?
A decir verdad, todo depende de sus recursos humanos y de las necesidades de su empresa.
Pero tanto si opta por un software de código abierto como por uno propietario, el modo SaaS está lógicamente especialmente adaptado al uso sin papel de sus documentos.
No dude en probarlos antes de elegir.
Artículo traducido del francés