Empresas y digitalización: un punto de inflexión decisivo

¿Tiene previsto implantar la digitalización en su empresa?

Con el desarrollo de las tecnologías de big data y computación en la nube, la digitalización de las empresas es algo más que una tendencia: es uno de los mayores retos de la era digital. Al mismo tiempo, es esencial para seguir siendo competitivos hoy en día. Porque las empresas digitales están creciendo.

¿De qué forma puede utilizarse la digitalización en las empresas? ¿Cuáles son los beneficios de la transformación digital para su organización?

En este artículo, descubrirá qué impacto tiene la transformación digital en su organización. También hablaremos de las ventajas y desventajas de desarrollar procesos digitales y de los retos a los que se enfrentará.

Ver todos los software Colaboración

¿Qué significa la digitalización para las empresas?

Definición de digitalización

La digitalización es el proceso de sustitución de soportes físicos de información (normalmente papel) por tecnologías digitales. La desmaterialización de los documentos comprende varias fases:

1. Digitalización,
2. indexación,
3. archivo,
4. gestión de versiones,
5. certificación.

Tipos y retos de la digitalización

La digitalización de documentos suele ser la puerta de entrada a un mundo laboral sin papel. Pero también forma parte de una dinámica más amplia de transformación digital.

Afecta a:

• Actividades,
• los procesos,
• la comunicación,
• herramientas,
• el propio lugar de trabajo, en la era de la oficina flexible y en casa, con la ayuda de la oficina digital.

Hoy en día, las empresas se enfrentan a muchos retos. En función de su nivel de madurez digital, se pueden digitalizar distintos aspectos de la empresa:

• Digitalización de documentos generales:
  • Contratos
  • pedidos
  • firmas
    
    
• Digitalización de la contabilidad:
  • Facturas
  • Fiscalidad
    
• Digitalización de documentos de RRHH:
  • Contratos
  • contabilidad de nóminas
    
• Digitalización de la bolsa:
  • Documentos comerciales en el sector logístico
  • Documentos a las autoridades

¿Por qué deben digitalizarse las empresas?

El mundo empresarial evoluciona cada vez más rápido y la competencia es más fuerte que nunca. Hoy en día, muchas empresas luchan por seguir siendo rentables con su actividad principal. En este contexto, la digitalización puede aportar soluciones a problemas acuciantes.

Ventajas

• Reducción de costes:
  • 91% menos de costes en la gestión de documentos
  • Se pueden ahorrar 2.500 hojas de papel por empleado y año
    
• Mejor comunicación:
  • Los documentos pueden ser consultados simultáneamente por varios empleados en distintas ubicaciones
    
• Aumento de la productividad:
  • El procesamiento de un documento se acelera en un 46%.
    
• Mayor seguridad:
  • el acceso a datos sensibles puede controlarse mejor

También pueden tenerse en cuenta los siguientes aspectos

• Ahorro de espacio gracias al archivado digital;
• Acceso móvil a los datos en tiempo real;
• Sostenibilidad ecológica gracias a la reducción de residuos de papel y desplazamientos.

Desventajas

• Resistencia al cambio por parte de sus empleados, lo que requiere tiempo de adaptación y desarrollo de conocimientos especializados, la llamada gestión del cambio.
  
• Una inversión financiera:
  • Tecnología,
  • mantenimiento,
  • alojamiento de datos,
  • formación de empleados.
    
• Riesgo de perder documentos debido a errores de hardware, comportamientos malintencionados, virus o errores humanos.

¿Cómo pueden las empresas implantar con éxito la digitalización?

Ahora que ya sabe por qué la digitalización puede ayudar a su empresa y para qué retos debe estar preparado, es hora de hablar de aplicaciones específicas. Nuestra selección de software le muestra cómo las soluciones digitales pueden ayudar a su empresa en situaciones concretas.

• Una caja fuerte electrónica permite proteger los datos y darles valor legal. Resulta especialmente útil para el almacenamiento de archivos, la integridad de los datos y el tratamiento de datos sensibles.
  
• Para un acceso seguro y una buena gestión de los derechos de los usuarios, es muy útil el uso de un gestor de contraseñas. LastPass, por ejemplo, permite generar contraseñas complejas. Se almacenan en una caja fuerte digital a la que se puede acceder mediante un único inicio de sesión.
  
• Por el valor jurídico de la firma electrónica.
  El uso de una autoridad de certificación permite cumplir las normas de seguridad europeas más exigentes;
  Un software como DocuSign proporciona la firma electrónica y garantiza su valor probatorio.
  
• Para compartir documentos, comunicación y colaboración:
  Un software de portal de compartición de documentos como Intrexx hace más eficiente la colaboración.
  Un DMS ( sistema de gestión documental ) como DATEV DMS simplifica el almacenamiento, la búsqueda y la disponibilidad de toda la información de la empresa. Esto es posible gracias a un potente motor de búsqueda y al análisis inteligente de datos.

Ver todos los software Colaboración

Hacia un mundo (casi) sin papel

Con la digitalización, toda su organización da el paso hacia un mundo desmaterializado. El objetivo final es la gestión totalmente electrónica de sus datos y procesos con la ayuda de la inteligencia artificial.

Para que la transformación digital sea un éxito, es necesario replantearse los procesos asociados. Esto se aplica a las finanzas, la contabilidad, la gestión de personal, etc.

Cada paso de trabajo debe revisarse antes de que pueda automatizarse en las mejores condiciones posibles. Esto es especialmente cierto cuando se utilizan soluciones digitales.

¿Y usted? ¿Hasta qué punto ha avanzado en la transformación digital de su empresa?