[ITW] Boris Roy CEO de Office Gemini, editor de la solución Dokmee EDM

La transformación digital es ya un paso obligatorio para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño o el sector en el que opere. Esta transformación implica digitalizar los procesos y la gestión de documentos, pasando del papel a los documentos digitales.

En esta entrevista, Boris Roy, fundador de Office Gemini y editor del software Dokmee, analiza las necesidades de las empresas en materia de gestión de documentos y los retos de la GED. También nos da la oportunidad de saber más sobre esta completa solución de gestión electrónica de documentos.

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¿Qué puede decirnos de la digitalización de los procesos ligada a la desmaterialización de los datos?

Boris Roy:

Algunos procesos nos permiten crear documentos nativamente digitales, mientras que otros requieren una etapa de digitalización. Estos diferentes procesos empresariales se convierten entonces en completamente digitales. Las firmas y otros sellos se aplican electrónicamente a los archivos, normalmente en formato PDF, lo que marca el fin de los documentos en papel y los sellos de tinta. El resultado es una mayor capacidad de reacción, con la base documental disponible inmediatamente para todos los empleados, ya estén en movimiento o en la oficina, al tiempo que se garantiza una seguridad óptima y un control total, con mecanismos de firma electrónica protegidos por contraseña o control biométrico, por ejemplo. Además, los usuarios sólo están autorizados a consultar los documentos para los que se hayan definido derechos específicos. Un gran número de funciones, como la impresión, el envío de documentos por correo electrónico, la edición de documentos, etc., pueden restringirse o incluso prohibirse en función de su perfil de usuario.

Por último, con una solución EDM avanzada, se puede realizar un seguimiento fiable y exhaustivo de toda la base documental. Gracias a las funciones de auditoría, las acciones de los usuarios en el sistema se registran (con marcas de tiempo) de forma inalterable, para que pueda responder detalladamente a cualquier restricción reglamentaria.

Nuestra solución Dokmee ofrece estas funciones de forma nativa y, a diferencia de programas como SharePoint, las herramientas y la interfaz no requieren ningún desarrollo específico. También ofrecemos funciones que no ofrece el software no especializado: los mejores motores OCR del mercado, PDF de alta compresión, envío de archivos de gran tamaño por enlace, control de versiones, anotaciones y gestión de firmas electrónicas. Todas estas características hacen de Dokmee la herramienta ideal para todas las empresas que buscan agilizar su gestión documental cumpliendo con los últimos cambios normativos.

¿Cómo puede ayudar a su empresa la gestión electrónica de documentos?

Boris Roy:

La GED ayuda a tu empresa a cumplir mejor con las nuevas normativas, como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Las empresas son ahora responsables de la correcta gestión de sus datos y deben ser capaces de presentar pruebas cuando se les soliciten, especialmente en lo que respecta a la protección de los datos personales que poseen. El GED facilita el almacenamiento, la gestión y la recuperación rápida de esta información. También permite gestionar mejor los riesgos asociados al tratamiento de datos, gracias a sus funciones nativas de copia de seguridad. Si no se aplican las medidas de seguridad adecuadas, las autoridades de control competentes pueden imponer fuertes sanciones a la empresa. En virtud del RGPD, los reguladores pueden imponer sanciones económicas de hasta el 4% del volumen de negocios mundial anual de una empresa o 20 millones de euros [la cantidad que sea mayor] por incumplimiento.

Las empresas nunca salen perdiendo si se pasan a la gestión electrónica de documentos. Al digitalizar sus procesos, pueden reducir costes de forma significativa, principalmente mediante la automatización de tareas. La colaboración interna y externa se ve facilitada por el acceso a la información y el intercambio en tiempo real con socios y clientes.

Dokmee también permite enviar archivos de gran tamaño sin límite de tamaño, gracias a un enlace temporal totalmente seguro. Dokmee Capture extrae automáticamente los datos, sin intervención humana. Estos documentos pueden entonces ser dirigidos automáticamente a nuestro módulo de flujo de trabajo para activar el proceso de validación apropiado.

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¿Cuánto cuesta hoy en día una solución de desmaterialización?

Boris Roy:

Hace sólo unos años, los sistemas de GED sólo estaban al alcance de grandes grupos, un poco como los ordenadores a principios de los 80. La situación es ahora muy diferente. Ahora la situación es muy diferente.

Dokmee ofrece ahora soluciones completas adaptadas a las necesidades de las empresas, a partir de unas decenas de euros al mes por usuario.

Este sistema de bajo coste basado en suscripciones significa obviamente que la inversión se suaviza, ya que no requiere ningún esfuerzo de tesorería, pero sobre todo significa que el proyecto se contabiliza como gasto operativo en lugar de como gasto de capital. De este modo, los gestores de proyectos no sólo obtienen un rendimiento inmediato de su inversión, sino que también les resulta más fácil validar sus presupuestos.

En cuanto a los costes de procesamiento con Dokmee, debe considerarse un presupuesto de unos céntimos de euro por página para la extracción automática de datos del documento. Teniendo en cuenta el coste medio en recursos humanos de la extracción manual de estos datos (entre 5 y 8 euros por documento para introducirlo en un sistema contable, por ejemplo), se puede conseguir un ahorro del 70 al 95% sólo en este procesamiento en cuanto el sistema EDM entre en producción.

En cuanto a la gestión electrónica de documentos, el ahorro es inmediatamente visible si se tiene en cuenta que, estadísticamente, un empleado dedica más de la mitad de su tiempo de trabajo a buscar y cotejar información. El retorno de la inversión es aún mayor, ya que el coste del espacio de almacenamiento físico dedicado a los archivos puede dividirse fácilmente por 2 ó 3, ya que un solo disco duro puede albergar ahora alrededor de 1.500 archivadores de documentos.

Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.