Que no se te crucen los cables: ¡la telefonía VoIP llegó para quedarse!

¿Cuántas veces has escuchado decir que la comunicación es la clave de toda buena relación? Sin duda, ¡un montón! Y aunque la telefonía VoIP no puede (aún) resolver las diferencias entre colegas, apuesto a que sí es capaz de optimizar el entorno dentro del cual sus interacciones se generan.

Director·a de empresa o mánager IT, si estás buscando saber más sobre los sistemas VoIP y las ventajas que les pueden ofrecer, ¡hoy Appvizer les echa un cable! 🤝 Descubran esta tecnología que reemplaza a la telefonía tradicional, basada en teléfonos analógicos o fijos.

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¿Qué es VoIP?

El acrónimo VoIP significa Voice Over Internet Protocol (voz sobre protocolo de Internet, en español). Dicho en otras palabras, es la tecnología que transporta la voz para permitir la comunicación por voz humana, audio o vídeo (flujo de datos multimedia).

La Voz sobre IP transforma la voz en paquetes de datos digitales para poder transmitirlos en tiempo real. Dicha transmisión se hace a través de Internet, mediante redes habilitadas para tal fin.

A diferencia de las llamadas telefónicas tradicionales que utilizan la red RTPC, la tecnología VoIP utiliza Internet como red de transmisión.

¿Cómo funciona un servicio de VoIP?

Funcionamiento general de los sistemas VoIP

Para transmitir la voz como paquetes de datos digitales a través de la red utilizando el protocolo IP, los datos se comprimen (mediante un códec), se agrupan, se envían por Internet y se descomprimen cuando llegan a su destino.

Para que la voz se codifique en señales digitales (datos de voz) y sea transmitida en paquetes, se utiliza el Protocolo SIP (Session Initiation Protocol) o protocolo de inicio de sesión. Se trata del estándar o sistema de telefonía utilizado para las llamadas VoIP (voz y multimedia: sonido, imagen, etc.).

Este protocolo permite una interoperabilidad absoluta entre dispositivos para la reproducción de la voz en tiempo real.

La voz es transmitida a través de redes compatibles con el IP como:

• Redes privadas;
• conexión a Internet;
• redes alámbricas (fibra óptica, cable, ADSL);
• redes inalámbricas (GSM, Wi-Fi, satélite, UMTS o LTE).

Telefonía VoIP - Ejemplos

Entre los ejemplos más comunes de este tipo de sistemas se encuentran:

• Skype,
• WhatsApp,
• Viber,
• Facebook Messenger,
• Xbox Live.

¿Qué se necesita para instaurar telefonía IP en empresas?

VoIP y IPBX

Concretamente, una empresa que desea adoptar un servicio de VoIP debe conectar sus terminales a un IPBX (Internet Protocol Private Branch eXchange), o centralita IP. Se trata de una central telefónica, conectada a su vez a la operadora.

Por lo tanto, se diferencia del PABX (Private Automatic Branch eXchange), una centralita telefónica que funciona a través de redes telefónicas tradicionales, no de la red IP.

Existen diferentes tipos de IPBX:

• La IPBX física: integrada en una infraestructura local, adopta la forma de una caja instalada en la empresa.
• Centrex: si el uso de una IPBX sigue siendo necesario, todo es gestionado y centralizado por un tercero, un operador telefónico por ejemplo, y la infraestructura telefónica se dedica a varios clientes. En este caso, el servicio se aloja en la nube o en un servidor externo.
• Centralita virtual: en este caso, la centralita está ciento por ciento basada en la nube, pero sigue siendo privada. Por lo tanto, la empresa no tiene ninguna infraestructura telefónica que gestionar.

💡  Cuando la infraestructura de tu sistema de telefonía IP está alojada en la nube, se denomina telefonía en la nube. Esta tecnología ofrece ventajas específicas, ya que la IPBX no se almacena en sus instalaciones. También simplifica enormemente tus procesos, al solo requerir una aplicación web para conectarse a los distintos servicios.

¿Cómo son los teléfonos VoIP?

Respecto a los dispositivos compatibles con la tecnología VoIP, existen diferentes tipos de terminales:

• El softphone: es un software desplegado para la telefonía. En este caso, no es necesario un teléfono. Todo lo que necesitas es un ordenador (que todas las empresas tienen), un altavoz, un micrófono y posiblemente unos auriculares.
• El hardphone o teléfono IP: es similar a un teléfono normal, salvo que está conectado a Internet.
• El teléfono IP wifi: al igual que el anterior, no requiere ninguna conexión ya que se conecta vía wifi.

