¿Cómo puede un GED interfuncional garantizar la continuidad de sus servicios?
Los cambios en los métodos de trabajo de los últimos años, y la crisis sanitaria de los últimos meses, han acelerado la digitalización de las empresas, con la introducción de soluciones de nueva generación como la GED interfuncional y la inteligencia artificial.
¿Qué sabemos realmente de estas nuevas tecnologías?
Los nuevos métodos de trabajo impulsan la revolución digital
Desde hace algunos años, los métodos de trabajo y los modos de funcionamiento de las empresas están cambiando. Y esta evolución ha tomado un nuevo impulso con la llegada de la crisis sanitaria en marzo de 2020. El trabajo a distancia, el teletrabajo y la experiencia del cliente han ganado un lugar destacado en el lugar de trabajo.
Estos cambios están provocando trastornos en la forma de trabajar de los empleados. Y a pesar de todo esto, todavía tenemos que :
- garantizar que todo el mundo tenga acceso a los datos , incluso cuando trabaja desde casa ;
- reforzar la colaboración entre equipos remotos;
- y seguir respondiendo a las peticiones de los clientes.
Para garantizar la continuidad del negocio, tenemos que reinventarnos y, sobre todo, digitalizarnos. Hoy en día, las empresas no tienen más remedio que recurrir a la tecnología digital y dotarse de soluciones informáticas que les ayuden a gestionar sus procesos. Según una encuesta realizada por IDC entre 50 grandes empresas francesas, el 92% de los responsables de la toma de decisiones considera que la actual crisis sanitaria está acelerando la transformación digital. Los objetivos son
- satisfacer mejor las expectativas de los clientes (para el 83% de los encuestados) ;
- adaptarse a nuevos métodos de trabajo (para el 64%)
- y por último ganar en productividad (60%).
💡 Para lograrlo, existen soluciones de colaboración, desmaterialización y EDM. Y para ir más allá, podemos hablar incluso de EDM interfuncional e inteligencia artificial.
Cómo responde la GED interfuncional a los retos a los que se enfrentan las empresas en 2021?
La gestión electrónica de documentos (GED) no necesita presentación. Este tipo de solución está en el punto de mira desde hace varios años:
- reducción de los costes de gestión de documentos
- mejora de la trazabilidad de los datos
- Los retos y las ventajas para las empresas son numerosos.
Pero con la evolución de los métodos de trabajo y de la organización de las empresas, una GED estándar ya no es suficiente. Una GED transversal es más apropiada en 2021, y lo será igualmente en los años venideros.
Veamos por qué.
Procesos estandarizados para todos
Por GED transversal, entendemos en todos los departamentos de la empresa. En otras palabras, se necesita una única herramienta para la gestión de documentos en todos los departamentos: administración, contabilidad, recursos humanos, facturación, etc. La información está centralizada, por lo que los procesos están más normalizados. Esta centralización también facilita mucho la búsqueda de documentos por parte de todos los empleados.
Una mejor visión para una mayor colaboración
Conectada a todos los departamentos y sistemas de la empresa (ERP empresarial, CRM, etc.), la GED interfuncional es también una verdadera herramienta de colaboración. Al optar por compartir una única solución entre todos los departamentos de la empresa, se refuerza la colaboración entre los diferentes equipos. Con la información centralizada en un único punto, circula más eficazmente y los empleados tienen una visión transversal de la información disponible.
⚠️ Por supuesto, también hay que tener en cuenta la seguridad. La gestión de derechos y autorizaciones es un aspecto esencial a tener en cuenta a la hora de implantar este tipo de soluciones.
En segundo lugar, trabajar en equipo ayuda a reducir el número de errores, ya que se fomentan los intercambios. Los equipos ahorran tiempo en su trabajo diario, y la empresa mejora su productividad y eficacia.
Durante la crisis sanitaria, las empresas que ya contaban con una solución EDM interfuncional pudieron continuar con sus actividades cotidianas, como :
- validar electrónicamente sus facturas y pagar a tiempo a sus proveedores ;
- o acceder a los expedientes de sus clientes y mantener una estrecha relación con ellos.
La implantación de una GED transversal es, pues, inevitable, pero no es un fin en sí mismo. Optar por una GED transversal también significa dar un paso hacia una mayor digitalización y abrazar los avances digitales que se están imponiendo en el sector B2B, como la inteligencia artificial.
Una GED transversal, ¿y después qué?
La inteligencia artificial, o IA, es un avance tecnológico que existe desde hace casi 50 años. En 2021, esta tecnología se ha democratizado completamente y está afectando a muchos sectores, tanto BtoC como BtoB. Ahora se considera que las tecnologías de inteligencia artificial tienen un impacto real en los objetivos y la productividad de una empresa.
Tomemos el caso de las soluciones de desmaterialización y EDM.
Integrar la IA en este tipo de software es un verdadero paso adelante para las empresas. He aquí dos ejemplos:
- Integrada en el motor de búsqueda de una solución EDM, la IA permite la llamada búsqueda predictiva. Esto significa que la IA guía al usuario paso a paso a través de la búsqueda, para refinarla y hacerla más eficiente.
- La IA también es útil para clasificar el contenido de los documentos y, sobre todo, para analizar los datos de su EDM. Esta combinación de EDM e IA hace que la solución sea más potente, inteligente y, sobre todo, perfectamente adaptada a las expectativas de los usuarios de hoy y de mañana.
En 2021, el 22% de las empresas utilizará IA para automatizar total o parcialmente sus procesos documentales. Hace solo 2 años, solo el 5 % de las empresas utilizaba esta tecnología.
Étude MARKESS
En los próximos años, la digitalización ya no es una cuestión que plantearse, sino una prioridad para las empresas que deseen seguir siendo eficaces.
Dotarse de herramientas adecuadas, como una GED transversal, debe convertirse en un reflejo para los directivos si quieren garantizar la continuidad de sus servicios, sea cual sea la situación. Para ello, contar con el apoyo de expertos del sector como Axess y su solución NEXIA (una GED transversal de nueva generación disponible en modo SaaS) es la mejor manera de garantizar el éxito de sus proyectos digitales.
Artículo promocional. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de Appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.
Artículo traducido del francés