Telefonía VoIP: ventajas y desventajas

1. Ventajas económicas

Todos·as hemos experimentado las ventajas económicas de los servicios telefónicos VoIP, como conectarse directamente con un·a amigo·a al otro lado del mundo por Skype, ¡sin coste alguno!

El mundo empresarial no tardó entonces en darse cuenta de que también podría beneficiarse. En función de las ofertas (lo suficientemente variadas como para adaptarse a todo tipo de empresas), se pueden conseguir importantes ahorros. En comparación con las tarifas telefónicas convencionales, los precios de las llamadas siguen siendo globalmente más baratos.

Al mismo tiempo, los costes de hardware también son menores. Este es el caso, sobre todo, si se opta por los softphones, que le liberarán de importantes costes de hardware.

Corresponde a cada empresa estudiar la fórmula que más le convenga de entre todas las posibilidades existentes en el mercado. Te dejamos algunos ejemplos:

• Aircall, solución ciento por ciento en la nube, es capaz de conectarse con tus software empresariales favoritos. Si utilizas alguna herramienta como Salesforce, Zoho, Shopify o Microsoft Dynamics, en un solo clic podrás sincronizarlas.
• Fonvirtual, una solución en la nube para las telecomunicaciones empresariales. La herramienta es intuitiva, fácil de usar y no requiere instalaciones o inversiones adicionales.

2. Ventajas estructurales

• Un servicio de VoIP es rápido y fácil de implementar. Así, esta tecnología responde eficazmente a las necesidades cambiantes de las organizaciones. Es más fácil, por ejemplo, equipar al personal adicional en caso de contratación masiva.
• La IPBX también es más fácil de instalar que la PABX, que requiere numerosas conexiones y configuraciones.
• El mantenimiento de un sistema de VoIP es menos difícil de llevar a cabo, especialmente si se subcontrata parte de los servicios.
• En definitiva, lo que se consigue es una optimización del espacio físico y de la movilidad.

3. Ventajas operacionales

• Con la telefonía IP, las empresas disponen de una gama más amplia de funciones:
  • Estadísticas de llamadas,
  • elección del número para las llamadas salientes que se muestra,
  • transferencia de llamadas,
  • contestador automático central, etc.
• Gracias a la tecnología CTI (Computer Telephony Integration), el sistema de VoIP puede integrarse con muchas otras herramientas, como el software de asistencia o el CRM. Esta interconexión optimiza en gran medida la gestión de las actividades de atención al cliente o de venta.
• La telefonía VoIP es un gran aliado de los/las trabajadores en desplazamiento o en teletrabajo. Según las opciones, solo requieren un teléfono móvil, una aplicación web dedicada y una conexión de ancho de banda.

Desventajas

Aunque los beneficios de estos sistemas en comparación con la telefonía tradicional siguen siendo superiores, lo cierto es que también se constatan algunas desventajas:

• Inestabilidad de las llamadas: puede pasar que haya demoras en la transmisión de los paquetes de datos, lo cual va a impactar de manera global la calidad del servicio (retraso en las comunicaciones, necesidad de detener el servicio de video, etc.).
• Fuga de información: algunos sistemas pueden ser objeto de ataques que pueden terminar en la filtración de llamadas y, por ende, de información importante relativa a la empresa.
• Virus en el sistema: aunque esta tecnología ya lleva años desarrollándose, todavía hay cabida a mejoras en términos de los soportes por medio de los cuales se ofrecen. Un equipo infectado puede significar la baja total del sistema.

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En resumen…

• El término VoIP (Voice Over Internet Protocol) hace referencias a la tecnología que transporta datos de voz para permitir la comunicación por audio o vídeo.
• La diferencia con sistemas de telefonía tradicional, es que la telefonía VoIP utiliza Internet como red de transmisión. Ejemplos de este tipo de sistemas son Skype o Xbox Live.
• Para que la voz se codifique en señales digitales y sea transmitida en paquetes se utiliza el Protocolo SIP.
• Otros elementos que se requieren para poder utilizar esta tecnología son:
  • Un IPBX (Internet Protocol Private Branch eXchange) o centralita IP;
  • un dispositivo como un softphone.
• No son pocas las ventajas que ofrece incluir un sistema de telefonía VoIP en la empresa:
  • La unificación de las comunicaciones que se traduce en interacciones en tiempo real y aumenta considerablemente la productividad;
  • la posibilidad de escuchar mensajes desde el ordenador;
  • la visualización de toda la información relacionada con un cliente cuando llama.

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